Door Emmanuel Vanbrussel
De coronacrisis leidt tot een spectaculaire toename van thuiswerk en nieuwe vormen van digitaal samenwerken. Hoe zal ons werkleven eruitzien eens de coronastorm gaan liggen is?
‘Een omslagpunt’, zo noemt Karima Silvent, de HR-directeur van AXA, de impact van de coronacrisis op de manier van werken bij de verzekeringsreus. De multinational met 160.000 werknemers maakte begin dit jaar zijn nieuwe werkorganisatie bekend voor het tijdperk na Covid.
‘We willen de flexibiliteit van werken op afstand combineren met het behoud van het kantoor als anker voor sociale interacties’, is Silvents uitgangspunt.
Voor de coronacrisis werkten bijna vier op de tien AXA-medewerkers geregeld van thuis uit. Dat wordt tegen 2023 veralgemeend naar alle werknemers. De vraag vanuit het personeel is groot en de – aanvankelijk geïmproviseerde – ingrepen tijdens de coronalockdowns hebben bij teamleiders én werknemers geleid tot betere kennis over welke technologie en praktische afspraken er nodig zijn. ‘Maar de crisis heeft ons ook geleerd hoe belangrijk de plaatsen zijn waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten en kunnen samenwerken’, zegt Silvent.
Hybride
AXA plakt concrete cijfers op de beoogde hybrideconfiguratie: twee dagen per week thuis en drie dagen op kantoor, dat daarmee de belangrijkste werkplek blijft. ‘Dat is onze algemene wereldwijde richtlijn. Thuiswerk zal ook steeds op vrijwillige basis zijn’, benadrukt de multinational. De regeling zal tegen eind dit jaar van kracht zijn voor ruim 70 procent van de werknemers, waaronder de Belgische. Aan landen waar dat nog niet haalbaar is, geeft AXA respijt tot 2023.
Ook andere grote dienstverleners bereiden een nieuwe manier van werken in de postcoronawereld voor. ‘We stellen vast dat bedrijven die voorheen gekant waren tegen thuiswerk, er tijdens de lockdowns van het afgelopen jaar de voordelen van hebben ingezien’, zegt Katleen Jacobs, consultant bij HR-dienstverlener SD Worx. ‘De invoering ervan zal variëren per sector en type bedrijf, maar in de dienstensector kunnen we verwachten dat thuiswerk een structureel onderdeel wordt. Veel ondernemingen hebben door de coronacrisis stappen gezet die ze voordien niet eens overwogen. De uitdaging voor de komende maanden wordt om voor die nieuwe manier van werken een structureel kader uit te werken dat niet alleen met de pluspunten, maar ook met de minpunten van telewerk rekening houdt.’
In ons land sloten onder meer telecombedrijf Telenet en de bank ING België recentelijk een collectieve arbeidsovereenkomst met de vakbonden over werken van thuis uit. ING België heeft de ambitie om een gemiddelde van 50 procent thuiswerk te bereiken. Thuiswerk wordt daarbij breed gedefinieerd voor de ruim 7.000 werknemers. Het kan vanuit de eigen woning, maar evengoed vanaf een andere locatie in Europa. De bankmedewerkers krijgen een budget om voor hun thuiswerkplek ergonomisch bureaumateriaal aan te kopen.
‘9 to 5 is dood’
De Californische softwaregigant Salesforce (54.000 werknemers) gaat zijn personeel in drie categorieën verdelen. De verwachting is dat Flex, waarbij de werknemer een tot drie dagen per week op kantoor verwacht wordt, veruit de populairste wordt. Voor de crisis werkten vier op de tien werknemers regelmatig van thuis uit, dezelfde verhouding als bij AXA dus. Salesforce verwacht dat dit postcorona naar twee op de drie stijgt. De tweede categorie heet Fully Remote, bestemd voor de voltijdse thuiswerkers. Die optie is volgens personeelsdirecteur Brent Hyder vooral interessant voor medewerkers die ver van kantoor wonen. Office-based wordt de derde en wellicht kleinste categorie. Dat zijn de mensen die elke dag naar kantoor komen, vooral omdat hun functie dat vereist.
Salesforce denkt dat weinig mensen nog vrijwillig voor het traditionele dagelijkse kantoorritme gaan kiezen. ‘De 9-to-5-werkdag is dood’, zegt Hyder in een bedrijfsblog. ‘In onze ‘altijd aan- en altijd geconnecteerd’-wereld houdt het geen steek meer om van werknemers een achturenshift te verwachten. We weten dat de toekomst een volledig digitale wereld is waarbij je kan werken van welke plaats je maar wil.
Belgische HR-experten zijn hier genuanceerder over. ‘De verplaatsing maken naar een kantoor, lunchpauzes nemen met de collega’s en de deur van het kantoor ’s avonds achter zich dicht kunnen trekken, creëert voor bepaalde mensen een vorm van stabiliteit waar ze behoefte aan hebben’, zegt Bernd Carette van sociaal secretariaat Liantis. Ook een moeilijke thuissituatie of een krappe en overbevolkte woning kan sommigen doen snakken naar de voorspelbaarheid van het kantoor.
Het belang van de koffiemachine
Telewerk doet de werknemer beter presteren, omdat hij geconcentreerder kan werken en meer ontspannen is, zo leren wetenschappelijke studies uit het precoronatijdperk. Het leidt tot een beter evenwicht tussen werk en privé, uiteraard met als voorwaarde dat er rust is op de thuiswerkplek en de kinderen naar school gaan.
Maar er zijn grenzen aan die hogere productiviteit. Vanaf de vierde of vijfde thuiswerkdag in een werkweek beginnen de positieve effecten weg te ebben. Vandaar dat maar weinig bedrijven voor 100 procent telewerk opteren.
‘Er is een optimaal punt in de hoeveelheid telewerk’, zegt Bernd Carette van sociaal secretariaat Liantis. ‘Eenmaal voorbij dat punt, stellen we een daling vast in de productiviteit van medewerkers. Dat optimaal punt is afhankelijk van verschillende factoren, waaronder de persoonlijkheid van de individuele medewerker.’
‘Daarnaast heeft telewerk vrijwel zeker een negatieve invloed op de algemene creativiteit in het bedrijf. De beste vondsten komen vaak uit de face-to-facegesprekken in de lift of in de gang, of aan de koffieautomaat waar collega’s kunnen pingpongen met ideeën’, zegt professor Marijke Verbruggen (KU Leuven), een experte in werk en organisatie.
‘Ook brainstormsessies zijn moeilijker online te organiseren. Het fysieke spel-element – ideeën schrijven op het witte bord, rondwandelen in de vergaderruimte, snelle interacties – is heel moeilijk virtueel na te bootsen.’
Veel hangt af van de bedrijfscultuur. Carette: ‘Teams die heel open communiceren met elkaar, voelen ook virtueel minder barrières in het samenwerken. Tegelijk is fysieke nabijheid uitstekende lijm voor het creëren van een hecht team. Teams die elkaar regelmatig fysiek zien, zijn sterker gewapend om samen woelige waters te doorzwemmen.’
Katleen Jacobs van SD Worx merkt op dat thuiswerk alleen maar kan werken als de leider van het team voldoende vertrouwen heeft in de werklust en de motivatie van de teamleden. Want anders dreigen er ongezonde vormen van micromanagement, wat tot stress bij de thuiswerker en spanningen binnen het team leidt. ‘Ook het managen van teams staat in de postcoronawereld dus voor veranderingen.’
Kantoren van de toekomst
Hoe moeten de kantoren van de toekomst eruitzien? Bij Salesforce schaffen ze de open ruimtes af. ‘Geen zeeën met bureaus meer. We gaan ruimtes voor samenwerking en ‘breakout spaces’ creëren voor het menselijke contact dat je niet kan repliceren op afstand.’
Ook andere grote dienstverleners vormen hun kantoren om tot een ‘premium ontmoetingsplaats’ voor hun medewerkers. Een volledige afschaffing is maar voor een minderheid aan de orde. Uit afzonderlijke enquêtes door Acerta en Liantis blijkt dat slechts 12 tot 15 procent van de Belgische ondernemingen overweegt om hun kantoren of bedrijfspanden van de hand te doen.
Volgens Geoffroy Speybrouck, general manager van de flexibele kantooraanbieder MeetDistrict, worden de rollen tussen werkgever en medewerker omgedraaid. Bedrijfsleiders kunnen er in de toekomst niet meer zomaar van uitgaan dat hun werknemers elke dag naar kantoor komen. ‘De bazen zullen het kantoor sexy moeten maken, door er relevante ontmoetingen of verrijkende vergaderingen te organiseren. Want anders vinden de thuiswerkers, ook om ecologische redenen, de verplaatsing de moeite niet.’
Speybrouck verwacht ook een wereld waarin werknemers van grote bedrijven niet meer vasthangen aan één locatie of stad, maar met een smartphone-app hun werklocatie kunnen bepalen, op basis van de vrije werkplekken en welke collega’s er daar aanwezig zijn. ‘Dat alles vergt een sterke digitalisering. De transparantie zal voor het bedrijf flexibele afrekeningen voor de verschillende werkplekken toelaten.’
Professor Verbruggen: ‘Mijn advies aan bedrijven is: schakel niet zomaar om en denk eerst na over welke functie de bedrijfsruimte moet hebben. In sommige bedrijven blijven er stille werkruimtes voor concentratietaken nodig. Als innovatie belangrijk is, dan zijn brainstormruimtes uiteraard aangewezen. Ook het financiële plaatje speelt een rol. We zien dat sommige bedrijven hun kantoorruimte inkrimpen als kostenbesparing, om zo meer personeel aan boord te kunnen houden.’
Maar Speybrouck verwacht niet dat bedrijven in de toekomst veel algemene besparingen zullen kunnen doen op het aantal vierkante meters, ondanks het toegenomen thuiswerk. ‘Na corona zal gezondheid centraal staan tijdens het werken. Dat betekent dat ventilatie belangrijk zal zijn en dat werknemers op kantoor voldoende plaats zullen willen. Mensen zijn ontmoetingsgedreven en blijven kuddedieren. De meeste werknemers zullen naar het kantoor willen komen, al zal dat wellicht niet meer elke dag zijn. Maar dan moet die werkplek wel gezond zijn en meerwaarde bieden. De baas die zijn mensen het meeste waardeert, is de baas die wint.’
Een betere werkwereld?
Zullen we na corona blijer en efficiënter werken dan voor de pandemie? Veel pendelaars juichen alvast toe dat ze niet meer elke dag in de file hoeven te staan en meer tijd zullen hebben om hun kinderen naar school te brengen en terug op te pikken.
‘In de meeste gevallen lijken de voordelen van thuiswerk groter dan de nadelen’, zegt Verbruggen. ‘Maar of de balans van het nieuwe hybridewerken daarmee onweerlegbaar positief uitvalt, is nog niet gegarandeerd. Veel zal afhangen van de praktische implementatie binnen het bedrijf. Loopt dat slecht, dan zal dat leiden tot onderling wantrouwen en dus een slechtere sfeer en zwakkere bedrijfsprestaties. Pas over enkele jaren zullen we de echte impact kunnen meten van de vervagende grenzen tussen werk en privé.’
De zes hete hangijzers bij thuiswerk
1/ Wat mag als werkplek?
Staat thuiswerk gelijk met ‘werken vanuit de eigen woning’? Of gaat het eerder om ’telewerk’ en mag het evengoed vanuit een koffiebar, een appartement aan zee of een vakantiehuisje in Zuid-Frankrijk? Goede afspraken tussen werkgever en werknemer zijn belangrijk om een verzekeringsconflict bij een arbeidsongeval te vermijden.
2/ Wie betaalt de ‘home office’?
Thuiswerk leidt hogere telecomkosten en bijkomende bureaukosten, zoals een tweede scherm of een ergonomische stoel. Er zijn twee mogelijke regelingen: de werkgever kan het bureaumateriaal zelf aanleveren, of hij kan de medewerker een ’thuiswerkbudget’ toekennen om zijn werkplek naar eigen inzicht in te richten.
3/ Wat met kosten voor woon-werkverkeer?
Werknemers zullen in de postcoronawereld minder pendelen naar kantoor, maar wel meer kosten thuis hebben. Een regeling rond thuiswerkkosten zal in veel bedrijven de aanleiding zijn voor een hervorming van het hele vergoedingspakket naast het loon. Er zal anders gekeken worden naar salariswagens en andere mobiliteitsvergoedingen, zoals abonnementen voor het openbaar vervoer.
4/ Het gevaar van hacking
Door thuiswerk wordt meer digitale informatie uitgewisseld tussen verschillende locaties en verschillende types computers, waardoor hackers meer mogelijkheden krijgen om in het bedrijfsnetwerk binnen te dringen. Zeker voor bedrijven die gevoelige of persoonlijke informatie behandelen, wordt informatiebeveiliging en het afweren van digitale indringers een prioriteit.
5/ Altijd online?
Wat met werk- en pauzetijden? Het lijkt onvermijdelijk dat die bij thuiswerk gedeeltelijk worden losgelaten. Dat biedt werknemers meer flexibiliteit, bijvoorbeeld bij het brengen van de kinderen naar school of opvang.
Maar de vakbonden wijzen op een groot nadeel. Thuiswerk kan leiden tot een verdoken verlenging van de werkdag.’Het kan niet de bedoeling zijn dat telewerk een alibi wordt voor werkgevers om de werklast te verhogen’, klinkt het.
Om de vervaging tussen werk- en vrije uren tegen te gaan, pleiten experts voor afspraken over de uren waarin medewerkers geacht worden telefonisch of per mail bereikbaar te zijn. ‘Het recht op deconnectie’ wordt voor veel thuiswerkers wellicht een van de thema’s in de postcorona werkrealiteit.
6/ Vereenzaming en vervreemding
Het voortdurende online contact met het werk kan paradoxaal genoeg samengaan met een gebrek aan echt sociaal contact en vereenzaming, waarschuwen psychologen. Naast sociale isolatie kan er bij gebrek aan arbeidsvreugde ook een vorm van vervreemding optreden tegenover het bedrijf.
‘Als de vaste structuur van een werkdag en de dagelijkse babbel met collega’s wegvallen, kan dat impact hebben op het welzijn van de werknemer’, zegt consultant Katleen Jacobs van SD Worx. Het komt er volgens haar op aan de drempel naar de interne preventiediensten zo laag mogelijk te maken, zodat de werknemer bij psychosociale problemen tijdig ondersteuning zoekt.
