Nu het coronavirus stevig om zich heen slaat, en de federale regering thuiswerken als norm ziet, maken veel werknemers hun intrede in die wondere wereld. Wij helpen u graag een handje met een lijstje aan thuiswerktips.
Als we de coronacrisis ergens dankbaar voor moeten zijn, is het de opwaardering van thuiswerk. Voor de Nationale Veiligheidsraad deze verplichting afkondigde, werkte amper 22 procent van de Belgische werkenemers één of meerdere dagen per week thuis. Dat blijkt uit cijfers van verkeersinstituut Vias. Nu ligt dat aantal ongetwijfeld een pak hoger. Vandaar enkele tips, opgedeeld in drie thema’s.
1) Om het mentaal leefbaar te houden
Meerdere werkdagen thuis aan de slag gaan, zonder collega’s én vooral zonder directe leidinggevende in de buurt, dat kunt u op zijn minst ongebruikelijk noemen. Thuiswerken staat of valt met vertrouwen tussen werkgever en werknemer. Om het voor uzelf, als werknemer leefbaar te houden, zijn er enkele tips:
- Als u niet moet pendelen, is het toch belangrijk om in beweging te blijven. Doe eens een wandeling, sta recht tijdens het bellen, ga even sporten tussendoor. Aansluitend: ook thuis is het toegestaan om pauzes te nemen.
- Probeer een lijn te trekken tussen het werk en de privésfeer, ook al is die er fysiek niet meer. Een aparte werkplek kan handig zijn, net als een planning. Het is ook aangeraden om na uw werkuren niet meer actief te zijn.
- Gezien het feit dat de situatie een tijdje kan aanhouden, houdt u best contact met uw collega’s. De communicatie moet ook niet altijd werkgerelateerd te zijn.
- De aanwezigheid van kinderen kan de zaken bemoeilijken: u kan – mits glijdende werkuren – overwegen om te werken op tijdstippen wanneer de kinderen slapen. Als u een ochtend- of een avondmens bent, is dat meteen mooi meegenomen.
- Een wel zeer praktische tip is om niet in pyjama te werken. Door gewone kledij aan te trekken, komt u sneller in werkmodus en zou u zich productiever voelen. Bovendien zal u vaker bewegen doorheen de dag.
2) Handige hulpmiddelen
Wanneer u op de bedrijfsvloer bent, kan u makkelijk langslopen bij collega’s om te overleggen of een teamvergadering beleggen. Maar bij een quarantaine- of thuiswerksituatie is dat natuurlijk moeilijker. Tegenwoordig bestaan er verschillende tools om die problemen (deels) op te vangen:
- Slack: deze zakelijke chatapplicatie verzorgt de communicatie tussen collega’s, zowel rechtstreeks als in groepen (de zogenaamde channels). Er kunnen ook externe applicaties, zoals Outlook of Google Calendar, aan gekoppeld worden. Bellen kan hier enkel betalend.
- Google Hangouts: dit platform voorziet in chatmogelijkheden, telefonie en videoconferenties. Videobellen kan gratis, tot maximaal 10 deelnemers. Google overtuigt momenteel alle zakelijke gebruikers om over te stappen op Hangouts Meet.
- Microsoft Teams: dit is het samenwerkingsplatform van softwaregigant Microsoft, uiteraard bekend van Word, Excel en PowerPoint. Vandaar is er dus een logische koppeling met courante kantoorsoftware, net als met Skype. In de zomer van 2021 volgt er een inkanteling van Skype for Business in Microsoft Teams. De consumentenversie blijft afzonderlijk bestaan (zie onder).
- Skype: het meest bekende programma om te videobellen via internet. Het woord ‘skypen’ heeft het zelfs tot woordenboek Van Dale geschopt. Er zijn ook hier mogelijkheden om te chatten, bestanden te delen en de limiet ligt op maximaal 50 deelnemers.
Daarnaast blijven ook de gewoonlijke communicatiemiddelen, zoals e-mail, gsm of vaste telefoon voorhanden. Werkgevers denken best goed na over welke tools ze allemaal inschakelen. Een WhatsApp-groep aanmaken, is een minder goed idee, want dat geldt vooral als een allesomvattend communicatiemiddel en zo vervaagt de grens tussen werk en privé.
3) Veiligheid boven alles
Thuiswerken houdt onvermijdelijk in dat u een beroep doet op uw persoonlijk thuisnetwerk. Dat lijkt onschuldig, maar is het niet helemaal, want die zijn meestal minder beveiligd. En dan is er nog de privacykwestie bij videobellen. Ethisch hacker Inti De Ceukelaire wees op Twitter al het gevaar van screenshots delen. ‘In de meeste gevallen staat de link er mee op en kan iedereen meeluisteren naar je vergadering of groepsgesprek.’
Als niet alle software gewoon online voorhanden is, kunt u in de meeste ondernemingen een verbinding opzetten met de bedrijfssystemen. Zo’n verbinding heet een ‘virtual private network’ (VPN), wat te omschrijven valt met een beschermde connectie tussen uw laptop en het bedrijfsnetwerk.
‘Werken met een VPN is veiliger, want het principe van whitelisting wordt toegepast. Je kan het vergelijken met een strenge uitsmijter voor de deur van een club: als je IP-adres niet op de lijst staat, mag je er niet in’, zegt privacy-expert Daniel Markuson van NordVPN, een provider van zo’n verbindingen. Hoe dat concreet werkt, is afhankelijk van bedrijf tot bedrijf.
Lees ook: