De toenemende filedruk zegt genoeg: nadat we twee jaar lang massaal van thuis werkten, keert het kantoor opnieuw terug als dagelijkse werkplek. Een beweging die vaak het gevolg is van een organisatiebrede topdown beslissing.

Uit onderzoek van Poly blijkt dat bijna 60 procent van de werkgevers bang is personeel te verliezen indien ze geen passende oplossing weten te bedenken voor hybride werken. Anderzijds geeft Google aan 9 miljard euro te investeren in nieuwe kantoorruimten en hoopt beleggersclub Eumedion dat Zoom en Teams snel tot het verleden horen. De behoefte aan controle lijkt dus onveranderd groot.

Ik zie veel leiders hun controledrift verwerken in richtlijnen voor medewerkers om weer naar kantoor te komen. Maar leiding geven vanuit controle is een belediging van de intelligentie en creativiteit van de professionals en zegt veel over de cultuur van een organisatie. In de war on talent gaat controle mensen niet binden en boeien. 

Focus op output, niet op aanwezigheid

Het is juist positief voor de productiviteit dat iedereen zelf mag bepalen waar die werkt: vanuit huis, op kantoor en hybride. Het gaat om de kwaliteit van de output en niet om aanwezigheid. Veel organisaties leerden online te vergaderen, maar lieten na de kern van hun bedrijfsprocessen te vereenvoudigen en te automatiseren. Daarom werkt het niet. Zie je Lamborghini’s over een woonerf met drempels, bochten, bloembakken en paaltjes rijden? Nee, veel te lastig.

Hybride werken, vertrouwen, data

Wil je medewerkers vrijheid geven én de productiviteit verbeteren, dan is het belangrijk dat je data hebt en dat je deze juist kan inzetten. Binnen Visma hebben we succes met de drie-eenheid hybride werken, vertrouwen en data. Ik schets je een voorbeeld. Sinds de uitbraak van COVID-19 is het aantal deployments aan onze software services met 100% gegroeid. Nu de pandemie voorbij is en mensen weer mogen werken waar ze willen, blijft productiviteit van onze developers veel hoger van daarvoor. Dat is een teken dat vertrouwen leidt tot betere resultaten. Uit onderzoeken die we hebben gedaan, blijkt dat bijna 50% van de medewerkers 1 à 2 dagen op kantoor wil werken, een derde werkt graag 3 tot 4 dagen per week op kantoor en 10% elke werkdag. 5% ziet een terugkeer naar kantoor niet meer zitten. Wat iemand ook wil, de keuze is aan de medewerker en het team.

Fysieke minimum en de kunst van het nieuwe luisteren

Wat betreft fysiek bij elkaar komen, hanteer ik het zogenaamde fysieke minimum. Dit is de minimale tijd en frequentie die een team nodig heeft om de sociale cohesie te creëren en te behouden. Vanuit die basis kan het team optimaal hybride samenwerken. Het is de kunst om de autonomie zo laag mogelijk in de organisatie neer te leggen. Dus elk team bepaalt zelf hoe vaak het fysiek bij elkaar komt. Wel is het zaak dat alle teamleden zich houden aan de teamafspraken, anders valt het grondbeginsel in het water. Uiteraard is het belangrijk dat je met medewerkers in gesprek blijft om snel in te spelen op vragen. 

Anonieme enquête

Dat vereist andere skills en tools vergeleken met de tijd waarin je als leidinggevende rondliep door kantoor en kon horen, ruiken en voelen wat er leefde. Mijn collega’s krijgen daarom maandelijks een anonieme enquête over hoe ze het werken waarderen. Hierbij krijgen we feedback over veel verschillende aspecten waaronder cultuur, betrokkenheid, steun en veiligheid die collega’s ervaren, perspectief op werkdruk en ontwikkelmogelijkheden. 

Data vergroot leervermogen

De uitkomsten worden niet alleen gebruikt op individueel en in teamverband en bedrijfsniveau. Ook is het mogelijk om doorsnedes te maken op leeftijdsgroepen, geografie, sectoren. Die gegevens zijn voor mij en alle leidinggevenden een enorme verrijking tijdens het hybride werken. Ze verlengen als het ware mijn antennes wanneer ik door een van onze clubhuizen loop. Data vergroot mijn leervermogen en helpt mij in het coachen van onze dochterbedrijven. Data daagt mijn onbewuste vooroordelen uit maar andersom kan ook. Ik gebruik data om de prioriteiten te identificeren en om het juiste ambitieniveau te definiëren. 

Data vormt ook een bron van objectieve wijsheid: ervaringen van bedrijven manifesteren zich in de data. Wat bij het ene bedrijf goed werkt, heeft minder toegevoegde waarde bij het andere bedrijf. Door naar data te kijken, kan ik de juiste verbindingen leggen. Als het ene bedrijf iets heel goed kan terwijl het andere bedrijf daar moeite mee heeft, kan ik beide bedrijven met elkaar in contact laten komen. De data heeft laten zien dat de betrokkenheid en tevredenheid van collega’s tijdens corona alleen maar verder gegroeid is. Nu we uit de lockdown zijn, zien we deze trend doorzetten.

Sloop de apenrots

Maar data blijft een hulpmiddel en zet de mens niet buitenspel. Uiteindelijk geloof ik in ondernemerschap, het unieke menselijke brein en het onbegrensde potentieel van mensen en teams. Dus zet die trots opzij en geef mensen vertrouwen om hun fysieke minimum met hun teams te bepalen. Faciliteer je organisatie door niet alleen digitaal te vergaderen, maar ook digitaal te werken, stuur op output en geniet van het potentieel dat dan gaat stromen in organisatie. 

De auteur John Reynders is area director Benelux bij Visma