De Visual Senseformers helpen bedrijven bij het transformeren terwijl ze moeten blijven presteren. Op een visuele en inspirerende manier faciliteren ze de co-creatie van een toekomstvisie en bijhorende strategie die door iedereen wordt gedragen. Olivier Van Duüren en Kristof Braekeleire van Visual Senseformers schreven het boek ‘Transforming while Performing’ over hun aanpak. Dat boek staat vol met praktische cases, waaronder dat van het Joint Research Centre (JRC) van de Europese Commissie. Stephen Quest van het JRC verduidelijkt hoe theorie in de praktijk wordt omgezet.

Beluister hier het volledige gesprek met Olivier Van Duüren, Kristof Braekeleire en Stephen Quest, in het Engels, in vier delen:

Deel 1:

Deel 2:

Deel 3:

Deel 4:

• Quest legt uit wat zijn bedrijf doet: “Het Joint Research Centre (JRC) is het wetenschapsdepartement van de Europese Commissie. Wij doen de wetenschap die in een beleid wordt gegoten. Als je aan de problemen denkt waar beleidsmakers mee worden geconfronteerd, dan heb je wetenschap nodig om zeker te zijn dat dingen werken.”
• “Het JRC staat als case in het boek van Visual Senseformers omdat ik met Olivier en Kristof een aantal jaar aan een organisatorische transformatie van het JRC heb gewerkt, en we wilden de resultaten delen in het boek om hopelijk anderen te inspireren.”

De toekomst opbouwen

• “We kregen niet de zichtbaarheid en erkenning die we wilden”, herinnert Quest zich. “Ik wilde betere manieren vinden om op een meer flexibele, snelle manier te handelen om op deze uitdagingen te reageren. We moesten ons op zeer hoge snelheid aanpassen en reageren op nieuwe uitdagingen. Maar ik moest heel voorzichtig zijn bij het overnemen van de leiding van deze organisatie, om de machine niet te breken.”
• Van Duüren legt uit hoe Visual Senseformers in contact kwam met JRC: “Stephen stuurde ons een e-mail. Hij was drie maanden geleden met zijn nieuwe baan aan het JRC begonnen. Leidinggevenden hebben behoefte aan een soort klankbord. We bespraken hoe we de toekomst van het JRC opnieuw konden opbouwen en vormgeven. Hoe we konden helpen om Stephen voor te bereiden op de toekomst, maar ook om het JRC daadwerkelijk te transformeren voor de toekomst. En dus gingen we op een prestatiegerichte reis van een paar jaar.”

De ‘power question’

• Braekeleire: “Zodra je als bedrijf in beweging wil komen, willen mensen ook vaak snel overgaan tot het oplossen van problemen. Ze duiken er meteen in, en wij proberen hen te helpen. We proberen de dingen te versnellen, maar we proberen hen ook een stapje terug te laten doen om hen op een lijn te krijgen over de problemen die moeten worden opgelost en te voorkomen dat ze de verkeerde problemen oplossen.”
• “Om dat te doen, hebben we het concept van een ‘power question‘ bedacht. Na die ‘power question’ duiken we diep in de huidige realiteit om een goed beeld te krijgen van wat er gebeurt in het bedrijf of de organisatie, maar ook daarbuiten, en nemen we dit allemaal in overweging voordat we de volgende stappen zetten en het plan opstellen.”
• “We beginnen graag met één vraag die het probleem samenvat, omdat de eerste poging tot de ‘power question’ vaak veel elementen bevat. We proberen ons te richten op 1 of 2 zaken en die echt in een vraag te verwerken. Bij Visual Senseformers proberen we mensen te activeren en ze voor te bereiden op de gesprekken die we moeten voeren”, vertelt Braekeleire.

De Noordster staat centraal in de denkwijze van Visual Senseformers

• Centraal in het bouwen van het toekomstbeeld staat de Noordster, zoals Visual Senseformers het noemt. Van Duüren legt uit: We zijn afgestapt van een missieverklaring en een doel. Niemand begrijpt het verschil tussen die twee. Dus we hebben het simpel gehouden. We onderscheiden vier bouwstenen in het proces:
  • Wat is je doel? Waarom besta je?
  • Hoe ziet je succes eruit? Wat zijn je ambities?
  • Welke waarde bied je aan je interne en externe stakeholders?
  • Welke bedrijfscultuur heb je nodig om je doel te bereiken?
• Deze vier bouwstenen vormen samen de Noordster: “Als je een Noordster hebt, dient het als een kompas en stuurt het iedereen en elke actie die je onderneemt naar een bepaalde bestemming. En dan zal elke individu weten wat die aan het doen is. Maar aan de andere kant, als je dingen doet die niet bijdragen aan de Noordster, zou je dat in twijfel moeten trekken. De Noordster beantwoordt zowel het waarom als het wat tegelijkertijd”, aldus Van Duüren.

De brug laat je strategie werken

• Quest vervolgt de reis: “Zodra je je Noordster hebt vastgesteld, moet je uitzoeken hoe je daar daadwerkelijk gaat komen. En dan begin je aan je reis. Je gaat over de brug, wat Olivier en Kristof in het boek hebben beschreven. En om dat te doen, probeerden we het op te splitsen in behapbare brokken. Aan het begin hadden we de Noordster op het hoogste managementniveau vastgesteld. Op dit punt moesten we het middenkader erbij betrekken omdat zij de mensen zijn die echt de leiding nemen.”
• Braekeleire: “De brug is hoe je strategie laat werken, hoe je ervoor zorgt dat het waarom en het wat echt gebeuren. Er is een element van het heden, een element van de toekomst. Er zijn dingen die je moet blijven doen en dingen die je moet stoppen. We werkten samen met het JRC om dit te realiseren.”
• “In veel organisaties mislukken transformaties omdat men de cultuur onderschat. Bedrijven onderschatten hoe mensen zich gedragen, hoe ze denken en zelfs hoe ze zich voelen”, weet Van Duüren. “Dus proberen we de ideale omstandigheden te creëren om die dingen naar voren te laten komen, te voelen, te denken en te handelen. In het boek noemden we dat ‘Heartset’, ‘Mindset’ en ‘Action Set’, omdat dat de kernzaken zijn waarop we ons richten bij het aanpakken van cultuurverandering.”

De route letterlijk uitgestippeld

• Visual Senseformers werkt, zoals de naam al impliceert, erg visueel. Quest legt uit hoe dat voor zijn organisatie aanvoelde: “Het was behoorlijk nieuw voor ons. Een afbeelding zegt meer dan duizend woorden. De mogelijkheid om de discussies die we hadden te visualiseren, bracht op zijn minst twee significante voordelen met zich mee. Ten eerste hielp het ons om enkele behoorlijk complexe problemen te ontwarren, omdat je het letterlijk voor je uitgestippeld ziet. En ten tweede zond het een duidelijke boodschap uit binnen de organisatie dat we geïnteresseerd waren in het op een andere manier aanpakken van zaken.”
• “Mensen denken heel vaak: ‘Oh, het is visueel, dus het moet gewoon een soort teambuildingsoefening zijn.’ Dat is het niet. Het is heel serieus, maar het visualiseren ervan helpt echt om dingen te zien, in kaart te brengen en inzichten te verkrijgen”, zegt Braekeleire.
• “We wilden met dit boek praktijkvoorbeelden geven. Anders wordt het snel te theoretisch”, haalt Van Duüren aan. “We wilden laten zien hoe de methodes en aanpak van Visual Senseformers kunnen werken in het echte leven. En natuurlijk is het werk van Stephen niet af, het gaat verder. Maar hij heeft grote vorderingen gemaakt.”

(nd)