Key takeaways

• Bedrijven die BTW-plichtig zijn moeten gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor B2B-transacties tegen 1 januari 2026.
• Het versturen van PDF-facturen via e-mail zal niet langer voldoende zijn; facturen moeten rechtstreeks tussen bedrijfssoftware worden uitgewisseld met behulp van gestandaardiseerde formaten.
• Er zijn financiële prikkels beschikbaar om bedrijven aan te moedigen over te stappen op e-facturering, waaronder verhoogde aftrek voor digitale investeringen en verbeterde aftrek voor factureringspakketten.

De overgang naar elektronische facturatie is aan de gang in België, met een verplichte implementatiedatum voor business-to-business (B2B) transacties vastgesteld op 1 januari 2026. Deze verandering heeft gevolgen voor ongeveer 1,2 miljoen btw-plichtige bedrijven. Op dit moment zijn ongeveer 250.000 bedrijven geregistreerd op Peppol, het beveiligde netwerk voor de gestandaardiseerde uitwisseling van handelsdocumenten. De FOD Financiën en de FOD Economie zijn zich ervan bewust dat veel bedrijven deze stap moeten zetten en hebben daarom een bewustmakingscampagne gelanceerd.

Digitalisering Belgische economie

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle BTW-plichtige Belgische bedrijven gestructureerde elektronische facturen gebruiken voor B2B-transacties. Het versturen van PDF-facturen via e-mail zal niet langer voldoende zijn; facturen moeten rechtstreeks tussen bedrijfssoftware worden uitgewisseld met behulp van gestandaardiseerde formaten. Dit initiatief is bedoeld om de btw-kloven te verkleinen en de digitalisering van de Belgische economie te bevorderen.

België loopt op de zaken vooruit, aangezien de Europese verordening die elektronische facturering voor intracommunautaire transacties verplicht stelt, pas op 1 juli 2030 van kracht wordt. Ondanks de naderende deadline zijn veel bedrijven nog niet voorbereid op de overgang naar e-facturatie.

Voordelen van e-facturatie

E-facturatie biedt bedrijven tal van voordelen, waaronder:

• Kostenbesparing: potentiële besparingen tot 9 euro per factuur, wat neerkomt op een daling van 75 procent van de factureringskosten.
• Verhoogde efficiëntie: geautomatiseerde verwerking minimaliseert fouten en versnelt betalingen.
• Verbeterde beveiliging: beveiliging tegen misbruik en fraudepogingen door middel van een veilig systeem.

Gestructureerde elektronische facturen zullen worden uitgewisseld via Peppol, het beveiligde netwerk dat de overdracht van gestandaardiseerde commerciële documenten tussen bedrijven mogelijk maakt. Met ongeveer 250.000 bedrijven die momenteel geregistreerd zijn op Peppol en ongeveer 1.500 nieuwe registraties per dag, is het voor bedrijven van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat hun factureringssoftware compatibel is met dit platform om aan toekomstige verplichtingen te voldoen.

Voorbereiding

Om zich op deze verplichte overgang voor te bereiden, moeten bedrijven:

• Hun huidige facturatiesysteem beoordelen.
• Software gebruiken die compatibel is met Peppol.
• Personeel opleiden in de nieuwe elektronische facturatieprocedures.

Er zijn financiële stimulansen beschikbaar om bedrijven aan te moedigen om op e-facturatie over te stappen:

• Sinds 1 januari 2025 is de aftrek voor digitale investeringen verhoogd tot 20 procent.
• Voor belastingperiodes van 2024 tot 2027 kunnen kmo’s en zelfstandigen die gebruikmaken van abonnementsmodellen een grote aftrek van 120 procent toepassen voor factureringspakketten en advieskosten die gemaakt zijn om aan de nieuwe vereisten te voldoen.

Bewustmakingscampagne

Om deze overgang te vergemakkelijken, hebben de FOD Financiën en de FOD Economie een bewustmakingscampagne gelanceerd. Deze maakt gebruik van de website efacture.belgium.be, die het volgende biedt:

• Een uitgebreide FAQ-sectie.
• Contactinformatie.
• Stapsgewijze begeleiding voor bedrijven om aan de nieuwe regelgeving te voldoen.

Deze campagne is essentieel omdat de overstap naar e-facturatie een grote verandering voor bedrijven betekent, ook al brengt het uiteindelijk voordelen zoals verhoogde efficiëntie met zich mee. Om de overstap aan te moedigen, zijn er al financiële stimulansen, zoals aftrek voor digitale investeringen en verbeterde aftrek voor factureringspakketten.

Wil je toegang tot alle artikelen, geniet tijdelijk van onze promo en abonneer je hier!