De coronacrisis dwingt grote en kleine bedrijven tot een digitale kwantumsprong. Bedrijven die te weinig in digitalisering geïnvesteerd hebben, betalen daar de prijs voor.

De – vaak virtuele – ‘war rooms’ van zowel grote als kleine bedrijven maken zich klaar voor de heropstart van de economie. Het gedwongen thuiswerk heeft bij veel bedrijfsleiders de ogen geopend over het belang van digitalisering.

Het accountantkantoor Vandelanotte wijst op het voorbeeld van zijn klant Atlantic Engineering, een ingenieursbureau in de voedingsector. Het bedrijf uit Nevele maakte vlak voor de coronacrisis de overstap naar online accounting. ‘We hebben de shift op het goede moment gemaakt’, zegt Atlantic. ‘Vanop afstand de boekhouding bijhouden zou anders niet mogelijk zijn geweest. Onze bedienden konden onverwacht versneld van thuis uit verder werken en er is een financiële cockpit met zicht op accurate cijfers.’

Ook in de komende weken zullen digitale processen cruciaal zijn. ‘Stel je maar eens een bedrijf voor dat nog met papieren bankuittreksels, loonfiches en facturen werkt en geen digitaal overzicht heeft van het betaalgedrag van zijn klanten. Dat zijn enorme handicaps. Een bedrijf dat niet digitaal werkt, maakt donkere tijden mee’, zegt Alex Dossche, de Belgische topman van Sage, een maker van boekhoudsoftware.

Cash management

Op korte termijn de cashstromen veiligstellen is voor de meeste directies prioriteit nummer een, omdat de omzetten in elkaar stuiken en wellicht maar geleidelijk naar de niveaus van vroeger gaan terugkeren. ‘De laatste twee, drie weken is de belangstelling voor cash management groot’, bevestigt directeur Reginald Nobels van EMAsphere, een Belgisch bedrijf dat prognosesoftware maakt voor kmo’s. De bedrijven nemen alle financiële stromen onder de loep, zowel de inkomende en uitgaande facturen als de kosten op het vlak van productie en voorraden.

‘Een bedrijf dat de kasstromen in realtime in kaart heeft, kan zich daarop baseren om een roadmap uit te tekenen’, zegt Dossche. ‘Alle variabelen evolueren in deze crisis razendsnel. Bedrijfsleiders die alleen met Excel-bestanden werken, hebben geen goed zicht’, zegt CEO Dominique Galloy van Sigma Conso, dat financiële software levert aan zes Bel20-bedrijven. Dossche: ‘Een ander voorbeeld van hoe belangrijk digitaal in deze crisistijden kan zijn: een kmo die softwarematig gekoppeld is aan het facturenplatform Edebex kan daar haar openstaande facturen doorverkopen en zo snel cash genereren.’

Scenario’s en strategie

Volgens de experts in financiële software gaan sommige bedrijven al een stap verder en tekenen ze nieuwe strategieën uit. Alle eerder gemaakte businessplannen voor 2020 gingen door de coronacrisis immers al de prullenmand in. Twee wijzigingen in de nieuwe plannen keren steeds terug: het belang van digitalisering is groter én er wordt meer in scenario’s gedacht. ‘De vraag die elk bedrijf zich nu moet stellen is: ‘Wat als?”, zegt Nobels van EMAsphere.

Galloy: ‘Bedrijfsprognoses worden minder statisch. Het werken met verscheidene scenario’s wordt stilaan de norm, omdat de onzekerheid vanuit de externe wereld zo groot is. We zagen dat eerder met brexit, en nu met de coronacrisis. Dat betekent dat meer zaken binnen het bedrijf herzien of heronderhandeld kunnen worden.’

Communicatie naar klanten

De lockdowns verplichten bedrijven ook de communicatie met hun klanten opnieuw te evalueren. Bedrijven met een beperkte digitale strategie dreigen het contact met de klant te verliezen.

Een voorbeeld is de banksector, waar de grootbanken de voorbije jaren een beduidend actievere digitale strategie ontwikkelden dan de kleinere spelers. ‘Onze investeringen in digitale transformatie blijken van onschatbare waarde te zijn in tijden van lockdown om onze klanten te kunnen bedienen’, zei CEO Johan Thijs in KBC’s financiële update van vorige week.

Ook binnen de hard getroffen retailsector wordt de klantencommunicatie onder de loep genomen. Winkelketens als Decathlon zijn via klantenbevragingen aan het evalueren of hun gecombineerd aanbod in de winkel en online wel goed zit. Volgens betaalspecialist Adyen zijn sommige retailketens er wonderwel in geslaagd zijn het fysieke verkoopkanaal te vervangen door de webshop.

Telewerk

In veel bedrijven hebben zowel bedrijfsleiders als hun werknemers de smaak van thuiswerk te pakken gekregen. Maar in een enquête van de adviseurs BDO en HR Square bij duizend werknemers en leidinggevenden geeft de helft van de respondenten aan dat hun bedrijf een beleid rond telewerk mist. Een op de drie zegt ook nog niet volledig papierloos te kunnen werken van thuis uit, bij gebrek aan digitale tools.

Cyberveiligheid

Hackers en cybercriminelen spelen massaal in op het coronavirus. De maildienst Gmail ziet elke dag gemiddeld 18 miljoen mails met schadelijke links en bijlagen en mails met phishingpogingen, waarin de afzenders iets zeggen over het coronavirus.

Volgens Galloy (Sigma Conso) doen bedrijven er goed aan cybersecurity hoog op de prioriteitenlijst te zetten. ‘Denk maar aan de veiligheidsissues rond de videochatapp Zoom. Maar ook het gevaar van ransomware mogen bedrijven niet onderschatten. Het gaat bij cybersecurity ook niet alleen om de interne beveiliging, maar ook om de beveiliging bij klanten en leveranciers.’