Bijna één op twee vergaderingen kan perfect worden geschrapt

Bijna één op twee vergaderingen kan perfect worden geschrapt
Maskot via Getty Images

Leidinggevenden besteden gemiddeld vijfentwintig uur per week aan vergaderingen, maar zijn van mening dat bijna de helft van die samenkomsten en gesprekken zouden zonder enige negatieve impact kunnen worden geschrapt. Dat is de conclusie van een studie van het onderzoeksplatform Future Forum, gebaseerd op een enquête bij meer dan tienduizend kantoorwerkers.

Waarom is dit belangrijk?

Bedrijven besteden veel tijd aan vergaderingen en overleg. Maar die samenkomsten blijken niet altijd een efficiënte tijdsbesteding. Nutteloze vergaderingen zouden bij grote organisaties in de Verenigde Staten zelfs tot een verspilling van ongeveer 100 miljoen dollar per jaar leiden. 

Verwachtingen: De onderzoekers van Future Forum stelden vast dat verschillende redenen naar voor worden geschoven om de aanwezigheid op nutteloze vergaderingen te verklaren.

  • Vele ondervraagden erkennen van mening te zijn geweest dat de vergadering nuttig zou zijn, maar moesten ze achteraf vaststellen dat die verwachtingen niet werden ingelost.
  • Ook erkennen veel respondenten deze samenkomsten bij te wonen omdat ze vreesden dat ze door hun afwezigheid belangrijke informatie zouden missen.
  • Daarnaast bleek een groot aantal werkers met hun aanwezigheid op dergelijke activiteiten aan de hogere hiërarchie hun inzet voor het bedrijf te willen aantonen.
  • De lagere kaders zeggen meestal deze samenkomsten bij te wonen omdat ze daartoe worden verplicht.
  • Tegelijkertijd moet worden vastgesteld dat werknemers slechts 14 procent van de uitnodigingen afwijzen, hoewel ze 31 procent van de vergaderingen liever niet zouden bijwonen.

Maatregelen: Het onderzoek van Future Forum bracht nog aan het licht dat gewone kantoorwerkers gemiddeld 10,6 uur tijd per week aan vergaderingen besteedt.

  • Daarbij betoogden de werknemers dat 43 procent van die samenkomsten zouden kunnen worden geschrapt.
    • De onderzoekers kwamen tevens tot de vaststelling dat vaak inspanningen worden gedaan om de overbelasting van vergaderingen te verminderen.
    • Daarvoor wordt onder meer de lijst met deelnemers ingekort, terwijl vaak ook de agenda’s van de samenkomsten vooraf naar de betrokkenen worden verstuurd.
    • Bovendien wordt getracht te garanderen dat de eigenlijke vergadering alleen een aantal cruciale of lastige vraagstukken behandelt, maar niet de volledige lijst met onderwerpen afgewerkt.

(nd)

Meer premium artikelen
Meer

Ontvang de Business AM nieuwsbrieven

De wereld verandert snel en voor je het weet, hol je achter de feiten aan. Wees mee met verandering, wees mee met Business AM. Schrijf je in op onze nieuwsbrieven en houd de vinger aan de pols.