Telewerken is opnieuw de norm. Voor sommigen een godsgeschenk, voor anderen een nachtmerrie. Hoe je het meeste uit je werkdagen thuis haalt? Wij vroegen het aan professional organizer en life- en businesscoach Sara Van Wesenbeeck.
1. Evalueer
‘Die eerste lockdown heeft ons echt overvallen, maar ondertussen hebben we al iets meer ervaring met telewerken’, vertelt Sara Van Wesenbeeck, professional organizer, life & businesscoach en oprichtster van Barking Dogs. ‘Het is dan ook het uitgelezen moment om te evalueren hoe dat in maart en april verliep. We doen maar voort zoals we toen deden, maar zijn er geen onderliggende frustraties waar we aan kunnen werken? Zet voor jezelf eens op een rij wat je nu écht nodig hebt om de situatie te optimaliseren. Misschien kan je nog wel een extra tafeltje gebruiken? Of heb je nood aan betere afspraken met de andere gezinsleden? Het is altijd goed om stil te staan bij de huidige situatie en werkpunten. Bespreek daarom ook met je collega’s hoe jullie het als team verder zullen aanpakken.’
2. Work-life balans
‘Dé valkuil van telewerken is het niet goed bewaken van je work-life balans. Je werk en privé komen plots heel dicht bij elkaar te staan en de grens tussen de twee vervaagt snel. Door duidelijke afspraken te maken en je daar ook aan te houden bewaak je die grens. Bespreek daarom met je partner, kinderen of huisgenoten wat je nodig hebt om goed te kunnen werken, wat je werktijden zijn, wanneer zij jou mogen storen en hoe vaak dat kan. Maar doe ook hetzelfde met je collega’s. Als iedereen ’s avonds nog mails rondstuurt, dan voel je je al snel verplicht om dat ook te doen. Maak daarover duidelijke afspraken met je werkgever. Tracht zoveel mogelijk te werken tijdens de kantooruren en avondwerk, als het kan, te vermijden. Door hierover duidelijkheid te scheppen valt er ook een grote druk van je schouders.’
3. Planning
‘Maak voor jezelf een duidelijk en gedetailleerd werkschema. Hoe ga je je dag en het werk indelen? Probeer je zo veel mogelijk te houden aan de routine die je voor COVID-19 had. Thuis is het veel gemakkelijker om je bureau te verlaten dan op je werk, plan daarom ook je pauzes op voorhand in. Het positieve aan telewerken is dat je die pauzes, in tegenstelling tot op kantoor, nu zelf kan invullen. Anderzijds moet je er ook voor zorgen dat je wel écht pauze neemt en niet achter je computer blijft zitten. Sla je middagpauze niet over en zet in je planning ook minstens één concentratie-uur. Dat wil zeggen dat je tijdens dat uur niet gestoord mag worden om je taken echt afgewerkt te krijgen. Leg daarom ook alles wat je dan kan afleiden ver weg.’
4. Thuiskantoor
‘Om efficiënt van thuis uit te werken is een goed kantoor noodzakelijk. Indien mogelijk installeer je je werkruimte in een aparte kamer. Dat zorgt ervoor dat er ook een fysieke scheiding tussen werk en privé is. ’s Avonds trek je dan de deur van je werkruimte toe en kan je vrije tijd beginnen. Heb je daar geen plaats voor? Dan is er natuurlijk niets mis met de keukentafel, zolang jij je er maar kan concentreren. Als dat het geval is, kan je best een doos of ladekast aanschaffen. Na het werk berg je dan al je materiaal en papieren hierin op zodat je je werk letterlijk kan wegzetten. Maak je werkplek ook aangenaam en inspirerend. Plaats een paar planten in je thuiskantoor, die zorgen voor extra zuurstof. Denk ook aan het ergonomische aspect van thuiswerken. Heb jij een goede bureaustoel of gebruik jij die oude keukenstoel van op zolder? Dat laatste is trouwens geen goed idee. Informeer bij je werkgever. Veel bedrijven hebben namelijk budgetten vrijgemaakt voor het inrichten van ergonomische thuiskantoren.’
5. Low-energy list
‘Een low-energy list is een opsomming van taken die je kan doen wanneer je minder energie hebt of minder geconcentreerd bent. Erg nuttig voor als je moet thuiswerken met kinderen in de buurt. Met zo’n lijstje heb je toch het gevoel dat je op het einde van de dag iets gedaan hebt gekregen. Je kan hiervoor ook samenwerken met je kinderen. Spreek bijvoorbeeld af dat ze bij jou komen zitten om hun huiswerk te maken. Zo zijn jullie op hetzelfde moment aan het werk, maar zal je wel minder aandachtig kunnen doorwerken. Hoe kleiner de kinderen, hoe meer je op hun ritme leeft. Goede afspraken met je partner zijn daarom noodzakelijk. . Stel een weekschema op en verdeel de (huishoud)taken zodanig dat je elke werkdag een of meerdere momenten hebt waarop je ongestoord kan doorwerken. Soms zal er niets anders opzitten dan ’s avonds nog wat door te werken, maar tracht dit tot een minimum te beperken.’
6. Fysieke verzorging
‘Ik kan het niet genoeg herhalen, maar laat die pyjama in de kast als je aan het telewerken bent. . Kleed je alsof je écht naar het werk gaat. Ook dat zorgt voor een mentale klik tussen thuis zijn en werken. Druk ook op tijd de pauzeknop in en maak die pauzemomenten actief. Rondjes wandelen in huis of trappen op en af lopen zorgt ervoor dat je hart sneller gaat pompen en dat je hersenen gevoed worden met een extra portie zuurstof. Daardoor gaat je productiviteit omhoog. Thuis heb je het gevoel dat je je tijd sneller kwijt bent. Zorg dat je ook het einde van je werkdag vastlegt. Op het kantoor krijg je veel meer signalen dat het einde van je dag in zicht is, zoals collega’s die vertrekken. Daarom is het belangrijk om ook thuis het einde van je werkdag zichtbaar te maken. Zet bijvoorbeeld je wekker op het uur dat je stopt met werken, en houd je daar aan!’
7. Avondwerk
‘Door thuis te werken denken we ook vaker: dat doe ik vanavond nog wel. We spreken hier over polluted time, letterlijk vertaald vervuilde tijd. Dat wil zeggen dat je je vrije tijd ‘vervuild’ met werkgerelateerde activiteiten. Maar dat is niet de bedoeling én het is niet gezond. We hebben onze vrije tijd namelijk nodig om onze batterijen terug op te laden. Je zou zelfs twee uur voor het slapengaan geen schermactiviteit meer mogen uitoefenen. Je hersenen worden door het blauwe licht opnieuw geactiveerd waardoor je onrustig slaapt. En een goede nachtrust is nochtans zó belangrijk om de volgende dag productief te zijn!’
8. Sociaal contact
‘Ten slotte mogen we ook het belang van het sociale contact met onze collega’s niet onderschatten. Veel mensen ervaren telewerken als eenzaam. Het is niet omdat we het ondertussen al gewoon zijn, dat we het ook leuk vinden. Ook hier weer is het belangrijk om met je collega’s enkele afspraken te maken. Start de werkdag bijvoorbeeld met een videocall. Of las, net zoals in Zweden, een Fika in. Op een vooraf gepland moment neem je een koffie- en taartpauze, samen met je collega’s, maar nu dan vanop afstand. Een Fika wordt bewust ingepland om te pauzeren en je sociale contacten te onderhouden. Informele momenten met je collega’s zorgt ervoor dat je nadien productiever kan werken.’