Met branded content van Reflex Online

Een vrije vergaderruimte zoeken terwijl de volgende afspraak al begint, een gereserveerde ruimte die leeg blijft of collega’s die niet weten welke zaal beschikbaar is. Het zijn kleine problemen die op een druk kantoor verrassend veel tijd kunnen kosten. Een room booking display bij de ingang van iedere vergaderruimte maakt de actuele status direct zichtbaar en helpt medewerkers om ruimtes beter te gebruiken.

Zo helpt een room booking display op kantoor

Een room booking display is een digitaal scherm dat bij of naast de deur van een vergaderruimte wordt geplaatst. Het scherm kan bijvoorbeeld de huidige reservering, beschikbaarheid en eerstvolgende afspraak tonen. Afhankelijk van het gebruikte systeem kunnen medewerkers vanaf het scherm ook een vrije ruimte reserveren of een reservering beëindigen.

Vooral bij kantoren met meerdere vergaderzalen wordt het verschil snel merkbaar. Zonder actuele informatie lopen medewerkers langs verschillende ruimtes of openen ze telkens hun agenda om te zien waar nog plek is. Met een zichtbaar display is die informatie beschikbaar op de plek waar de beslissing wordt genomen: bij de vergaderruimte zelf.

De zeven belangrijkste voordelen op een rij

De meerwaarde zit niet alleen in het tonen van reserveringen. Goed toegepast helpt een room booking display bij zowel het dagelijkse gebruik als het beheer van vergaderruimtes.

1. Je ziet direct welke vergaderruimte beschikbaar is

Een van de duidelijkste voordelen is direct zicht op de beschikbaarheid. Medewerkers hoeven niet eerst een agenda of reserveringssysteem te openen om te controleren of ze een ruimte kunnen gebruiken. Aan het scherm bij de deur is meteen te zien of de ruimte vrij of gereserveerd is.

Dat is vooral prettig voor korte, spontane overleggen. Stel dat twee collega’s tien minuten iets willen bespreken zonder anderen op de werkvloer te storen. Ze zien bij een vrije vergaderruimte direct of deze ook het komende halfuur beschikbaar blijft en voorkomen zo dat ze een geplande vergadering onderbreken.

2. Minder kans op dubbele boekingen

Onduidelijkheid over reserveringen kan voor vervelende situaties zorgen. Twee teams staan bijvoorbeeld op hetzelfde moment bij een ruimte en denken allebei dat zij deze hebben geboekt. Zelfs wanneer het achterliggende reserveringssysteem klopt, kan onduidelijkheid ontstaan als medewerkers niet direct kunnen zien wie de ruimte wanneer gebruikt.

Een display maakt de actuele planning zichtbaar bij de deur. Daardoor kunnen medewerkers vóór binnenkomst controleren of zij bij de juiste ruimte staan en hoe lang deze gereserveerd is. Dat vermindert discussies en voorkomt dat een vergadering onnodig wordt onderbroken.

3. Minder tijd kwijt aan het zoeken naar een ruimte

Op een groot kantoor kan het zoeken naar een beschikbare vergaderplek ongemerkt veel minuten kosten. Zeker rond populaire vergadertijden, zoals aan het begin van de ochtend of vlak na de lunch, lopen medewerkers soms van ruimte naar ruimte. Dat is verloren werktijd en zorgt bovendien voor onrust op kantoor.

Met displays voor room booking kan bij iedere vergaderruimte zichtbaar worden gemaakt wat de actuele reserveringsstatus is. Medewerkers kunnen daardoor sneller bepalen of een ruimte bruikbaar is. Vooral in combinatie met een centraal reserveringssysteem ontstaat zo een duidelijker proces voor zowel geplande als spontane afspraken.

4. Vergaderruimtes worden beter benut

Een ruimte kan op papier bezet zijn terwijl er in werkelijkheid niemand aanwezig is. Denk aan een vergadering die op het laatste moment niet doorgaat, maar waarvan niemand de reservering verwijdert. Andere medewerkers zien de ruimte vervolgens als bezet en zoeken ergens anders verder.

Bij systemen die het vrijgeven of beëindigen van een reservering ondersteunen, kan zo’n ruimte sneller opnieuw beschikbaar komen. Spreek binnen het bedrijf bijvoorbeeld af dat medewerkers een reservering annuleren zodra een overleg vervalt. Goede afspraken over gebruik zijn minstens zo belangrijk als de techniek zelf, omdat een scherm alleen betrouwbare informatie kan tonen wanneer reserveringen goed worden bijgehouden.

5. Meer rust rond vergaderruimtes

Een gesloten deur zegt weinig over wat er binnen gebeurt. Is de ruimte daadwerkelijk bezet? Is er een vertrouwelijk gesprek bezig? Of is iedereen al vertrokken terwijl de reservering nog een kwartier doorloopt? Zonder duidelijke statusinformatie gaan medewerkers sneller naar binnen of kloppen ze op de deur.

Een room booking display voorkomt een groot deel van die twijfel. Medewerkers kunnen buiten de ruimte zien of er een vergadering bezig is en wanneer deze volgens de planning eindigt. Dat vermindert onnodige onderbrekingen en is vooral prettig bij ruimtes die intensief door verschillende teams worden gebruikt.

6. Spontane vergaderingen zijn makkelijker te plannen

Niet ieder overleg staat dagen van tevoren in de agenda. Soms ontstaat tijdens het werk behoefte aan een kort gesprek met een collega, klant of projectteam. Juist dan wil je niet eerst uitgebreid zoeken naar een vrije plek.

Wanneer reserveren via het display mogelijk is, kan een beschikbare ruimte ter plekke worden vastgelegd. Zo voorkom je dat iemand anders dezelfde ruimte enkele minuten later reserveert terwijl het overleg al bezig is. Controleer bij de inrichting wel welke functies medewerkers echt nodig hebben, zodat het scherm eenvoudig te bedienen blijft en niet wordt gevuld met opties die nauwelijks worden gebruikt.

7. Een professionelere ontvangst voor bezoekers

Een georganiseerd reserveringsproces is niet alleen prettig voor medewerkers. Ook bezoekers, sollicitanten en externe partners merken het wanneer vergaderruimtes duidelijk zijn aangegeven en afspraken soepel verlopen. Een medewerker hoeft een gast dan niet langs verschillende zalen te begeleiden omdat de geplande ruimte onverwacht bezet blijkt.

De informatie op een display kan bovendien helpen bij de oriëntatie, bijvoorbeeld door de naam van de ruimte en de gereserveerde tijd weer te geven. Houd daarbij rekening met privacy en toon niet automatisch meer informatie dan nodig is. Een duidelijke zaalnaam en reserveringsstatus zijn in veel situaties al voldoende om bezoekers en medewerkers op weg te helpen.

Zo haal je meer uit room booking displays

De schermen werken het beste wanneer ze onderdeel zijn van één duidelijk reserveringsproces. Bepaal daarom vooraf hoe medewerkers een ruimte boeken, wijzigen en weer vrijgeven. Wanneer iedereen een andere werkwijze gebruikt, blijft de kans bestaan dat de informatie op het scherm niet overeenkomt met de werkelijkheid.

Kijk daarnaast goed naar de locatie van ieder display. Het scherm moet zichtbaar zijn voordat iemand de ruimte binnengaat en eenvoudig af te lezen zijn zonder de doorgang te blokkeren. Test na plaatsing ook met enkele medewerkers of de belangrijkste informatie in een paar seconden te begrijpen is.

Maak tot slot duidelijke afspraken over ongebruikte reserveringen. Laat medewerkers bijvoorbeeld een boeking verwijderen wanneer een vergadering niet doorgaat en voorkom dat ruimtes urenlang worden vastgelegd “voor de zekerheid”. Zo helpt de techniek niet alleen bij reserveren, maar ook bij het daadwerkelijk efficiënter gebruiken van kantoorruimte.