Met branded content van Shell
Elke dag vertrekken honderden bedrijfswagens de baan op, van Brussel tot Malaga. Achter de schermen probeert een fleetmanager alles draaiende te houden: tankbonnetjes verzamelen, facturen opvolgen, kosten opsplitsen. Het lijkt soms “the never ending story”. Maar met de juiste tools kan die chaos een stuk eenvoudiger en efficiënter worden.
De uitdagingen van modern wagenparkbeheer
Voor fleetmanagers is dit dagelijkse kost: een medewerker die nog snel wat tankbonnetjes op het bureau gooit, een Excel-lijst die niet helemaal klopt, of een factuur die plots ontbreekt. De ene tank, de ander rijdt elektrisch… Wat klein lijkt, stapelt zich snel op. Of een bedrijf nu tien of honderd voertuigen heeft, het beheren van brandstofkosten, facturen en rittenadministratie blijft een intensieve klus.
Chauffeurs gebruiken verschillende betaalmiddelen, facturen komen verspreid binnen, en de boekhouding verliest al gauw het overzicht. De vraag is dan ook niet of het eenvoudiger kan, maar hoe.
Steeds meer bedrijven zetten daarom in op digitalisering en vereenvoudiging van hun processen. Want hoe minder tijd er naar papierwerk gaat, hoe meer werk kan gestoken worden in wat echt telt: klanten bedienen, deadlines halen en een vloot efficiënt laten rijden.
Administratieve vereenvoudiging door centralisatie
Neem bijvoorbeeld het verwerken van losse tankbonnen. Voor veel fleetmanagers is dat nog altijd een van de grootste tijdvreters van de maand. Het kost niet alleen tijd om alles correct te verzamelen, maar ook om het te koppelen aan de juiste voertuigen en bestuurders.
Door alle tank- en oplaadbeurten te bundelen in één centraal systeem, verandert dat beeld volledig. Plots is er één duidelijk overzicht van alle transacties — wie waar tankte, hoeveel er verbruikt werd en wat dat kostte. Bedrijven krijgen daardoor niet alleen beter zicht op hun uitgaven, maar ook op het rijgedrag en de brandstofefficiëntie van hun vloot.
Het resultaat: minder papierwerk, meer controle en transparantie. En precies dat maakt het verschil in een sector waar elke liter en elke kilometer telt.
Eén oplossing voor brandstofbeheer
Om die centralisatie mogelijk te maken, kiezen steeds meer ondernemingen voor een uniforme brandstofoplossing. De Shell tankkaart is daar een goed voorbeeld van. Deze kaart biedt bedrijven de mogelijkheid om alle tanktransacties — zowel in binnen- als buitenland — te beheren via één gebruiksvriendelijke kaart.
Voor chauffeurs verandert het dagelijkse werk meteen. Of ze nu onderweg zijn naar Parijs, Keulen of Antwerpen, ze kunnen overal op dezelfde manier tanken en betalen. Geen losse bonnetjes meer, geen verwarring met wisselende betaalmiddelen.
Elke maand ontvangt het bedrijf één overzichtelijke factuur. Dat scheelt niet alleen heel wat tijd bij de boekhouding, maar maakt ook btw-aangiftes eenvoudiger en foutloos. Tegelijk krijgen fleetmanagers een duidelijk overzicht van de brandstofkosten over de hele vloot.
Meer controle en veiligheid
Naast gemak brengt de Shell tankkaart ook extra gemoedsrust. Beheerders kunnen aankooplimieten instellen, transacties in real time opvolgen en ongeoorloofd gebruik snel opsporen. Zo behouden bedrijven de controle over hun brandstofuitgaven en verkleinen ze het risico op fraude of misbruik.
Voor de chauffeurs zelf betekent het bovendien meer vertrouwen onderweg: ze weten dat hun betalingen veilig verlopen en dat ze overal in Europa terechtkunnen zonder gedoe met losse bonnetjes, verschillende betaalmiddelen of apps.
Conclusie: eenvoud en efficiëntie voor elke vloot
In een tijd waarin bedrijven steeds meer inzetten op efficiëntie en digitalisering, zijn gestroomlijnde processen essentieel. Door te kiezen voor een centrale all-in-one oplossingen besparen organisaties tijd, verminderen ze administratieve taken en behouden ze volledig overzicht over hun wagenpark — waar in Europa hun chauffeurs zich ook bevinden.
Het resultaat? Minder administratie, meer inzicht en vooral: meer ruimte om te focussen op wat echt belangrijk is voor het bedrijf.