Vandaag de dag kiezen er steeds meer mensen ervoor om op de fiets van en naar hun werk te pendelen. Niet alleen komt dit hun gezondheid te goeden en wordt het milieu minder beslast door schadelijke uitlaatgassen, maar ook kan het de werknemer nog een leuke vergoeding opleveren. De fietsvergoeding is namelijk een vergoeding die door werkgevers toe wordt gekend aan werknemers die de weg tussen hun woonplaats en hun werk volledig of gedeeltelijk met een fiets afleggen. Deze vergoeding is in het leven geroepen om het gebruik van de fiets tijdens het woon-werkverkeer te stimuleren en meer mensen op de fiets te laten stappen.

De fietsvergoeding volgens de wet

In de wet is vastgelegd dat de fietsvergoeding kan worden opgevoerd als aftrekbare kost zonder dat daar sociale lasten over hoeven worden afgedragen. De bepaling dat de fietsvergoeding vrij is gesteld van inkomstenbelasting is geregeld in een wet die dateert van 8 augustus 1997 en de vrijstelling van sociale zekerheidsbijdragen is vastgelegd in het Koninklijk Besluit van 29 januari 1999.

Door de wet van 27 maart 2009 is er een wijziging doorgevoerd van artikel 38 van het Wetboek van de inkomstenbelasting 1992 waardoor de fietsvergoeding vrij werd gesteld van inkomstenbelasting tot 0,145 euro per kilometer die af is gelegd. Artikel 178 van dit Wetboek werd eveneens aangepast met als gevolg dat de fiscale vrijstelling wordt geïndexeerd en vandaag de dag wil zeggen dat de fiscale vrijstelling per afgelegde kilometer 0,21 euro bedraagt. In de praktijk zal dit betekenen dat werknemer de fietsvergoeding dus niet aan te hoeven geven op het moment dat zij een belastingsaangifte doen.

In het Koninklijk Besluit van 3 februari 2010 wordt er een wijziging doorgevoerd van het Koninklijk Besluit dat dateert van 28 november 1969 en die betrekking heeft op de uitvoering van de wet van 27 juni 1969 om de besluitwet van 28 december 1944 te herzien. Deze wet heeft betrekking op de maatschappelijke zekerheid van werknemers en stelt dat de fietsvergoeding vrij dient te zijn van sociale zekerheidsbijdragen. Dit geldt niet alleen voor de werkgevers, maar eveneens voor de werknemers. De fietsvergoeding kan als bij het berekenen van het bedrijfsresultaat dan ook als bedrijfskost in worden gebracht.

De modaliteiten volgens de wet

Een werkgever zal, ondanks allerlei wettelijke bepalingen, niet verplicht gesteld kunnen worden om een fietsvergoeding toe te kennen aan een werknemer. Een uitzondering op deze regel is echter wanneer er sprake is van een afspraak ten aanzien van de fietsvergoeding in de CAO van de sector waarbinnen een bedrijf valt. De fietsvergoeding is immers een gunst die door de werkgever aan de werknemer kan worden verleend. Uiteraard zal de fietsvergoeding alleen vrij zijn gesteld van inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen op het moment dat deze daadwerkelijk toe wordt gekend voor effectieve verplaatsingen per fiets.

Een forfaitaire vergoeding voor verplaatsingen met de fiets zal daarentegen geen wettelijke vrijstellingen kennen. Dit geldt eveneens voor een algemene vergoeding ten aanzien van vervoersonkosten voor alle werknemers: deze zal evenmin recht geven op een dergelijke vrijstelling. De fietsvergoeding dient specifiek en alleen toe worden gekend voor het effectief gebruiken van de fiets tijdens het pendelen tussen de woonplaats en het werk van werknemers. De vergoeding dient in dat soort gevallen op basis van het aantal op de fiets afgelegde kilometers toe worden gekend..

De vrijstelling zal overigens beperkt worden tot een vastgesteld bedrag per kilometer. Op het ogenblik dat er meer dan dit bedrag toe wordt gekend, dan zal de werknemer het extra bedrag wel aan moeten geven in diens belastingsaangifte. Ook zullen zowel de werkgever als de werknemer sociale zekerheidsbijdragen dienen af te dragen voor het deel van de fietsvergoeding dat boven de vastgestelde norm uitkomt.

Doordat de wettelijke vrijstelling alleen geldig is voor verplaatsingen met de fiets tussen de woonplaats en de werkplek van een werknemer, zullen dienstverplaatsingen die vergoed worden door de werkgever niet in aanmerking komen voor de vrijstellingen zoals die bij de wet zijn bepaald.

De werkgever is vrij om het bedrag van de fietsvergoeding te bepalen kan eveneens een maximumbedrag vaststellen, of bepalen dat de vergoeding alleen voor een enkele reis geldig is. Verder kan een werkgever bepalen dat werknemers een minimum aantal dagen per tijdspanne (zoals week, maand of jaar) met de fiets naar het werk dienen te komen om zich te kunnen beroepen op de uitbetaling van de fietsvergoeding. Op die manier kan tegen worden gegaan dat een werknemer een omvangrijk administratief traject af dient te gaan leggen als deze slechts een paar dagen per jaar met de fiets van en/of naar het werk reist.

Voor een werkgever is het mogelijk om aan een werkgever op te leggen welke route afgelegd dient te worden van en naar het werk. De kortste weg op de fiets is namelijk niet in alle gevallen ook de meest veilige route. In de praktijk betekent dit in de regel dat de werknemer en de werkgever onderling overleggen welke de beste en veiligste route is en zal de werknemer een route voorstellen aan de werkgever om te gebruiken tijdens het woon-werkverkeer.

Fietsvergoeding in de praktijk

In de praktijk blijkt dat je op verschillende manieren met de fietsvergoeding te maken kunt krijgen en om die reden hebben we wat nuttige informatie puntsgewijs voor je op een rijtje gezet:

• De fietsvergoeding zal op je loonstrook en je loonfiche duidelijk aan worden gegeven,
• In de RSZ-aangifte zal de fietsvergoeding niet voorkomen zolang deze het maximumbedrag per afgelegde kilometer dat vooraf vast is gesteld niet wordt overschreden.
• Het is aan de werkgever om bepaalde passende maatregelen te nemen zodat hij, of zij, zekerheid heeft over het aantal werkelijke verplaatsingen op de fiets, maar eveneens om zelf het vrijgestelde deel van fietsvergoeding vast te stellen. Er is dus geen sprake van een wettelijke regeling die de werkgever in de praktijk deze modaliteiten laat regelen.

Combineren van de fiets met andere vervoersmiddelen

Voor een werknemer is het slechts één keer mogelijk om voor hetzelfde traject een vergoeding te krijgen. Toch is het mogelijk om met een combinatie van de fiets en een ander vervoersmiddel van en naar het werk te reizen zonder de fietsvergoeding kwijt te spelen. Voor werknemers die een gedeelte van het woon-werktraject afleggen met de fiets en een ander gedeelte met behulp van het openbaar vervoer, is het namelijk mogelijk om de fietsvergoeding te combineren met een tegemoetkoming in het openbaar vervoerabonnement. Maar ook de combinatie fiets-autovergoeding is mogelijk voor werknemers die met hun auto tot een transferium rijden aan de rand van een stad rijden en het verdere traject afleggen op de fiets. Het is zelfs mogelijk om voor een gedeelte van de werktijd een fietsvergoeding toe te kennen en voor een ander deel een autovergoeding te geven, bijvoorbeeld op het moment dat een werknemer bij slecht weer er toch voor kiest om met de auto te reizen. Ook een werknemer die de beschikking heeft over een bedrijfsauto heeft de mogelijkheid om een fietsvergoeding te ontvangen voor de dagen dat hij, of zij, op de fiets van en/of naar het werk pendelt.

Controle van de ingediende gegevens

Voor het controleren van werknemers die een fietsvergoeding ontvangen, zal over het algemeen worden gerekend op de eerlijkheid van deze personen en de sociale controle van mensen in hun directe omgeving. De werkgever is echter wel vrij om een bepaalde vorm van controle, geheel naar eigen wens en inzichten, op touw te zetten. Het meest voorkomende systeem dat door werkgevers als controlemiddel wordt gebruikt, is het aangifteformulier waar de werknemer zijn verplaatsingen op de fiets elke dag op dient te noteren. Elke maand zal dit formulier vervolgens aan de werkgever gegeven dienen te worden nadat het in eer en geweten is ondertekend.

Voordelen van een fietsvergoeding voor werkgevers

Voor een werkgever zitten er een aantal belangrijke voordelen aan de toekenning van de fietsvergoeding aan diens werknemers. Hieronder hebben we een aantal van deze voordelen voor je op een rijtje gezet.

• De toekenning van een fietsvergoeding zal werknemers aanmoedigen om te kiezen voor de fiets op het moment dat ze van en naar hun werk reizen. Er kan dan wellicht met minder parkeervoorzieningen worden volstaan.
• De fietsvergoeding is volledig aftrekbaar als bedrijfskost,
• De fietsvergoeding is verder vrijgesteld van RSZ,
• Investeringen ten aanzien van de infrastructuur en fietsaccessoires zijn voor 120 aftrekbaar van de belastingen,
• Stallingvoorzieningen voor fietsen zijn aanzienlijk goedkoper in vergelijking tot parkeerplaatsen voor auto’s. Op het oppervlak van één parkeerplaats voor een auto zijn bovendien vaak wel tot tien fietsen te stallen.
• Werknemers die op de fiets van en naar hun werk reizen, zijn elk jaar gemiddeld één dag minder afwezig als gevolg van ziekte, dan collega’s die met de auto deelnemen aan het woon-werkverkeer.
• Werknemers die op de fiets naar hun werk komen, zijn bovendien meer productief omdat ze fitter zijn en minder gestrest zijn.
• Fietsende werknemers staan niet in een file met als gevolg dat hun aankomsttijd op het werk doorgaans vrij nauwkeurig kan worden voorspeld.
• Door fietsvergoedingen aan medewerkers toe te kennen, zal een bedrijf een positief en duurzaam imago opbouwen en zelfs aantrekkelijker worden als werkgever.

Voordelen van de fietsvergoeding voor werknemers

Net zoals voor de werkgever zal er aan de toekenning van een fietsvergoeding ook voor de werknemer een aantal voordelen verbonden zijn. Hierbij kun je onder andere denken aan:

• fiscale voordelen,
• gezondheidsvoordelen, door bijvoorbeeld meer lichaamsbeweging,
• geen eventuele parkeerkosten, brandstofkosten en allerlei andere bijkomende kosten, in tegenstelling tot wanneer er met een auto wordt gereisd,
• geen kosten voor het openbaar vervoer,
• geen vertragende files onderweg,
• geen wachttijden, zoals bij het openbaar vervoer.

Fietsvergoeding en nog meer voordelen

Circa de helft van de beroepsbevolking van Vlaanderen is woonachtig op minder dan 10 kilometer van hun werkplek. Slechts 15 [procent van deze groep gebruikt echter nog maar de fiets voor het woon-werkverkeer. Op die vlak zal er dan ook nog heel wat winst behaald kunnen worden. Om dit doel te bereiken, zijn er overigens n9og een aantal andere middelen die aangewend kunnen worden om werknemers vaker op de fiets te laten reizen. Hierbij kun je onder andere denken aan het online platform Bike to Work dat op is gezet door de Fietsersbond. Elke dag die een werknemer heeft gefietst zal op dit platform een fietspunt opleveren en uiteindelijk kunnen deze punten in worden gewisseld voor allerlei voordelen. Op de website van dit platform kun je exact nalezen wat je allemaal met de fietspunten kunt verdienen en hoe je je voordeel binnen kunt halen.

Administratie van de fietsvergoeding

De registratie van het aantal gefietste kilometers wordt niet door de wetten in ons land geregeld. In het begin vond de registratie van de gereden kilometers op de fiets vaak nog plaats door papieren aangifteformulier en in te vullen en in te leveren bij de werkgever. Vandaag de dag zijn er echter steeds meer werkgevers overgestapt op een digitale registratievorm die gekoppeld kan worden aan de elektronische toegangscontrole of een fietskalender van Bike to Work. De werkgever kan er bovendien voor kiezen om in dat geval eenmalig een fietsengagement door de betreffende werknemer te laten ondertekenen. In dit document geeft hij, of zij, aan minimaal een bepaald percentage van het woon-werkverkeer af te leggen op de fiets.

Conclusie

Niet alleen voor werkgevers, maar zeker ook voor werknemers, heeft de fietsvergoeding een aantal belangrijke voordelen. Bovendien is het erg gunstig voor het milieu als steeds meer mensen uit hun auto komen en op de fiets van en naar hun werk reizen. Fietsen is immers een erg schone manier om je van plaats A naar plaats B te verplaatsen. Hierbij komt verder dat de lichamelijke conditie van de werknemer zal verbeteren en de kans op uitval door ziekte kan worden teruggedrongen.

Door het afgenomen ziekteverzuim en de toegenomen productiviteit van de werknemers, die al fietsen het woon-werkverkeer afleggen, zal ook de werkgever baat hebben bij het toekennen van deze vergoeding. De kosten die gemaakt moeten worden om de fietsvergoeding uit te kunnen keren zullen namelijk niet opwegen tegen de voordelen die deze met zich mee zullen brengen voor het bedrijf en de inkomsten. Op het moment dat er binnen het bedrijf waar je werkzaam bent, of waar je eigenaar van bent, nog niet wordt gewerkt met een fietsvergoeding, dan is dit zeker een punt waar wellicht wat extra aandacht voor kan worden gevraagd. Het mes snijdt in dit geval immers van twee kanten en dat is mooi meegenomen voor de werkgever als de werknemers.