Vandaag de dag maken steeds meer werkgevers gretig gebruik van de mogelijkheid om telefonisch een sollicitatiegesprek af te handelen om de juiste kandidaat voor een stageplaats te kunnen vinden. Op deze manier is een werkgever namelijk in staat om kandidaten van tevoren te screenen, en zo te bepalen welke personen over de kennis en vaardigheden beschikken waar ze naar op zoek zijn. Daarbij komt verder nog dat een telefonisch sollicitatiegesprek veel minder intimiderend zal zijn dan een persoonlijk gesprek met een potentiële werkgever. Dit wil overigens niet zeggen dat hierdoor het belang van een dergelijk telefoongesprek onderschat dient te worden en je het van tevoren niet grondig voor hoeft te bereiden.

Goede voorbereiding is het halve werk

Bij het solliciteren voor nieuw werk, is het essentieel om je te allen tijde goed voor te bereiden. Het kan immers gebeuren dat een werkgever de meest uiteenlopende vragen kan gaan stellen die betrekking hebben op de beschikbare stageplaats of je persoonlijke achtergrond. Het is om die reden dan ook zaak om ervoor te zorgen dat je een professioneel bericht achterlaat op de voicemail van je telefoon en altijd een telefoongesprek beantwoord op een uiterst professionele manier.

Uiteraard is het eveneens van groot belang om optimaal voorbereid te zijn op een telefonisch sollicitatiegesprek en op vrijwel dezelfde manier te handelen als wanneer je voorbereidingen treft voor een persoonlijk gesprek met een potentiële werkgever. Hoe je je goed voor kunt bereiden op een telefonisch sollicitatiegesprek voor een stageplaats gaan we je hieronder haarfijn uitleggen zodat je zeker geen flater zult slaan als je wordt gebeld.

• Houd je CV en een lijst van al je persoonlijke prestaties niet alleen bij de hand op het moment dat je het telefonische sollicitatiegesprek hebt gepland, een werkgever kan immers ook onaangekondigd contact met je opnemen, bijvoorbeeld om extra verduidelijking te vragen met betrekking tot een bepaald onderwerp.
• Zorg ervoor dat je je terug kunt trekken in stille, rustige ruimte waarin je je voor kunt bereiden op het telefonische sollicitatiegesprek, maar ook voor het eigenlijke telefoontje op het tijdstip dat je samen met de betreffende werkgever af hebt gesproken.
• Voor het voeren van een telefonisch sollicitatiegesprek (ongeacht of dit voor een vaste baan of een stageplaats is) moet je er zeker van zijn dat je mobiele telefoon over een uitstekende verbinding kan beschikken en dat er bijvoorbeeld geen delen van het gesprek verloren gaan. Indien je hieraan twijfelt, dan doe je er verstandig aan om voor het voeren van dit belangrijke gesprek gebruik te maken van een vaste lijn.
• Als je een telefonisch sollicitatiegesprek gaat voeren voor een stageplaats, dan dien je uiteraard bereid te zijn om niet alleen je sterke, maar ook je zwakkere, punten te bespreken ten aanzien van je vaardigheden en prestaties.
• Om er zeker van te zijn dat je telefonisch sollicitatiegesprek in het water valt, is het goed om van tevoren dit gesprek te oefen. In de praktijk wil dit zeggen dat je alle vragen, die je verwacht tijdens dit telefoontje, van een passend en correct antwoord gaat voorzien. Bij voorkeur oefen je een aantal keren dit hardop (eventueel bijgestaan door een bekende die de rol van je potentiële werkgever zal vervullen) voordat het eigenlijke gesprek plaats gaat vinden. Deze praktische oefening zal je absoluut helpen om je gedachten en woordkeuzes op de juiste manier over te brengen en je potentiële werkgever precies duidelijk te maken wat je eigenlijk bedoeld. Bovendien heb je op deze manier vooraf al de kans om fouten in het eigenlijke telfonische sollicitatiegesprek te vermijden.
• Wanneer je samen met een bekende een telefonisch sollicitatiegesprek oefent, doe je er verstandig aan om daar een geluidsopname van te maken. Zo kun je samen met deze persoon beoordelen op welke punten je jezelf nog dient te verbeteren, bijvoorbeeld door minder stiltes te laten vallen, minder stopwoorden te gebruiken of bepaalde formuleringen die je gebruikt aan te passen.
• Het is altijd aan te raden om je goed voor te bereiden op vragen die betrekking hebben op moeilijke onderwerpen, zoals: wanneer je wordt gevraagd om een situatie te noemen waarin je je overtuigingskracht moest gebruiken om iemand waarmee je samenwerkte aan te moedigen om meer deel te nemen aan een gezamenlijk uit te voeren project. Door al vooruit te kijken en een aantal mogelijke scenario’s door te nemen die betrekking hebben op een cursus, stage of werksituatie kan hierbij van pas komen om als voorbeeld te dienen.

Wat doe je op de dag van het telefonisch sollicitatiegesprek?

Als de dag aan is gebroken dat je het telefonisch sollicitatiegesprek gaat voeren voor een stageplaats die je graag in de wacht wilt slepen, dan is het eveneens weer noodzakelijk om enkele voorbereidingen te treffen. Hierbij mag je de volgende zeker niet over het hoofd zien:

• Houd altijd een glas water bij de hand om te voorkomen dat je mond droog aan gaat voelen door het vele praten.
• Glimlach tijdens het voeren van het gesprek (zelfs als je je beseft dat je gesprekspartner je niet kan zien aan de andere kant van de telefoonlijn). Door dit te doen zul je namelijk een positieve houding weten te projecteren op je gesprekspartner en de kwaliteit van je stem absoluut kunnen verbeteren.
• Tijdens het voeren van een telefonisch sollicitatiegesprek, maar uiteraard ook niet als je een persoonlijk gesprek voert, is het gebruik van kauwgom uit den boze. Dit geldt eveneens voor eten, drinken, roken of op een andere manier kauwen als je in gesprek bent met een ander.
• Door je CV en een korte lijst van al je prestaties voor je neer te leggen tijdens het telefonisch sollicitatiegesprek zul je altijd exacte antwoorden kunnen geven op vragen die betrekking hebben op je persoonlijke achtergrond.
• Tijdens het telfonisch sollicitatiegesprek dat je voert, dien je langzaam te spreken en duidelijk te articuleren.
• De naam en de titel van de persoon met wie je het telfonisch sollicitatiegesprek voert, moet je goed uitspreken en op de juiste manier gebruiken. De voornaam van deze persoon mag je echter alleen gebruiken als hiervoor nadrukkelijk toestemming is gegeven (anders spreek je je gesprekspartner alleen aan met meneer of mevrouw),
• Val je gesprekspartner niet in de rede (zowel bij het voeren van een telefonisch- als een persoonlijk sollicitatiegesprek),
• Op het moment dat je iets niet begrijpt of een gestelde vraag niet goed hebt gehoord, dan kun je je gesprekpartner vragen om de vraag te herhalen of te verduidelijken.
• Geef je gesprekpartner altijd korte, bondige antwoorden. Wanneer je meer uitgebreid in moet gaan op een bepaalde vraag of onderwerp, dan zal je gesprekspartner je dit immers specifiek aangeven.
• Na afloop van het telefonische, maar ook van een persoonlijk, sollicitatiegesprek is het wel zo gepast om een bedankbriefje of –bericht te sturen aan je gesprekspartner. In dit korte schrijven laat je nog een keer blijken waarom je interesse hebt in de stage en waarom juist jij de meest geschikte kandidaat hiervoor bent.
• Na afloop van een telfonisch sollicitatiegesprek is het aan te bevelen om het geheel te evalueren. Je gaat dus na wat je goed, maar ook wat je minder goed, hebt gedaan. Op die manier kun je eventuele fouten die je tijdens dit gesprek hebt gemaakt tijdens een volgend (telefonisch) sollicitatiegesprek vermijden.