Met branded content van EasyTerra

Een zakenreis klinkt vaak interessant en spannend, maar in de praktijk kan het ook behoorlijk stressvol zijn. Vluchten die vertraging hebben, bonnen die overal rondslingeren en regels waar je rekening mee moet houden. Hoe zorg je ervoor dat je trip soepel verloopt zonder onnodige gedoe? Hier zijn een paar handige tips om goed voorbereid op reis te gaan. Zo is het bijvoorbeeld handig om een auto te huren, zodat je vanaf het vliegveld (mits nodig) je direct met eigen vervoer naar de juiste bestemming kunt rijden. Tegenwoordig kun je gemakkelijk en snel online een auto huren in België die voor je klaarstaat op het vliegveld.

Weet welke kosten je kunt aftrekken

Een zakenreis betekent vaak veel uitgaven in korte tijd. Maar welke kosten mag je nu echt als zakelijk opgeven? Als de reis noodzakelijk is voor je onderneming, zoals voor een opdracht of een belangrijke meeting, dan zijn de meeste kosten aftrekbaar. Denk aan je vliegticket, hotelovernachting en zakelijke diners. Ga je op een inspiratietrip of een studiereis? Dan mag je maximaal €1.500 aftrekken. Een slimme zet is om kosten zoveel mogelijk via Nederlandse bedrijven te laten lopen, zodat je de btw kunt terugvragen. Dat scheelt toch weer een hoop geld.

Reiskosten slim boeken

Of je nu met de trein, het vliegtuig of de taxi reist, als het zakelijk is, mag je deze kosten opvoeren. Maar let op, de reis van huis naar kantoor telt niet mee. Rijd je met een privéauto? Dan mag je €0,23 per zakelijke kilometer in je administratie zetten, tenzij je auto op de zaak staat. En als je eenmaal op locatie bent, kunnen taxiritten en openbaar vervoer ook gewoon worden opgegeven. Het kan dus lonen om even goed te kijken wat de voordeligste optie is.

Accommodatie en verblijfskosten

Een goed hotel is geen overbodige luxe als je na een lange dag meetings nog een beetje helder wilt blijven. Gelukkig mag je verblijfskosten volledig aftrekken, zolang je kunt aantonen dat je er echt voor je werk bent. Neem je je partner of kinderen mee? Dan moet je een deel van de kosten als privé rekenen. Hetzelfde geldt als je besluit om er nog een paar extra dagen aan vast te plakken voor ontspanning. Slim plannen kan dus een hoop schelen.

Uitgaven tijdens je reis

Eten met zakenpartners of een klein relatiegeschenk geven hoort erbij, en ja, ook deze kosten mogen in je administratie. Maar houd er rekening mee dat de Belastingdienst hier standaard twintig procent als privé beschouwt. Een lunch of diner wordt dus niet volledig vergoed. Zorg er ook voor dat je bonnetjes bewaart, want zonder bewijs wordt het lastig om iets op te voeren. Dat geldt dus ook voor het geval je kiest voor het huren van een auto via easyterra.be.

Maak het jezelf makkelijk

Een zakenreis hoeft niet stressvol te zijn als je vooraf goed nadenkt over je kosten en administratie. Plan je reis slim, weet welke kosten je kunt aftrekken en houd alles goed bij. Zo voorkom je gedoe achteraf en kun je je focussen op het belangrijkste: een succesvolle en efficiënte zakenreis.