Tijdens het live webinar ‘The Future of Work’ schetsten vijf specialisten de contouren van het kantoor van de toekomst. “Covid-19 werkt als katalysator”, klinkt het in koor. Het vijftal legde vijf grote aandachtspunten op tafel. Hieronder vind je een kort verslag van het webinar, en wie het graag (opnieuw) bijwoont, kan onderaan de opnames herbekijken.
1. Het nieuwe kantoor wordt een ontmoetingsplaats
Doe niet op kantoor wat je individueel tijdens het thuiswerken kan doen, klinkt het bij de vijf specialisten in koor. Ondanks de mogelijkheden van telewerk, voelen mensen de nood om op kantoor te komen. “Thuiswerk werkt, heeft de lockdown bewezen”, zegt Carl Van Brande van Steelcase, een wereldwijde leverancier van kantoormeubilair. “Een van de redenen waarom mensen toch graag weer naar kantoor komen, is de samenwerkingstijd. Tijd waarop je zeer effectief grote en kleine problemen samen oplost. Die tijd daalt en los je niet zomaar op met een Teams-meeting.” Van Brande krijgt bijval van Steven Vernackt, van totaalinrichter Buro Modern. “Het bureau van de toekomst is een ontmoetingsplaats”, voegt hij eraan toe. “Het sociale aspect wordt heel belangrijk. Bedrijven stellen vast dat je via thuiswerk het DNA minder goed kan doorgeven. De kantoorruimte straalt iets uit waarmee je je als werknemer kan vereenzelvigen.”
2. Flexibele ruimtes worden een must
Op de vraag hoe die ontmoetingsruimtes er precies moeten uitzien, duikt één woord steevast op: flexibiliteit. Ruimtes moeten snel moduleerbaar zijn en zich kunnen aanpassen aan de nood van het moment. “Facility managers zullen facilitator moeten worden van continue verandering in het kantoor en dat is een grote stap”, merkt Cal Van Brande op. “Mensen zullen vlot moeten kunnen switchen naar de ruimte die nodig is om te bellen, een teammeeting te doen, gevolgd door een one-on-one in een andere meetingzone, enzovoort.” Raf Lagrou van het project Ter Waarde 50 in Ieper staaft dat met hoe het in de praktijk loopt. “Wij merken ook een toenemende vraag naar open ruimte”, zegt hij. “In Ter Waarde 50 heb je bijvoorbeeld een gemeenschappelijke cateringruimte en gemeenschappelijke vergaderzalen. Als je ook serverruimte en sanitaire ruimtes deelt, dan heb je als bedrijf meer vierkante meters ter beschikking om je eigen kantoorruimte optimaal in te vullen. Daarnaast speelt ook de buitenruimte: wij merken dat heel wat zitruimtes naar buiten worden georiënteerd om buiten als het ware naar binnen te trekken.”
3. Ergonomie verdient meer aandacht
Thuiswerk brengt onvermijdelijk een behoefte aan extra ergonomische oplossingen met zich mee. Werken vanuit de sofa of aan de keukentafel lijkt leuk, maar is op langere termijn belastend voor onze rug en nek. Werkgevers willen materiaal voorzien, maar dat brengt ook extra uitdagingen met zich mee. “We krijgen allerhande vragen”, zegt Astrid Van Severen van HR-specialist Liantis. “Die handelen vooral over praktische zaken, zoals de aankoop van een bureaustoel, die meteen aangeven dat thuiswerken iets structureels is geworden. Het vergt een beleid, contracten, onderlinge afspraken en regelingen rond ergonomie. Het is meer dan ergens een bureaustoel zetten.” “We moeten af van het denken in hokjes”, vult Steven Vernackt haar aan. “We merken de nood aan een systeem dat werkgevers ontzorgt. Dat leidt tot snellere beslissingen en dat komt de werkgever ten goede. Je kan geen bureau voorstellen zonder aan elektrificatie te denken. We moeten naar co-creatie op allerlei niveaus om zo sneller de werknemers te helpen.”
4. Technologie vereist ook change management
De specialisten wijzen ook op het belang van de integratie van de vele technologische mogelijkheden die het kantoor van de toekomst heeft. Die integratie ging zeer snel, merkt Hase Seghers van IT-specialist ConXioN op. “Organisaties hebben dit jaar veel vernieuwingen uitgerold die normaal meer tijd in beslag zouden nemen. Meetings meevolgen vanuit het buitenland wordt makkelijker, meetings herbekijken ook, noem maar op. Maar door die vele veranderingen hebben bedrijven een inhaalbeweging te maken op vlak van change management. Niet alle werknemers zijn mee. Je kan geen technologie introduceren zonder na te denken over het kader.” “Dat klopt”, bevestigt Carl Van Brande. “Aanvullend denk ik dat ook de beheersystemen zullen moeten meegroeien. Systemen die aangeven wanneer meeting rooms beschikbaar zijn, hoe je ze vlot boekt, maar ook wanneer je die flexibele zones moet schoonmaken. Het draagt bij tot de essentie van het kantoor van de toekomst: we zullen betere bedrijven worden als we die grotere flexibiliteit kunnen integreren en mensen van daaruit een gevoel van veiligheid kunnen geven. Geef mensen het gevoel dat je kantoor klaar is voor de toekomst en vermijd dat ze denken dat ze opnieuw in het kantoor van voor de pandemie terechtkomen.”
5. Verzoen ruimte, mens en technologie
Werken aan een kantoorconcept van de toekomst betekent nadenken over best wel uiteenlopende factoren. Van de beschikbare oppervlakte, over de flow en de verandering van een organisatie tot de manier waarop technologie kan faciliteren om de connectie intern en extern zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Hoe leg je de puzzel? “Het is belangrijk om een inrichting uit te werken op basis van een behoefteanalyse”, zegt Steven Vernackt. “Vanuit het DNA van een bedrijf kan je geïntegreerd nadenken over de creatie van een kantoorconcept en een perfecte driehoek tussen ruimte, technologie en mens ontwikkelen.”
Wie het webinar heeft moeten missen, kan het gesprek hier herbekijken: