Geschreven met branded content van Itec.be
Voor veel bedrijven vormen kantoorapparatuur en kantoormeubelen een aanzienlijk deel van de investeringskosten. Zeker bij startende bedrijven kan dit een grote hap uit het budget nemen, terwijl starters deze middelen beter op andere manieren kunnen gebruiken. Daarom kiezen steeds meer bedrijven ervoor om deze items te leasen in plaats van ze te kopen. Toch wil dat niet per se zeggen dat leasen de beste optie is. We belichten de ins en outs van het leasen van kantoorbenodigdheden en leggen uit waarom dit voor sommige bedrijven al dan niet een aantrekkelijke optie is.
De voordelen van kantoormeubilair en -apparatuur leasen
Leasen biedt tal van voordelen. Ten eerste is het financieel vaak aantrekkelijker voor startende ondernemingen of kleine bedrijven, omdat het de hoge initiële investeringskosten elimineert. Door te leasen, betaal je een maandelijkse vergoeding waardoor de kosten worden gespreid over een langere periode. Dit kan voordelig zijn voor bedrijven die werkkapitaal nodig hebben voor de andere aspecten van hun bedrijfsvoering. Het leasen van auto’s, kantoorapparatuur en kantoormeubilair staat deze bedrijven toe om te groeien en de beschikbare middelen optimaal in te zetten.
Bovendien omvat het leasen van kantoorequipment – denk maar aan een kopieerapparaat of een printer leasen – vaak extra diensten op het gebied van onderhoud, ondersteuning en reparaties. Niet alle aanbieders verplichten echter om ook een onderhoudscontract af te sluiten, dit kan flink verschillen. Daarom is het raadzaam om de voorwaarden goed door te nemen.
Leasen is niet altijd de beste oplossing
Aan de andere kant heeft leasen ook enkele nadelen. Het grootste nadeel is dat je uiteindelijk meer betaalt over de volledige levensduur van het item in vergelijking met een directe aankoop. Bovendien ben je bij een leasecontract vaak gebonden aan een vaste termijn, wat minder flexibiliteit biedt. Leasen is dan ook vooral interessant voor startende bedrijven of bedrijven met een beperkt werkkapitaal. Ook als je bedrijf een snelle groei doormaakt of regelmatig moet upgraden naar de nieuwste technologieën, kan leasen voordeliger zijn. Bij dit laatste is de voorwaarde dan wel dat je eenvoudig kunt omschakelen naar andere apparatuur zonder dat dit hoge extra kosten met zich meebrengt.
Extra services bij leasing
Vaak bieden leasingaanbieders extra diensten aan die eventueel interessant kunnen zijn. Een voorbeeld hiervan is een onderhoudscontract. Onderhoudscontracten garanderen periodieke controles en reparaties van de geleasede apparatuur door gekwalificeerd technisch personeel. Dit betekent dat je geen kostbare tijd en middelen hoeft te besteden aan het zelf oplossen van technische problemen of het zoeken van een partij die dit voor jou kan doen.
Bij het leasen van printers kan je soms ook rekenen op tonerabonnementen. Met een tonerabonnement ontvang je automatisch nieuwe toner of inkt wanneer de huidige bijna op is. Je hoeft dus niet zelf de voorraad bij te houden en bestellingen te plaatsen. Dit vermindert niet alleen de kans op onverwachte downtime door een gebrek aan verbruiksartikelen, maar kan ook aanzienlijke kostenbesparingen opleveren. Zo kun je je volledig focussen op je kernactiviteiten, terwijl de provider zorgt voor een vlekkeloze werking van je printer.