Bij Google wordt nog tot minstens juli 2021 van thuis uit gewerkt. Geen betere bron dus om wat telewerktips van te stelen. Het miljardenbedrijf destilleerde zelf negen richtlijnen uit een bevraging bij 5.000 werknemers.

Na enkele maanden pandemie met afwisselende lockdowns, zijn de meeste werknemers min of meer gewend aan de vier muren van hun thuiskantoor. De productiviteit hoeft er niet onder te lijden, en thuiswerk is waarschijnlijk here to stay. Al zijn er ook nadelen aan verbonden, zoals een grotere kans op het mislopen van een promotie.

Tips om met die valkuilen om te gaan zijn nog steeds welkom, en Google is daarvoor een geschikte leermeester. Het bedrijf bevroeg meer dan 5.000 werknemers over hun thuiswerkervaringen, gevolgd door enkele focusgroepen om de impact van telewerk in kaart te brengen. Ze peilden naar vier factoren: het welzijn van de werknemer, hun prestaties, het gevoel van verbondenheid en productiviteit. Op basis daarvan formuleerden ze negen bruikbare tips.

1. Maak van meetings een prioriteit

‘Teamvergaderingen zijn één van de weinige vormen van interactie die u kunt hebben met collega’s bij het telewerken. Plan ze in en maak er een prioriteit van, zelfs als er niks heel dringends te bespreken valt’, aldus Google.

Schriftelijke communicatie mag dan wel het fundament vormen van de telewerkomgeving, veel nuances gaan erin verloren, zoals humor of een bepaalde toon waarop iets gezegd wordt. Een gezichtsuitdrukking, intonatie of lichaamstaal kunnen in een videogesprek voor de nodige nuance zorgen.

Zorg er wel voor dat u als leidinggevende niet overdreven veel vergaderingen inplant, zodat iedereen voldoende tijd heeft om het eigen werk af te krijgen.

2. Toon persoonlijke interesse

Beperk u niet tot uitsluitend formele vergaderingen, maar gebruik ook virtuele middelen om collega’s beter te leren kennen. Plan eens een virtuele lunch of ontbijt in en stel geïnteresseerde persoonlijke vragen. Een tip: wees zo concreet mogelijk in de vraagstelling, om een goed gesprek op gang te houden. Vraag niet ‘hoe was uw weekend’, maar eerder ‘wat heb u gedaan dit weekend?’.

3. Aanwezig zijn

‘Als we virtueel samenwerken, gaan bepaalde vormen van engagement verloren’, aldus Google. ‘Bijvoorbeeld als de microfoon gedempt is, of wanneer we tijdens een meeting zelf op onze laptop verder blijven werken.’

Een paar aanbevelingen om toch engagement en aanwezigheid te tonen als werknemer, en op die manier betrokkenheid te genereren:

• Zorg ervoor dat de camera aan staat, zodat anderen u kunnen zien
• Demp de microfoon niet als dit niet nodig is
• Geef zowel verbale als non-verbale signalen, zoals bijvoorbeeld schudden met het hoofd, ‘uhu’ zeggen of een korte ‘ja, goed idee’, tussenwerpen
• Probeer ‘oogcontact’ te maken door in de camera te kijken

4. ‘Inchecken’

Werken jullie via een virtueel platform? Maak er dan een gewoonte van om even ‘goedemorgen’ te zeggen voor u begint te werken en ’s avonds weer af te zwaaien. Stuur ook eens een motiverend bericht naar anderen, of deel een nieuwsartikel dat het bedrijf aanbelangt.

5. Geef erkenning

Wanneer u op afstand werkt, is het niet altijd makkelijk om waardering te geven aan medewerkers, aldus Google. ‘Stuur af en toe een berichtje naar een collega om hem of haar te bedanken of proficiat te wensen met een prestatie.’ Ook in virtuele vergaderingen laat u best af en toe mondeling waardering blijken om de motivatie hoog te houden.

6. Betrek introverte collega’s

Voor introverte collega’s kan het een extra grote uitdaging zijn om deel te nemen aan virtuele meetings. Tussenbeide komen vraagt in een videogesprek nu eenmaal nog meer assertiviteit. De teamleider kan dit compenseren door rechtstreeks input te vragen aan een medewerker, en hem of haar aan te spreken om naar een mening te peilen. Wees ook alert voor lichaamstaal en gezichtsexpressies tijdens zo’n meeting. Merkt u dat iemand iets probeert te zeggen, geef die persoon dan ook de kans om dat te doen.

7. Leg concrete afspraken vast

‘Afspraken maken schept duidelijke verwachtingen over de samenwerking binnen uw team’, dixit Google. ‘Maar ze worden vaak verondersteld, in plaats van expliciet vermeld. Dat vergroot de kans op verwarring.’ De onderzoekers van Google raden dan ook aan om afspraken per team gedetailleerd te bespreken met alle collega’s. Dat kan concreet gaan over het volgende:

• Moeten collega’s al dan niet beschikbaar zijn buiten de kantooruren? Als u medewerkers hebt die in verschillende tijdszones werken, is het zeker belangrijk dit te bespreken.
• Hoe snel wordt een antwoord verwacht op een e-mail of chatbericht?
• Het verduidelijken van specifieke taken en verwachtingen.
• Wat de beste manier is om te communiceren (zie ook punt 8).
• Hoe vaak jullie elkaar virtueel zullen spreken.
• Wat de langetermijnvisie en/of het einddoel is van een specifiek project.

Eenmaal die afspraken gemaakt zijn, kan er een verslag worden opgesteld dat naar het hele team wordt doorgestuurd. Zo staat iedereen op dezelfde lijn en heerst er minder stress en onzekerheid.

8. Gebruik het juiste communicatiekanaal

Bellen, WhatsApp, een mail sturen of toch Slack gebruiken? Kies voor de juiste communicatievorm, afhankelijk van de boodschap. ‘Videogesprekken werken het beste voor gevoelige of gedetailleerde kwesties’, weet Google. ‘Een snel berichtje is dan weer handiger om iets te dubbelchecken of kort uit te klaren.’

Het is belangrijk om het verschil te herkennen. Enerzijds kan te vaak bellen voor uitputting zorgen bij het personeel. Maar in andere situaties verliest u uren tijd door te wachten op een antwoord, terwijl een telefoontje van twee minuten het probleem onmiddellijk kan oplossen.

9. Maak van welzijn een prioriteit

Tenmidden van een pandemie is uw welzijn nog belangrijker dan ooit. Wees hier extra alert voor, raadt Google aan, middels deze tips:

• Maak de bureauruimte thuis zo comfortabel mogelijk, en scherm die zo veel mogelijk af van de ‘leefruimte’ in huis.
• Baken de uren waarop u werkt duidelijk af. Vermijd om ’s avonds langer door te werken omdat u toch thuis zit, of ’s ochtends al vroeger te beginnen.
• Sta elk uur even recht voor een korte pauze.