Geschreven met input van Belfabriek

Telefonische bereikbaarheid is voor bedrijven, klein en groot, belangrijker dan ooit. Zelfstandigen en kmo’s moeten met honderd-en-een dingen rekening houden bij de keuze voor een zakelijke telefoniedienst. Dat varieert van simpele vereisten zoals het kiezen van een geschikt telefoonnummer en het soort abonnement, tot meer complexe diensten zoals wachtrijen, keuzemenu’s, doorschakelen, enzovoort.

In het verleden was de technologie voor een performante zakelijke telefooncentrale alleen weggelegd voor de grote ondernemingen en multinationals. Gelukkig zijn er tegenwoordig ook handigere, en vooral veel goedkopere, oplossingen voor zelfstandigen en kmo’s.

Zakelijke telefonie in de cloud luidt een nieuw tijdperk in op het gebied van professionele telefonie en telefonische klantenservice voor kleine en middelgrote ondernemingen.

Wat is zakelijke telefonie in de cloud?

Een cloud of online telefooncentrale is een zakelijke telefonie-oplossing die wordt gehost vanuit de datacenters van de provider en dus niet vanaf een fysieke telefooninstallatie op kantoor. In technische termen spreekt men van een VoIP-telefoonsysteem (Voice over Internet Protocol). Alles verloopt gewoon via je internetverbinding.

Telefonie in de cloud of bellen over internet biedt bovendien functies die traditionele aanbieders van zakelijke telefonie niet hebben, of toch zeker niet aan betaalbare tarieven. Denk aan uitgebreide keuzemenu’s, gesprekken opnemen, voicemail naar e-mail en automatisch doorverbinden.

Zakelijke telefonie in de cloud wordt aangeboden als een dienst, waarbij bedrijven een virtueel telefoonnummer krijgen toegewezen. Daardoor kunnen ook kleinere ondernemingen genieten van alle voordelen van een volwaardig callcenter met alle toeters en bellen, zonder zwaar te moeten investeren in telecommunicatie-infrastructuur.

Voordelen van cloud telefonie voor bedrijven

Ben je een vrij beroeper of zelfstandige? Baat je misschien een of meerdere webshops uit? Heb je een kleine of middelgrote onderneming en twijfel je nog aan de merites van virtuele of cloud telefonie? Dan zullen deze voordelen wel een belletje doen rinkelen.

Vast maandelijks tarief

De kosten van telefonie in de cloud zijn veel lager dan de traditionele zakelijke telefonie-oplossingen. Precies omdat het gaat om een online dienstverlening kan je virtuele telefoonnummers bij de meeste aanbieders van cloud telefonie onbeperkt gebruiken aan een vast maandelijks tarief.

Aangezien je telefoonnummer, of meerdere nummers, én de telefooncentrale zelf alleen in de cloud bestaan, zijn er ook geen kosten wat betreft infrastructuur of onderhoud.

Belkosten inbegrepen

Maar het wordt nog beter. Ook de belkosten zijn op voorwaarde van fair use doorgaans in het vast maandelijks tarief inbegrepen. Telefonie in de cloud is dus tegelijk een voortreffelijke manier om te besparen op telefoniekosten, die voor bedrijven soms (heel) hoog kunnen oplopen.

Ruime keuze zakelijke telefoonnummers

In België hebben ondernemers een ruime keuze uit talrijke populaire nummers. Dit zijn de belangrijkste virtuele telefoonnummers voor bedrijven:

• 078-bedrijfsnummers. 078 nummers zijn nationale zakelijke nummers, niet gebonden aan een bepaalde regio of lokaal tarief.
• 0800-servicenummers. Het grote voordeel van een 0800 nummer aanvragen is dat ze voor de beller compleet gratis en dus laagdrempelig zijn.
• Lokale nummers per provincie. Bijvoorbeeld 02-nummer voor Brussel en 03-nummer voor Antwerpen, met belkosten eveneens inbegrepen in het vast tarief.
• Internationale nummers, zoals Nederland, Duitsland, de Verenigde Staten en ga zo maar door. De mogelijkheden zijn werkelijk onbeperkt.
• Behoud van bestaand nummer. Heb je al een telefoonnummer dat wijdverbreid bekend is bij je leveranciers en klanten? Geen probleem. Je kunt je huidig nummer gewoon overzetten naar een virtueel nummer.

Mobiele integratie

Cloud telefonie werkt van overal ter wereld, niet alleen vanaf je bureau of vanuit het hoofdkantoor van je bedrijf. Oproepen kunnen automatisch naar je mobiele telefoon, nummers van andere medewerkers of welk nummer dan ook ergens op deze aardbol worden doorgeschakeld.

Zit je aan de Franse Riviera of op een Caribisch eiland? Of je hebt misschien een vestiging in een ander land? Geen probleem. Je kan de eindbestemming wijzigen naar je mobiele telefoon of ieder internationaal nummer.

Werken op afstand en thuiswerken zijn het nieuwe normaal. Online zakelijke telefonie is dé oplossing bij uitstek voor deze veranderde werkcultuur van telewerken.

Makkelijk opschalen

Beginnende ondernemers en kleine bedrijven zijn per definitie erg dynamisch en moeten zich constant aanpassen aan nieuwe uitdagingen. Bij uitbreiding of expansie leidt dit algauw tot praktische problemen, ook op het gebied van telefonie. Virtuele telefoonnummers gaan met jou mee, ongeacht hoe vaak je van locatie verandert.

Een telefooncentrale in de cloud kan naargelang de behoeften van je bedrijf makkelijk opgeschaald worden met meerdere nummers, nog meer functies voor een diepgaandere professionalisering, tot zelfs een compleet virtueel callcenter.

Professionele uitstraling

Een vast nummer (dat kan doorgeschakeld worden naar je gsm) oogt veel professioneler dan alleen maar een mobiel nummer op je briefpapier of website. Door met een keuzemenu te werken en/of meerdere virtuele nummers voor verschillende afdelingen of contactpersonen lijkt je organisatie groter en krijgt je zakelijk imago een boost.

Eén centraal servicenummer, met de optie om makkelijk door te verbinden naar andere afdelingen, departementen of medewerkers, komt hoe dan ook betrouwbaarder over. En zo heb je weer een streepje voor op die moordende concurrentie.

Talrijke slimme functies

Een online of cloud telefooncentrale biedt oneindige mogelijkheden voor de efficiënte organisatie van zakelijke telefonie en klantenservice per telefoon.

• Slimme wachtrij. Een wachtmuziekje of een zelf ingesproken welkomstboodschap instellen? Met een virtuele telefooncentrale regel je dit met een paar muisklikken (of tappen met de vinger in de mobiele app). Bellers worden vervolgens in chronologische volgorde doorgeschakeld naar een beschikbare medewerker.

• Intelligente telefooncentrale. Wanneer uw onderneming meerdere filialen in België heeft, kan je bellers automatisch doorschakelen naar de juiste locatie. Die slimme verdeling naar het juiste filiaal kan op basis van het netnummer, de postcode of een combinatie van beiden.

• Eindbestemmingen. Omdat het gaat om een virtueel nummer kan je de eindbestemming op elk ogenblik en naar believen wijzigen. Zo kan je oproepen eenvoudig naar je gsm laten doorschakelen wanneer je op de baan bent, of naar de telefoon van een medewerker die op dat moment wel stand-by is.

• Keuzemenu. Met een cloud telefooncentrale was het instellen van een keuzemenu nog nooit zo eenvoudig. Een ingesproken tekst geeft bellers de verschillende opties mee en de online software zorgt voor doorschakeling naar de bevoegde medewerker.

• Legaal opnemen van gesprekken. Om je klantenservice nog te verbeteren, en met het oog op kwaliteitscontrole, is het soms handig om gesprekken te kunnen opnemen. Ook dat kan probleemloos met een online telefooncentrale. De oproepen worden automatisch opgeslagen in de cloud, waar je ze dan als bedrijfsleider makkelijk kunt herbeluisteren.

• Digitaal antwoordapparaat. Een andere handige functie is de mogelijkheid om bellers berichten te laten inspreken, die dan in een audiobestand automatisch naar je mail worden doorgestuurd.

Al deze slimme functies maken het leven van advocaten, huisartsen, apotheken, schrijnwerkers, loodgieters, aannemers, restaurantuitbaters, enzovoort, zoveel comfortabeler. 

Met een online telefooncentrale voor een efficiënte en professionele zakelijke telefonie valt er al een grote last van hun schouders. Kortom, meer tijd om te werken en geld te verdienen, zonder ooit nog een oproep te missen.

Online beheer of vanuit een app

Gebruikers hebben de touwtjes compleet in handen en hoeven geen bijkomende software of wat dan ook te installeren. Je beheert je eigen virtuele telefooncentrale gewoon vanuit een online portaal of via een app.

Virtuele telefoonnummers beheren, eindbestemmingen wijzigen in een handomdraai, keuzemenu’s aanpassen, welkomstboodschappen inspreken, wachtrij instellen, voicemail naar e-mail, enzovoort, doe je makkelijk zelf van het online dashboard. Waar je ook bent.

Er komt dus geen dure IT’er meer aan te pas die aan een ouderwetse telefooncentrale moet rommelen om enkele opties te veranderen.

Onmiddellijk functioneel

Traditioneel bestond een telefooncentrale uit een fysiek telefoonnetwerk met op ieder bureau een telefoon, een wirwar van kabels en andere dure hardware om je telefoonverkeer in goede banen te leiden.

Online zakelijke telefonie daarentegen werkt op basis van het ‘plug and play’-principe. Meer nog: Binnen de vijf minuten heb je een virtueel nummer én online telefooncentrale met alle snufjes van een complete professionele telefooncentrale.

Compleet virtueel callcenter

Dankzij al deze functies kan je als zelfstandige of kmo makkelijk zelfs een heus virtueel callcenter inrichten, waarbij je medewerkers gewoon vanuit het comfort van hun eigen huis telefoontjes kunnen aannemen.

Oproepen worden op een slimme manier en volgens het ‘wie eerst komt, eerst maalt’-principe verdeeld over de beschikbare medewerkers. Zo vermijd je misnoegde klanten omdat ze te lang aan het lijntje (letterlijk dan) worden gehouden.

Zakelijke online telefonie in België

Telefonie in de cloud is relatief nieuw, maar toch zijn er op de Belgische markt al een aantal aanbieders actief. Providers van zakelijke online telefonie rekenen naast een vast tarief soms extra kosten aan voor bepaalde slimme functies.

Een goed geïnformeerd ondernemer is er twee waard. Vraag bij de aanbieder dus altijd na welke functies er in jouw zakelijke online telefooncentrale zitten en voor welke extra’s je eventueel moet bijbetalen.

Er zijn maar weinig providers, zoals bijvoorbeeld Belfabriek, die een vaste maandelijkse abonnementsprijs van 45 euro hanteren, waarbij de meeste functies gewoon gratis inbegrepen zijn.

Bereid je voor op de toekomst met online zakelijke telefonie

Zelfstandigen en kmo’s die hun zakelijke telefonie willen professionaliseren en efficiënter organiseren, mogen de digitale boot van cloud telefooncentrales niet missen. Cloudtechnologie opent een hele wereld aan mogelijkheden voor virtuele telefonie die voorheen alleen voor de grote jongens beschikbaar was.

Wellicht maak je nu al uitgebreid gebruik van clouddiensten. Denk aan opslag van documenten in de cloud, boekhoudprogramma’s en andere online toepassingen. Voeg daar nog zakelijke VoIP-telefonie aan toe en je bedrijf is klaar voor de toekomst en die is nu!