Key takeaways

• Werknemers hebben toegang tot informatie over arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie, kunnen verlofaanvragen indienen, nieuwe laptops aanvragen bij IT en hulp krijgen bij Microsoft 365-producten en -diensten in één gecentraliseerd platform.
• De mogelijkheden van de agent zijn in hoge mate aanpasbaar binnen Copilot Studio, waarbij gebruik wordt gemaakt van een reeks tools en gegevensbronnen, waaronder vooraf geconfigureerde sjablonen, workflows, gezaghebbende kennisbanken van SharePoint en koppelingen met HR- en IT-systemen zoals Workday, SAP en ServiceNow.
• De Employee Self-Service Agent stelt werknemers in staat om nauwkeurige en tijdige begeleiding te bieden, waardoor uiteindelijk de efficiëntie en tevredenheid worden verbeterd, met voordelen zoals snelle toegang tot bedrijfsbeleid, HR- en IT-ticketstatus, het garanderen van nauwkeurige informatie en het verminderen van de werklast en het opnieuw toewijzen van kosten voor HR- en IT-beheerders.

In de huidige AI-gedreven omgeving is het verbeteren van de werknemerservaring van het grootste belang voor HR- en IT-professionals. Om dit te bereiken introduceert Microsoft de Employee Self-Service Agent, een baanbrekende functie binnen Microsoft 365 Copilot die is ontworpen om HR- en IT-taken te stroomlijnen, waardoor snellere oplossingen en een gebruiksvriendelijkere ervaring mogelijk zijn.

Via zakelijke chats kunnen werknemers toegang krijgen tot informatie over arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie, verlofaanvragen indienen, nieuwe laptops aanvragen bij IT en zelfs hulp krijgen bij Microsoft 365-producten en -services, allemaal in één gecentraliseerd platform. De mogelijkheden van de agent zijn in hoge mate aanpasbaar binnen Copilot Studio. Beheerders kunnen gebruikmaken van een reeks tools en gegevensbronnen, waaronder vooraf geconfigureerde sjablonen, workflows, gezaghebbende kennisbanken van SharePoint en koppelingen met HR- en IT-systemen zoals Workday, SAP en ServiceNow. Daarnaast biedt het systeem een bibliotheek met op maat gemaakte antwoorden voor gevoelige onderwerpen, zodat er op de juiste manier mee wordt omgegaan.

Inspelen op uitdagingen van werknemers

Ondanks de vooruitgang op het gebied van AI hebben werknemers vaak moeite om de benodigde bronnen te vinden en kritieke HR- en IT-ondersteuningskwesties aan te pakken. Uit onderzoek blijkt dat een aanzienlijk percentage van de werknemers het een uitdaging vindt om snel toegang te krijgen tot bedrijfsinformatie en richtlijnen. Werknemers ondervinden vaak problemen bij het navigeren door meerdere werkruimten of hebben menselijke tussenkomst nodig voor taken als het inzien van secundaire arbeidsvoorwaarden, het aanvragen van ouderschapsverlof, het oplossen van problemen met laptops of het uitvoeren van diagnoses op Microsoft 365-producten en -services. Dit leidt tot frustratie, tijdverlies voor werknemers en meer administratieve lasten en kosten. HR leiders erkennen dit pijnpunt en zijn actief op zoek naar oplossingen.

Gartner benadrukt het groeiende belang van chatbots voor HR-dienstverlening en AI-gestuurde virtuele assistenten voor interne activiteiten als top use cases. Om deze uitdagingen aan te gaan, haalt de Employee Self-Service Agent relevant beleid en relevante bronnen op uit de kennisbronnen van een organisatie, waaronder Microsoft Graph (SharePoint, Teams, Outlook), en integreert hij gepersonaliseerde gegevens van HR- en IT-serviceproviders zoals Workday en ServiceNow via door Microsoft gebouwde connectoren. Dit creëert één betrouwbaar platform voor werknemers om hun meest voorkomende vragen op te lossen.

Werknemers versterken met AI-ondersteuning

De Employee Self-Service Agent betekent een grote sprong voorwaarts in de dienstverlening aan werknemers. Na de evolutie van eenvoudige interne zoekmachines naar HR-bots die antwoorden geven op basis van handmatig samengestelde vragen, staat nu AI-gebaseerde selfservice centraal. Medewerkers van Microsoft hebben de voordelen al ervaren, zo nam de nauwkeurigheid voor HR-gerelateerde antwoorden toe met 25 procent en nam het succespercentage voor IT-kwesties toe met 316 procent. De Employee Self-Service Agent is momenteel beschikbaar in een besloten preview voor geselecteerde klanten zoals Chevron, met een bredere beschikbaarheid gepland voor begin 2025.

De agent geeft werknemers meer mogelijkheden door accurate en tijdige begeleiding te bieden, waardoor uiteindelijk de efficiëntie en tevredenheid worden verbeterd. De belangrijkste scenario’s zijn onder andere:

Snelle toegang tot bedrijfsbeleid: Medewerkers kunnen snel bedrijfsbeleid van geautoriseerde bronnen vinden en begrijpen op basis van hun specifieke context (bijv. locatie), waardoor uitgebreid zoeken overbodig wordt.
Status van HR- en IT-tickets: Medewerkers kunnen eenvoudig de status van hun HR- of IT-tickets aanmaken en volgen op hetzelfde platform, waardoor het opvolgingsproces wordt gestroomlijnd.

Voordelen voor HR- en IT-beheerders

De Employee Self-Service Agent biedt voordelen voor HR- en IT-beheerders door de werkdruk in verband met veelvoorkomende taken te verlagen, de efficiëntie te verbeteren en bestaande investeringen te maximaliseren. De belangrijkste scenario’s zijn:

Zorg voor nauwkeurige informatie: Werknemers krijgen de juiste antwoorden op het juiste moment via vooraf ingestelde prompts en woordelijke antwoorden.
Werkdruk verlagen en kosten herverdelen: De agent handelt een aanzienlijke hoeveelheid HR- en IT-tickets af, waardoor agenten zich kunnen richten op meer strategische initiatieven.

De agent biedt een gestroomlijnde en veilige ervaring met applicaties van derden en de Microsoft Graph.

Wil je toegang tot alle artikelen, geniet tijdelijk van onze promo en abonneer je hier!