Artikel geschreven in samenwerking met timension.nl.
Wil je meer gedaan krijgen in minder tijd? Dan is het voorkomen van onnodige cognitieve belasting essentieel. Een moderne cursus time management legt daarom ook nadruk op het optimaal benutten van ons brein. Dit wordt ook wel “breinvriendelijk werken” genoemd. Dit artikel, met de inzichten van Bas Hoorn van Timension, een trainingsbureau dat innovatieve trainingen verzorgt op het gebied van effectief en efficiënt werken, laat zien hoe breinvriendelijk werken je productiviteit verhoogt. We bespreken hoe cognitieve belasting werkt en delen 10 krachtige technieken om efficiënter te werken.
Wat is cognitieve belasting en waarom moet je die vermijden?
Cognitieve belasting verwijst naar de mentale inspanning die nodig is om een taak uit te voeren. Elke beslissing, taakwissel of overbodige afleiding voegt extra belasting toe. Wanneer die belasting te groot wordt, kun je je minder goed concentreren en neem je minder effectieve beslissingen.
Hoe cognitieve belasting je werk beïnvloedt
Een overbelast brein zorgt voor:
- Meer fouten: Door te veel prikkels is het lastiger om nauwkeurig te werken.
- Lager energieniveau: Onnodige belasting put je uit en leidt tot vermoeidheid.
- Verminderde focus: Je springt van taak naar taak zonder echte vooruitgang.
Breinvriendelijk werken helpt je om je energie en focus beter te beheren. Je leert keuzes maken die jouw werk eenvoudiger en overzichtelijker maken. Hierdoor bereik je meer resultaat en haal je meer voldoening uit je dag.
Waarom breinvriendelijk werken je productiever maakt
Bas benadrukt dat breinvriendelijk werken niet alleen draait om wat je doet, maar ook hoe je werkt. Door je brein op de juiste manier te gebruiken:
- Blijf je langer geconcentreerd.
- Neem je efficiënter en beter beslissingen.
- Houd je energie over voor belangrijke taken.
Breinvriendelijk werken maakt het makkelijker om in een flow te raken. Deze staat van diepe concentratie helpt je sneller, beter en met minder moeite te werken. Door je brein te ontlasten, kun je je werkdag efficiënter indelen en haal je meer voldoening uit je werk.
Wat zegt de wetenschap over deze technieken?
De technieken die in dit artikel worden besproken, zijn niet alleen praktisch, maar worden ook ondersteund door wetenschappelijk onderzoek. Hier zijn enkele inzichten:
- Single-tasking en de Pomodoro-techniek: Onderzoek van de Stanford University heeft aangetoond dat multitasken de productiviteit met wel 40% kan verlagen. Zo helpt bijvoorbeeld de Pomodoro-techniek bij het behouden van focus en voorkomt mentale uitputting door regelmatige pauzes.
- Batching en tijdsblokken: Studies gepubliceerd in Journal of Experimental Psychology laten zien dat taken groeperen en werken in blokken de cognitieve belasting vermindert. Het brein hoeft minder vaak te schakelen tussen contexten, wat energie bespaart.
- Opgeruimde werkplekken: Volgens een studie van Princeton University leidt visuele rommel tot verminderde concentratie. Een georganiseerde werkplek vermindert de competitie om je aandacht en verhoogt je focus.
- Automatisering en implementatie-intenties: Een onderzoek gepubliceerd in Psychological Science benadrukt dat implementatie-intenties het succes van taakuitvoering verhogen, omdat ze de noodzaak om beslissingen te nemen tijdens de uitvoering minimaliseren.
Door deze wetenschappelijke inzichten toe te passen, werk je niet alleen efficiënter, maar zorg je er ook voor dat je brein optimaal presteert gedurende de dag.
10 time management technieken die je helpen cognitieve belasting te voorkomen
Hieronder deelt Bas 10 praktische technieken die direct toepasbaar zijn. Ze maken je werkdag eenvoudiger, overzichtelijker en effectiever.
1. Focus op één taak tegelijk
Multitasken lijkt handig, maar het maakt je juist minder effectief. Als je steeds tussen taken wisselt, raakt je brein overbelast. Kies daarom bewust voor single-tasking. Werk aan één taak, rond deze af en ga pas naar de volgende. Zo werk je sneller en met meer focus.
Tip: Gebruik de Pomodoro-techniek: werk 25 minuten gefocust aan één taak en neem daarna 5 minuten pauze. Dit bevordert diepe concentratie.
2. Gebruik een to-do-lijst met prioriteiten
Een to-do-lijst helpt om structuur te brengen in je werkdag. Maak onderscheid tussen wat urgent en wat belangrijk is, bijvoorbeeld met de Eisenhower-matrix. Door duidelijke prioriteiten te stellen, hoef je niet constant na te denken over wat eerst moet gebeuren.
Extra voordeel: Lijstjes zorgen ervoor dat je minder hoeft te onthouden. Taken proberen te onthouden is dom werk én cognitief belastend. Gebruik je brein voor slim werk!
3. Groepeer taken
Werk taken van een vergelijkbaar type achter elkaar af. Bijvoorbeeld: behandel e-mails op vaste momenten en plan vergaderingen op een specifiek dagdeel. Dit heet batching en voorkomt dat je steeds tussen taken schakelt. Zo bespaar je mentale energie.
Voorbeeld: Plan het beantwoorden van e-mails op twee momenten per dag: ’s ochtends en rond 15:00 uur. Zo voorkom je dat je constant wordt afgeleid.
4. Plan je dag in tijdsblokken
Een vaste structuur maakt je werkdag voorspelbaar. Time blocking is een methode waarbij je je dag indeelt in blokken van tijd voor specifieke taken. Dit voorkomt keuzestress en geeft je brein rust.
Tip: Reserveer ook tijdsblokken voor onverwachte taken. Dit geeft je ruimte om flexibel te reageren zonder je planning in de war te brengen.
5. Houd je werkplek overzichtelijk
Een opgeruimde werkplek leidt tot een opgeruimd hoofd. Zorg dat alles wat je nodig hebt binnen handbereik ligt en verwijder afleidingen. Dit vermindert visuele ruis en helpt je om gefocust te blijven.
Breinvriendelijk effect: Een opgeruimde werkplek vermindert stress en helpt je om je volledig te richten op de taak die voor je ligt.
6. Automatiseer repetitieve taken
Laat technologie voor je werken. Tools zoals Outlook en Google Workspace kunnen een groot deel van je werk automatiseren. Denk aan het instellen van automatische e-mailregels, takenlijsten of reminders. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook dat je onnodig over dingen hoeft na te denken.
Voorbeeld: Maak sjablonen voor veelgebruikte e-mails. Zo kun je met één klik een complete e-mail versturen zonder steeds opnieuw na te denken over de inhoud.
7. Gebruik implementatie-intenties
Een implementatie-intentie is een vooraf genomen beslissing. Bijvoorbeeld: “Als ik mijn e-mail heb afgehandeld, begin ik aan het rapport.” Dit helpt je om efficiënter door je taken heen te gaan zonder afgeleid te raken.
Voorbeeld: Zet in de takenlijst van Outlook of Google Calendar welke taken je wilt gaan uitvoeren. Groepeer ze, zoals beschreven in techniek 3, om je werkdag overzichtelijk en efficiënt te houden.
8. Elimineer afleidingen
Schakel meldingen op je telefoon en computer uit. Gebruik tools zoals een noise-cancelling koptelefoon om je af te sluiten van storende geluiden. Door je omgeving afleidingsvrij te maken, houd je meer mentale energie over voor belangrijk werk.
Breinvriendelijk effect: Minder afleidingen betekent meer focus en een langere concentratiespanne, wat je werkdag aanzienlijk productiever maakt.
9. Pas de 2-minutenregel toe
Kleine taken die minder dan twee minuten kosten, kun je meteen uitvoeren. Dit voorkomt dat ze zich opstapelen in je hoofd. Je houdt je brein vrij voor grotere, complexere taken.
Er is ook een andere reden: Het plannen van een taak die je in 2 minuten kunt voltooien duurt vaak langer dan 2 minuten. Dat is natuurlijk inefficiënt. Door het direct uit te voeren, bespaar je tijd én mentale energie.
10. Maak slim gebruik van tools
Effectief gebruik van tools zoals Outlook of Google Workspace kan veel handelingen automatiseren. Stel automatische agenda-afspraken in, gebruik sjablonen voor e-mails en creëer overzichtelijke mappenstructuren. Zo besteed je minder tijd aan organiseren en meer tijd aan echt werk.
Tip: Gebruik de categorie- of labelfunctie in tools om snel gerelateerde taken terug te vinden. Dit vermindert de tijd die je kwijt bent aan het zoeken naar informatie.
Wat kunnen we leren van twee oud-cursisten: Karina en Guus
Karina, aan ambitie geen gebrek
Karina werkte jarenlang als intercedente bij een bekende organisatie die zich richt op arbeidsbemiddeling. In die rol was ze gewend om reactief te werken: ze beantwoordde vragen van klanten, koppelde kandidaten aan vacatures en loste problemen op zodra ze zich voordeden. Ze hield van de dynamiek en snelheid van het werk en ze was er goed in. Een volgende stap in haar carrière kon dan ook niet uitblijven. Alles veranderde echter toen ze werd gepromoveerd tot salesmanager.
In haar nieuwe rol moest Karina niet alleen relaties met klanten onderhouden, maar ook tenders schrijven en strategische doelen bereiken. Ze merkte al snel dat haar oude manier van werken niet meer volstond. Ze voelde zich constant opgejaagd en had het idee dat ze tijd tekortkwam. Ondanks haar harde werk had ze aan het eind van de dag nooit het gevoel dat ze echt iets bereikt had.
Tijdens de cursus time management van Timension ontdekte Karina dat haar probleem niet zozeer tijdgebrek was, maar een gebrek aan focus. De trainer gaf haar ook het specifieke advies om time blocking toe te passen, een techniek waarbij je je dag indeelt in blokken van tijd voor specifieke taken. Karina besloot om dagelijks twee uur te reserveren voor het schrijven van tenders, zonder afleiding. Ze schakelde meldingen uit, sloot haar mailbox en zette haar telefoon op stil.
Het resultaat was verbluffend. Voor het eerst sinds lange tijd sloot Karina haar werkdag af met een voldaan gevoel. Ze ontdekte dat ze meer dan genoeg tijd had om haar werk af te krijgen, zolang ze haar focus maar bewaakte. Dankzij de training heeft Karina nu niet alleen meer controle over haar werkdag, maar ook meer plezier in haar werk. Ze kan haar tijd efficiënter indelen, waardoor ze niet alleen haar taken afkrijgt, maar ook energie overhoudt voor haar team en zichzelf.
Guus, een jong talent
Guus is cum laude als handelsingenieur afgestudeerd aan de Universiteit van Antwerpen. Zijn studie combineerde hij met het grootste gemak met een bestuursfunctie binnen een studentenvereniging. Het was geen verrassing dat hij als een jong talent werd aangenomen als managementtrainee bij een van de grootste banken in België. Aan motivatie en intelligentie had hij geen gebrek, maar Guus ontdekte al snel dat werken iets heel anders is dan studeren.
Als trainee moest hij veel ballen in de lucht houden: van het voorbereiden van presentaties tot het analyseren van data en het deelnemen aan vergaderingen. Guus wilde zichzelf bewijzen, maar merkte dat hij het moeilijk vond om zijn werk goed te organiseren. Vaak zat hij ’s avonds laat nog achter zijn laptop om taken af te maken die hij overdag niet had kunnen afronden.
Alles veranderde toen hij mee moest doen met een incompanytraining time management voor trainees van Timension. In eerste instantie was Guus sceptisch. Hij dacht: “Ik weet echt wel hoe ik SMART doelen formuleer en mijn agenda moet beheren! Wat kan ik nou nog leren?” Maar tijdens de training ontdekte hij hoe hij zijn werk nog veel efficiënter kon organiseren. Een van de meest waardevolle inzichten voor Guus was thematische batching, een techniek waarbij je vergelijkbare taken groepeert en achter elkaar uitvoert.
Guus besloot het toe te passen. In plaats van de hele dag heen en weer te schakelen tussen verschillende projecten, reserveerde hij specifieke tijdsblokken voor het verwerken van e-mails, het maken van analyses en het voorbereiden van presentaties. Het effect was direct merkbaar: hij kreeg meer gedaan in minder tijd en voelde zich aan het einde van de dag minder uitgeput.
Dankzij deze aanpak hoeft Guus niet langer over te werken. Hij heeft nu in de avonduren tijd om te sporten en om vrienden te zien, wat hem een betere balans tussen werk en privé oplevert. Bovendien merkt hij dat de kwaliteit van zijn werk is verbeterd. Door zich te concentreren op één type taak tegelijk, maakt hij minder fouten en neemt hij betere beslissingen. Guus is zijn werkgever dankbaar voor de kans om deze inzichten te leren en voelt zich nu sterker dan ooit in zijn rol als trainee.
De voordelen van breinvriendelijk werken
Door de juiste technieken toe te passen, merk je direct de voordelen van breinvriendelijk werken:
- Je blijft langer scherp en gefocust.
- Je voelt je minder gestrest.
- Je haalt meer voldoening uit je werkdag.
- Je maakt betere beslissingen omdat je brein niet overbelast raakt.
Conclusie: werk slimmer, niet harder
Onnodige cognitieve belasting voorkomen is een van de belangrijkste stappen naar een productieve werkdag. Met de 10 technieken in dit artikel kun je direct aan de slag. Kies een techniek die bij je past en merk hoe breinvriendelijk werken jouw werkdag verandert. Wil je meer leren over breinvriendelijk werken? Ontdek dan de trainingen van Timension, en zet de volgende stap naar een efficiëntere, effectievere werkstijl.