Manieren om de productiviteit te verhogen

Elke werkgever wil een zo hoog mogelijke productiviteit onder zijn werknemers proberen te verwezenlijken. Maar ook veel mensen willen zo productief mogelijk zijn als zij zich op de werkvloer bevinden. Aan de hand van onderstaande tips en adviezen kun je je productiviteit verhogen als je aan het werk bent. Je zult dan immers in staat zijn om elke werkdag vol tevredenheid af te sluiten, wetende dat je zo productief bent geweest dat je alles hebt bereikt wat je wilde en de geplande taken hebt weten te voltooien. Bovendien weet je dan ook dat je op een creatieve manier deze klussen hebt geklaard en daarbij niet alleen efficiënt, maar vooral ook goed gewerkt hebt. Nadat je deze conclusie hebt getrokken, zul je dan ook waarschijnlijk fluitend de deur van het bedrijf achter je sluiten.

In feite kun je dus stellen dat jij de ster kunt zijn in een film over productiviteit, in plaats van aan het eind van een werkdag achter een bureau te zitten dat nog steeds vol is gestapeld met onafgewerkte projecten en zo moe dat je je naar huis moet slepen. Op het ogenblik dat je deze laatste manier van werken niet ziet zitten, dan is de tijd trijp om een aantal drastische veranderingen door te gaan voeren. De meeste werknemers zijn overigens niet zo productief als ze eigenlijk graag zouden willen zijn, en wel om een tweetal redenen:

het hebben van slechte gewoonten die hun productiviteit op de werkplek ondermijnen;
het meer reactief dan proactief zijn en een groot deel van de werkdag doorbrengen met het reageren op problemen en het vinden van oplossingen daarvoor.

De oplossing is echter vrij eenvoudigs; je dient immers je slechte gewoonten af te zweren en deze reactieve patronen te vervangen door goede gewoonten waardoor je je meer proactief op zult stellen en de touwtjes weer in eigen hand kunt nemen op een werkdag.

Door onderstaande tips en adviezen ter harte te nemen over de manier waarop je de productiviteit weer kunt verhogen, zul je nog betere resultaten kunnen bereiken dan je aanvankelijk had durven dromen.

Voer de meest lastige taken uit op momenten dat je op je best bent.

Er worden eindeloos veel adviezen gegeven die bedoeld zijn voor mensen die niet mentaal in het slob willen raken bij het uitvoeren van hun taken, zoals het beantwoorden van e-mails of andere routineklusjes in de ochtend. In plaats van met dit soort taken je werkdag te beginnen, kun je er namelijk ook voor kiezen om een klus te klaren die het meeste zal eisen van je creativiteit, zeker als je een ochtendmens bent, is dit een prima manier om van start te gaan. Indien je meer een nachtbraker bent, dan is dit uiteraard niet van het meest ideale plan als je goed werk af wilt leveren. In alle gevallen kun je er echter vanuit gaan dat je productiviteit het meest gebaat is bij het focussen op jezelf tijdens het begin van een werkdag.

Je kunt je dag bijvoorbeeld van start laten gaan zonder direct je e-mails te gaan bekijken als je op je werk bent gearriveerd en op de eerste plaats ervoor zorgen dat je goed hebt ontbeten, het nieuws door hebt genomen, even hebt gemediteerd of wat lichamelijke oefeningen hebt gedaan. Dit zal er immers voor zorgen dat je de nodige brandstof voor een productieve dag hebt kunnen vergaren. Het punt is dus dat je je meest veeleisende taken moet uitvoeren in de tijd dat je persoonlijk het meest productief bent, maar wanneer dat moment is aangebroken, zal voor iedereen anders zijn.

Stop met het uitvoeren van meerdere taken tegelijkertijd

In tegenstelling tot wat nog steeds veel mensen denken is multitasking een ware productiviteitskiller. Uit onderzoek is namelijk vast komen te staan dat de productiviteit kan verminderen door een mentale blokkade van wel 40 procent die ontstaat doordat je van taak gaat wisselen en daarnaast zal het uitvoeren van meerdere taken op hetzelfde moment je IQ kunnen verlagen. In een studie van de Universiteit van London verlaagde het IQ met wel 15 punten toen mannen gingen multitasken en konden hun gemiddelde scores gelijk worden gesteld met die van 8-jarige kinderen.

Nog meer bewijs wordt geleverd door een studie van de Universiteit van Sussex die aangeeft dat multitasken zelfs fysiek schade aan je hersenen toe kan brengen. De studie heeft aan het licht gebracht dat wanneer de deelnemers verslaafd zijn aan het gebruik van meerdere apparaten tegelijkertijd dit tot gevolg heeft dat de dichtheid van de grijze stof een gedeelte van de hersenen (anterior cingulate cortex) heeft verminderd. Dit deel van de hersenen is gekoppeld aan de emotionele controle en speelt eveneens een rol bij de besluitvorming, empathie en de manier waarop je zult reageren op beloningen.

Het is dus duidelijk dat je direct dient te stoppen met multitasken. In plaats daarvan dien je je productiviteit drastisch te verhogen door je te focussen op slechts één taak en hier je volle aandacht aan te geven alvorens je verder gaat met iets anders. Op het moment dat je concentratie zich gaat verleggen naar iets anders, zoals wanneer je naar een ander scherm gaat kijken, dien je na te gaan denken over het belang van het behoud van al je kleine grijze cellen en de verleiding van multitasking te weerstaan.

Stel elke avond een to do list Damen voor de volgende werkdag

To do list zijn van onschatbare waarde als je op zoek bent naar hulpmiddelen om je productiviteit te vergroten. Je hebt hiermee immers een duidelijk overzicht van alle taken die gedaan moeten worden, je kunt je dus beter focussen en jezelf uiteindelijk belonen met een voldaan en tevreden gevoel als je alles correct af hebt weten te ronden die op je lijstje stonden. Eigenlijk zou dus iedereen standaard to do lists dienen te gebruiken. Door elke avond voordat je gaat werken je to do lists op te stellen of aan te passen, hoef je bovenal geen tijd te verspillen aan het inplannen van taken aan het begin van een werkdag. Het gebruik van to do lists is dan ook een prima manier om goed uit de startblokken te komen en je productiviteit te verhogen.

Op het ogenblik dat je echt je productie op wilt gaan voeren, dan zijn er meerdere productiviteithacks die je een stuk sneller je doel laten bereiken, zoals:

Door de avond van te voren je to do list voor de eerstvolgende werkdag met iemand te bespreken. Wanneer je elke keer slechts 10 minuten kort even door de taken van de volgende dag te lopen, kun je de productiviteit al enorm verhogen omdat je dan min of meer wordt gedwongen om ook na te gaan denken over de manier waarop je deze uit gaat voeren. Hoewel de lijst op zich niet wordt veranderd, kun je toch het gevoel krijgen dat je al een bepaald deel van het werk is gedaan. De volgende dag, is het enige wat je nog hoeft te doen: de taak even doornemen en tot uitvoer brengen.

Het afvinken van taken op je to do list zal, ongeacht het aantal items, je een goed gevoel geven op het ogenblik dat je deze allemaal af het kunnen ronden. Je zult echter nooit toe kunnen treden tot de gelederen van de uitblinkers ten aanzien van de productiviteit als je geen moeite hebt gedaan om deze te voltooien. Je zult dan ook voldoende aandacht moeten geven aan de productiviteitseisen. Zo kan het bijvoorbeeld nodig zijn om de productie te verhogen door de uitbreiding van het aanwezige materiaal of machinepark binnen een bedrijf. Om te kunnen zorgen voor een verhoging van de productiviteit dien je bepaalde eisen te stellen en je goed te focussen zodat je het aantal opties kunt verkleinen. Iedere avond zul je dus je to do list moeten gaan beoordelen en jezelf steeds de volgende twee vragen te stellen;

Wat zijn de belangrijke taken die op deze lijst worden genoemd?
Hoeveel van deze belangrijke taken kan ik, realistisch gezien, verwezenlijken of ten minste een aanzienlijke vooruitgang mee boeken, de volgende dag?
Delegeren op de juiste manier om de productiviteit te kunnen verhogen. Alleen dan kun je spijkers met koppen slaan. Op het moment dat je eenmaal begonnen bent met het op een correcte manier delegeren van je werk, dan zul je verstelt staan hoe veel sneller en gemakkelijker je taken uitgevoerd kunnen worden. Voor veel managers en zakenmensen is delegeren net zoiets als een ijsbeer die in een ijszee gaat zwemmen; ze storten zich vol enthousiasme op hun werk om er dan met nog meer enthousiasme snel weer uit te springen.

De reden hiervan kan simpel worden verklaard aan de hand van de meest voorkomende klacht ten aanzien van het delegeren. Door het werk te delegeren zal een manager of ondernemer nog meer te doen krijgen; er moet immers ook toezicht worden gehouden op de werkzaamheden die een ander uitvoert, alsmede het werk dat tot hun eigen dagelijkse takenpakket behoort. Dit is dan ook het punt waar het misgaat bij de meesten: als je namelijk een taak uit handen geeft aan iemand anders en hem, of haar, vervolgens nauwlettend in de gaten moet houden terwijl het werk wordt gedaan, dan ben je bezig met zogenaamd micromanagement in plaats van met delegeren.

Op het moment dat je echter goed kunt delegeren, dan zul je meer tijd kunnen besteden aan je eigen werkzaamheden. De sleutel is dan ook om taken toe te wijzen aan de juiste personen, een persoon waarvan je weet dat hij, of zij, over de vaardigheden beschikt om het werk te doen en die je vol vertrouwen het werk zelfstandig uit kunt laten voeren, zonder hier voortdurend een oogje op te houden. Indien je niet gewend bent om te delegeren en (in het meest erge geval) alle touwtjes zelf in handen wilt houden, dan zal het zeker een tijdje duren voordat je hieraan gewend suilt zijn. Maar zodra je deze truc wel onder de knie hebt, dan zul je versteld staan hoeveel productiever je wordt, je bent dan immers veel vrijer om je te richten op wat werkelijk nodig is en de taken waar je zelf aan wilt werken.

Hoewel je personeel hebt waar je taken aan kunt toevertrouwen, mag je toch zeker niet vergeten dat uitbesteding soms even goed kan werken. Dit geldt niet alleen in je privéleven, maar zeker ook als je een bedrijf runt. In bepaalde gevallen is het immers een stuk goedkoper als je iemand inhuurt om op je kinderen te passen of om een marketingplan op te stellen, in plaats van deze taak op je eigen schouders te nemen.

Voorkom dat je wordt afgeleid van je werkzaamheden is een advies dat erg waardevol is als je je productiviteit op de werkvloer wilt verhogen. Er zijn slechts een paar dingen die er werkelijk toe zullen doen. Je zult dus moeten leren om deze zaken direct te herkennen zodat je je energie daar volledig in kunt steken. Daarnaast zullen dingen direct duidelijk zijn voor je omdat ze overal om je heen aanwezig zijn en je aandacht al snel op zullen eisen. Vanwege het feit dat je deze zaken meteen opmerkt, is de verleiding groot om hier direct al je aandacht aan te schenken. Toch dien je dit soort taken te negeren en echt belangrijke werkzaamheden voorrang te geven. Hoewel je kunnen focussen van cruciaal belang zal zijn, is het eveneens essentieel dat je in staat bent om minder urgente taken te herkennen en tijdelijk opzij te leggen.

Voor een heleboel mensen zijn vooral zaken zoals social media en e-mails belangrijke afleidingsfactoren op de werkvloer. Om echter productief te kunnen zijn, moet je je leren afsluiten voor de prikkels van dit soort afleidingen. Dit kun je bijvoorbeeld doen door meldingen van inkomende e-mails en andere berichten uit te schakelen wanneer je je volledige concentratie nodig hebt voor andere zaken. Je zult dus de tijd dat je bezig bent met sociale media en e-mails dienen te beperken, zelfs als je een Facebook of Twitter verslaafde bent. In dat laatste geval zul je jezelf een vast aantal minuten per dag toe moeten staan om hier aandacht aan te geven. Deze momenten dienen uiteraard pas benut te worden nadat je één of meerdere belangrijke taken hebt weten te volbrengen.

Plan telefoontjes die je wilt gaan plegen. Niet iedereen heeft namelijk de beschikking over een eigen secretaresse die binnenkomende telefoontjes aanneemt en uitgaande belletjes voor je pleegt. Je zou dan immers je met andere zaken bezig kunnen blijven houden. Wanneer je zelf verantwoordelijk bent voor binnenkomende- en uitgaande telefoongesprekken, dan dien je deze op een juiste manier te beheren en zo een enorme stijging kunnen waarnemen van je productiviteit.

Je kunt om te beginnen om je telefoon uit te schakelen, mits je geen belangrijk telefoontje verwacht, zodat je kunt blijven werken aan een project dat je volledige aandacht nodig heeft. Vervolgens kies je een bepaalde tijdspanne waarin je al je uitgaande telefoongesprekken af gaat handelen. Hierbij dien je echter rekening te houden met het feit dat je deze gesprekken zo kort mogelijk dient te houden om niet onnodig veel tijd verloren te laten gaan aan niet relevante praatjes.

Als je aan iets werkt dat niet je volledige aandacht nodig heeft, dan kun je met een gerust hart je telefoon opnemen en een gesprek beantwoorden; zo kun je immers juist weer tijd besparen omdat er niemand teruggebeld hoeft te worden op een later tijdstip. Door inkomende telefoontjes op een juiste manier af te handelen kun je de tijd besparen in plaats deze te verspillen.

Wissel werktijd af met ontspanning omdat lichamelijke activiteit de werking van je hersenen zal verbeteren en dat komt uiteraard ook je productiviteit ten goede. Hoewel je (terecht) zou kunnen veronderstellen dat een krachtigere werking van je hersenen zorgen voor een betere concentratie, meer creativiteit en het sneller leren van nieuwe dingen, zul je wellicht niet beseffen dat lichamelijke oefening de affectieve vaardigheden van je hersenen eveneens laat toenemen. Dit laatste betekent dat het je makkelijker af zal gaan om goed met andere mensen om te gaan.

Een studie van de Leeds Metropolitan Universiteit heeft aan weten te tonen dat 65 procent van de werknemers die tijdens de lunchpauze gebruikmaken van de sportschool binnen hun bedrijf, productiever waren en betere persoonlijke omgang hadden met hun collega’s dan de mensen die dit achterwege lieten.

Daarnaast is uit een studie van de universiteit van Stockholm gebleken dat het wijden van je werktijd aan lichamelijke activiteit tot een hogere productiviteit zal leiden. Het interessante aan deze studie is bovendien dat de deelnemers net zo )of zelfs meer) productief waren tijdens hun kortere werktijd. Kortom, het is de hoogste tijd om deze adviezen ter harte te nemen en regelmatig aan lichaamsbeweging te gaan doen.

In plaats van lichamelijke oefeningen te zien als iets wat je om jezelf te plezieren, omdat je dan bijvoorbeeld even niet bezig hoeft te zijn met je werk, dien je fysieke activiteiten te gaan beschouwen als onderdeel van het werk zelf. Het alternatief is immers: het minder snel verwerken van informatie, het vaker vergeten van dingen en het snel gefrustreerd raken, zal je minder effectief maken op de werkvloer en bovendien moeilijker in de omgang met je collega’s laten zijn. Zelfs als je geen sportschool binnen je bedrijf hebt, kun je nog steeds lichamelijke oefeningen doen op het werk.

Optimistisch zijn zal je helpen om productiever te worden vanwege het feit dat gelukkige mensen effectiever aan de slag gaan. Een viertal studies van de Universiteit van Warwick heeft aangetoond dat de deelnemers die gelukkiger waren een productiviteit hadden die 12 procent hoger lag dan die van personen die zich niet zo voelden. Een studie van de universiteit van Maastricht over optimisme en de prestaties in callcenters heeft aan het licht gebracht dat optimisten in de geteste groep beter scoorden en meer omzet en bonussen wisten binnen te halen.

Nu in deze laatste studie waren het alleen de optimisten die meer succes lieten zien. De onderzoekers definiëren een optimistische aard als het hebben van algemene verwachtingen van goede versus slechte resultaten in het leven.

Dus als je van nature geen optimistisch persoon bent, dan is dit het soort optimisme dat je wilt ontwikkelen en dat gaat je absoluut lukken.

Onderzoek dat uit is gevoerd door Shawn Achor waar bepaalde belastingmanagers werd gevraagd om dagelijks één van de vijf activiteiten uit te voeren voor de duur van drie weken, heeft uitgewezen dat binnen de experimentele groep was nog sprake was van significant hogere scores ten aanzien van het optimisme en tevredenheid met betrekking tot het leven, niet alleen direct na de uitvoering van het experiment, maar zelfs vier maanden later, toen ze nog een keer werden getest.

De meest effectieve van de vijf taken die werd gevraagd om uit te kiezen was het hebben van een positieve interactie met mensen binnen hun sociale ondersteunende netwerk.

En de meest directe weg naar geluk heeft deze onderzoeker gevonden tijdens later onderzoek en was het resultaat van het aanbieden van sociale ondersteuning aan anderen. Sociale ondersteunende mensen die nodigden bijvoorbeeld collega’s uit voor de lunch en hun georganiseerde activiteiten op de werkvloer zorgden daarnaast ervoor dat ze 10 keer meer kans hadden om te worden betrokken bij het werk dan de personen die zichzelf meer afzijdig hielden; ze hadden 40 procent meer kans om gepromoveerd te worden.

Zorg voor genoeg slaap en een goede nachtrust en voorkom zo dat je op de werkvloer indommelt, gewoonweg omdat je niet anders kan. Elke werkdag dien je immers vroeg in de ochtend al op weg te gaan, je maakt vervolgens lange werkdagen en hebt vaak ook nog eens te maken met te veel verantwoordelijkheden thuis. In de praktijk betekent dit dat steeds meer mensen niet de (nacht)rust krijgen die ze eigenlijk wel nodig hebben.

Iedereen weet inmiddels wel dat niet genoeg slaap negatieve effecten heeft op de prestaties die geleverd dienen te worden. Gebrek aan slaap vermindert immers je concentratievermogen, je werkgeheugen, je vermogen om nauwkeurig te rekenen en logisch te redeneren. Vanwege het feit dat de prefrontale cortex bijzonder gevoelig is voor slaapgebrek zullen taken die logisch redeneren of een complexe manier van denken nodig hebben het meest aan worden getast.

Wat je je misschien niet realiseert, is dat er maar één nacht met een tekort aan slaap zich aan hoeft te dienen om tot grote tekorten te lijden ten aanzien van de eerder genoemde mogelijkheden. Je dient zelfs bijzondere aandacht te schenken aan dit fenomeen als je voortdurend meer dan 40 uur per week aan het werk bent/ Een mens is namelijk maar in staat om productief te zijn tot ongeveer 40 uur per week. Daarna zal de productiviteit van de meeste mensen echter gestaag gaan dalen omdat vermoeidheid parten gaat spelen en er fouten zullen worden gemaakt. Het gevolg is dan ook dat je extra uren moeten gaan werken om de gemaakte fouten weer recht te kunnen zetten. Een werkweek van vijftig tot zestig uur is om die reden dan ook vrijwel zinloos.

Het is dus zaak dat je elke nacht voldoende slaapt, en voor de meeste mensen betekent dit zeven tot negen uur per nacht (voor een volwassene tussen de 26 en de 64 jaar). Op het ogenblik dat je niet zoveel slaap krijgt, dan kan een dutje overdag echt zeer gunstige gevolgen hebben voor je productiviteit.

Een laatste tip voor meer productiviteit tip, maar zeker niet de minst belangrijke, is dat je altijd optimaal voor jezelf moet zorgen. Voldoende slaap en lichaamsbeweging zullen om die reden een vast onderdeel van je dagelijkse routine moeten worden zodat je dag in, dag uit, op je best zult zijn en het meest productief kunt blijven. De andere essentiële zaken die een positief effect hebben op je positiviteit weet je waarschijnlijk al, maar toch willen we deze even noemen:
- Eet altijd gezond en zorg voor een gevarieerd dieet,
- Drink dagelijks voldoende water.
- Stop direct met slechte gewoonten, zoals roken, te veel alcohol drinken of drugs gebruiken, maar ook het omgaan met mensen die een negatieve invloed op je hebben.
- Wees aardig voor jezelf en andere mensen.
- Neem elke dag de nodige tijd voor jezelf en doe iets dat niet alleen gezond, maar ook ontspannend, voor je is.

Hoe gezonder je namelijk bent, hoe productiever je kunt zijn (zowel thuis als op het werk)en hoe meer tijd je hebt om leuke dingen te doen.