E-facturatie: van wettelijke verplichting naar strategische kans voor ondernemers

De overstap naar e-facturatie komt steeds dichterbij. Vanaf 2026 wordt het verplicht in België, waardoor bedrijven en accountants hun facturatieprocessen moeten digitaliseren. Hoewel deze verandering door velen als een technische verplichting wordt gezien, biedt ze een unieke kans om administratieve processen efficiënter, betrouwbaarder en toekomstbestendig te maken. Door de juiste tools in te zetten, kunnen ondernemers niet alleen voldoen aan de nieuwe wetgeving, maar ook aanzienlijke tijd besparen en hun cashflow optimaliseren.

Visma, een ecosysteem voor digitale innovatie

Visma is een toonaangevende speler op het gebied van bedrijfssoftware en digitalisering en biedt oplossingen die ondernemers en accountants ondersteunen bij administratieve processen. Eén van de business units binnen Visma is Yuki, een bedrijf dat gespecialiseerd is in geautomatiseerde boekhoudsoftware en dat volledig is voorbereid op de nieuwe verplichtingen rond e-facturatie. Door deel uit te maken van de Visma-groep geniet Yuki van toegang tot een breed netwerk van expertise, technologie en beveiligingsstandaarden. Dit stelt het bedrijf in staat om ondernemers en accountants niet alleen compliant te maken met de nieuwe regelgeving, maar hen ook te helpen om hun bedrijfsvoering strategisch te optimaliseren.

Binnen Visma, is Yuki een business unit die zich specialiseert in geautomatiseerde boekhoudsoftware. Daarnaast is er Lucy, een platform binnen hetzelfde Visma-ecosysteem, dat e-facturatie nog toegankelijker maakt voor ondernemers. Beide oplossingen helpen bedrijven om efficiënter te werken en zich voor te bereiden op de verplichte e-facturatie.

Volgens Philippe Kimpe, oprichter van Lucy en e-facturatie expert binnen de Visma-groep, zien veel bedrijven e-facturatie nog steeds als een administratieve last, terwijl het eigenlijk een gamechanger is. Hij merkt op dat de grootste uitdaging voor ondernemers is dat ze deze verandering vaak als een puur technische verplichting zien, terwijl het in werkelijkheid een kans is om hun administratie efficiënter en toekomstbestendig te maken. Vandaag werken veel KMO’s nog met papieren facturen, PDF- of Excel-bestanden, wat foutgevoelig en tijdrovend is. De overgang naar gestructureerde elektronische facturen, zoals vereist door de nieuwe wetgeving, vraagt niet alleen om een technologische aanpassing, maar ook om een mentaliteitsverandering.

Voor accountants ligt de uitdaging elders. Zij worden geconfronteerd met een wildgroei aan systemen die door hun klanten worden gebruikt, waardoor het moeilijk is om een uniforme werkwijze te hanteren en processen te standaardiseren. Tegelijkertijd moeten accountants hun interne systemen aanpassen om te voldoen aan de wettelijke eisen. Daarbij zijn ze vaak het eerste aanspreekpunt voor ondernemers met vragen over compliance, wat betekent dat ze niet alleen hun eigen processen op orde moeten hebben, maar ook als gids moeten optreden voor hun klanten.

De voordelen van e-facturatie voor ondernemers en accountants

E-facturatie brengt aanzienlijke voordelen met zich mee voor zowel ondernemers als accountants. Voor ondernemers betekent de digitalisering van facturatie dat facturen sneller en efficiënter verwerkt kunnen worden. Waar vroeger handmatig gegevens moesten worden ingevoerd, zorgt e-facturatie voor een volledig geautomatiseerd proces. Dit leidt tot minder fouten, snellere betalingen en een verbeterde cashflow. De tijd die ondernemers besparen, kunnen ze gebruiken om zich te focussen op hun kernactiviteiten en verdere groei.

Voor accountants betekent e-facturatie een enorme tijdsbesparing en een verhoogde efficiëntie. Doordat facturen consistent en gestructureerd worden aangeleverd, kunnen accountants zich minder bezighouden met administratieve verwerking en meer focussen op hun rol als strategisch adviseur. Dit biedt hen de mogelijkheid om realtime inzicht te geven in de financiële gezondheid van een bedrijf en om proactief advies te bieden rond btw-compliance.

Hoe Yuki ondernemers ondersteunt bij de overgang naar e-facturatie

Yuki speelt een voortrekkersrol in geautomatiseerde boekhoudsoftware en is volledig voorbereid op de verplichting rond e-facturatie. Een van de belangrijkste voordelen van Yuki is de volledige integratie met Peppol, het netwerk dat wordt gebruikt voor de uitwisseling van gestructureerde elektronische facturen. Dit betekent dat ondernemers eenvoudig compliant kunnen zijn zonder zich zorgen te maken over de technische details.

Daarnaast automatiseert Yuki het volledige facturatieproces. Inkomende facturen worden automatisch herkend, geboekt en gekoppeld aan de juiste grootboekrekening zonder menselijke tussenkomst. Voor accountants zorgt dit voor een aanzienlijke tijdsbesparing en een grotere consistentie in de administratie. Wat Yuki daarnaast onderscheidt, is dat ondernemers geen technische kennis nodig hebben om met het systeem aan de slag te gaan. Het proces is intuïtief en toegankelijk, waardoor bedrijven zich kunnen richten op hun groei in plaats van op hun administratie.

Binnen hetzelfde Visma-ecosysteem speelt Lucy een cruciale rol in het toegankelijk maken van e-facturatie. Dit platform werd ontworpen met eenvoud en gebruiksgemak als uitgangspunt, zodat ondernemers zonder technische kennis moeiteloos hun facturen kunnen aanmaken, verzenden en beheren. Het Peppol-netwerk zorgt ervoor dat facturen veilig en snel naar klanten worden verstuurd. Daarnaast kunnen inkomende facturen eenvoudig worden verwerkt en gecontroleerd, terwijl overzichtelijke dashboards ondernemers in één oogopslag realtime inzicht geven in hun facturatiestromen.

De kracht van Visma: innovatie en veiligheid als speerpunten

Door onderdeel te zijn van Visma heeft Yuki toegang tot een schat aan expertise en technologische innovatie. Dit biedt klanten verschillende voordelen. Visma investeert continu in onderzoek en ontwikkeling, waardoor Yuki altijd vooroploopt in nieuwe ontwikkelingen en regelgeving. Dankzij de internationale schaal van Visma kan Yuki blijven groeien en slimme integraties met andere software-oplossingen aanbieden. Een bijzonder sterk punt van Visma is daarnaast de onwrikbare focus op beveiliging. Security vormt een integraal onderdeel van elk proces en elke oplossing die wordt aangeboden, waardoor gebruikers kunnen vertrouwen op een veilige en toekomstbestendige oplossing.

E-facturatie: het begin van een digitale revolutie

De verplichting tot e-facturatie in België is slechts een eerste stap naar een bredere digitalisering van btw-processen in Europa. Tegen 2030 wordt e-invoicing de standaard voor grensoverschrijdende transacties, waardoor bedrijven en accountants de kans hebben om hun systemen en processen al vroegtijdig klaar te maken voor de toekomst.

Dit biedt ondernemingen niet alleen de mogelijkheid om compliant te blijven, maar ook om strategisch voordeel te behalen. Bedrijven die nu al inzetten op automatisering, AI en data- analyse zullen beter gewapend zijn tegen toekomstige uitdagingen en zich onderscheiden van de concurrentie. Yuki en Lucy staan klaar om ondernemers en accountants te begeleiden in deze transitie en hen te helpen om de maximale voordelen uit deze revolutie te halen.

Conclusie

De verplichting tot e-facturatie is niet zomaar een administratieve aanpassing, maar een strategische kans om processen efficiënter en toekomstbestendig te maken. Dankzij Yuki, Lucy en Visma kunnen ondernemers en accountants niet alleen voldoen aan de nieuwe wetgeving, maar ook hun digitale transformatie versnellen. Bedrijven die nu al investeren in digitale tools hebben niet alleen een voorsprong op compliance, maar ook op efficiëntie en strategische groei.

Wie meer wil ontdekken over hoe Yuki kan helpen bij de overgang naar e-facturatie, kan terecht op  Visma.be/watdoetvisma.