Weet jij wat een paywizard is? De kans is klein, want jammer genoeg zijn deze payrollexperts voorlopig nog redelijk zeldzaam. Een paywizard is iemand die lonen berekent met behulp van een slimme loonmotor. Het is met andere woorden een persoon die heel efficiënt en nauwkeurig werkt. Helemaal het tegenovergestelde van een loonbrainer die nog steeds van oude technologie afhankelijk is en vaak z’n hersenen moet kraken om de nieuwste wetgeving toe te passen en de beruchte Payroll Madness te overleven.

In tijden van Artificiële Intelligentie (AI) lijkt het onwaarschijnlijk dat loonbrainers nog steeds regel in plaats van uitzondering zijn. In alle sectoren hebben medewerkers de voorbije maanden kennis gemaakt met AI en GenAI (zoals ChatGPT). Overal hebben mensen ontdekt dat technologie hun werk een stuk efficiënter en nauwkeuriger maakt. Behalve in sociale secretariaten die hardnekkig op oplossingen uit de prehistorie blijven draaien.

Wist je dat klassieke systemen voor loonberekening uit de jaren 80/90 dateren? Dezelfde periode waarin we floppy disks in onze computer staken. En we muziek beluisterden met cassettes in een walkman. Intussen is die walkman al lang vervangen door digitale alternatieven zoals Spotify of Apple Music. En die floppy disk herkennen jonge generaties enkel nog als het symbooltje dat veel programma’s gebruiken om iets op te slaan. Kortom, het zijn relieken uit de beginjaren van de digitale revolutie, maar toch vormen ze nog steeds de fundamenten waarop veel sociale secretariaten draaien.

Loonbrainer versus Paywizard

Loonbrainers zouden maar wat graag een paywizard zijn. Paywizards hebben immers meer tijd om mensen te begeleiden met advies over hun loon. Ze gebruiken technologie om in realtime lonen te berekenen. Dat maakt het niet alleen mogelijk om precies in te schatten hoeveel iemand gaat verdienen, maar ook om het loon van die persoon te optimaliseren. Want meer en meer mensen werken in meerdere jobs – met flexi-jobs als grote initiator van deze trend. Paywizards bestrijden op die manier inkomstenteleurstelling, een fenomeen dat optreedt wanneer iemand op het einde van de maand met lede ogen aanziet hoe een groot deel van z’n brutoloon naar vadertje staat vloeit.

Slimme loonmotoren kennen de complexe sociaal-juridische wetgeving en passen wijzigingen automatisch toe. Dat laatste veroorzaakt heel wat stress bij loonbrainers. Ze krijgen vaak te maken met payrollverwarring, situaties waarin ze niet meer weten wat de precieze wetgeving is en mensen niet van gepast advies kunnen voorzien. Ze moeten zich met andere woorden voortdurend bijscholen. Veel tijd hebben ze daar niet voor, zeker niet als de gevreesde loonpiek opduikt …

Payroll Madness

Klassieke loonmotoren zijn niet in staat om in realtime loonbriefjes op te stellen. Een verouderd systeem heeft al gauw een hele nacht nodig om loonberekeningen uit te voeren. Bovendien is het allesbehalve zeker dat de berekeningen correct zijn. Loonbrainers moeten daarom op geregelde tijdstippen rekening houden met een flinke werkdruk. Ze moeten de geproduceerde loonbriefjes controleren en zo snel mogelijk verbeteren. Want ze willen absoluut vermijden dat een werknemer door een fout geen of een foutief loon ontvangt. Zo lijkt het soms alsof ze in een soort payrollfabriek werken waarbij correcties van de vorige periode normaal zijn.

Paywizards hebben gelukkig geen last van de loonpiek of Payroll Madness. Ze weten dat hun loonmotor een stuk minder foutgevoelig is en moeiteloos de meest complexe regels kan interpreteren. De tijd en stress die ze zichzelf besparen, kunnen ze gebruiken om zich terug met het menselijke aspect van hun werk bezig te houden. Sterker nog, ze zijn klaar om de volgende stap in de digitale revolutie te zetten en realtime verloning mogelijk te maken. Hierdoor zouden werkkrachten mogelijk al na het afronden van een shift loon naar werken kunnen krijgen en zijn correcties veel minder voorkomend; dus minder stress, minder kosten en minder pieken in werk.

Uitstervend ras

Je zou er als loonbrainer haast moedeloos van worden. Toch hebben veel sociale secretariaten het nog steeds moeilijk om van hun verouderde technologie af te stappen. Ze zijn bang voor de complexiteit en administratie die komen kijken bij de overgang naar een nieuw systeem. Fantoomistratie noemen we dat. Nochtans bestaat de technologie al jaren en is bewezen dat een slimme loonmotor er wel degelijk in slaagt om de Payroll Madness een halt toe te roepen.

Hoe dan ook zal de markt op korte termijn openbreken en tegen dan kan je maar beter op de kar gesprongen zijn. Vergelijk het met een bank die geen opties voor internetbankieren aanbiedt. Zelfs de grootste spelers zouden anno 2024 niet meer kunnen overleven. Sociale secretariaten staan voor een gelijkaardige evolutie en zullen met behulp van moderne technologie hun services moeten uitbreiden. Want als de paywizards straks de bovenhand krijgen, zijn de loonbrainers een uitstervend ras. En dat kunnen we alleen maar toejuichen, toch?

De auteur Joris Peumans is CEO van HR-softwarebedrijf Prato