Het is nu al enkele maanden geleden dat e-facturatie verplicht werd in België. Toch ziet amper de helft van de bedrijven Peppol als een tijdsbesparing. Nog opvallender: bijna de helft betaalt facturen niet sneller dankzij het netwerk. Voor velen is de belofte van administratieve vereenvoudiging gewoon niet uitgekomen.

Neem nu een zelfstandige schrijnwerker uit Hasselt. Eind november waarschuwt zijn boekhouder hem: vanaf 1 januari moet hij factureren via Peppol. Hij zoekt op Google, vindt een tool die makkelijk in gebruik lijkt, en maakt in tien minuten een account aan. Probleem opgelost, denkt hij. Drie maanden later belt zijn boekhouder opnieuw. De facturen die via Peppol verstuurd worden, zijn niet gekoppeld aan zijn boekhouding. Hij moet dus alles dubbel ingeven. En zijn betalingsherinneringen stuurt hij nog steeds via mail of met de hand, zoals voorheen. Peppol heeft niets veranderd aan zijn dagelijkse werking, behalve dat alles nu nog meer tijd kost dan vroeger.

Die schrijnwerker is helaas geen alleenstaand geval. Uit onderzoek van iVox blijkt dat amper één op de twee bedrijven écht voordeel haalt uit e-facturatie. De belofte was nochtans simpel: btw-fraude bestrijden, garanderen dat een klant zijn factuur heeft ontvangen, en sneller betaald worden. Welke ondernemer droomt daar niet van? Het probleem zit dus niet in de maatregel zelf, maar in de manier waarop ze is uitgerold.

Gebrek aan begeleiding

Toen de verplichting werd aangekondigd, schoten er tientallen oplossingen als paddenstoelen uit de grond. Ze speelden in op een directe behoefte: snel en goedkoop in orde zijn. Veel kmo’s, vooral in minder gedigitaliseerde sectoren zoals de bouw of de ambachtelijke nijverheid, grepen die kans zonder zich verder vragen te stellen. En dat is ook te zien in de cijfers: meer dan de helft, 54 procent om precies te zijn, registreerde zich pas in de laatste zes maanden voor de deadline. Eén op de vijf deed dat zelfs nog na januari 2026.

Helaas hebben veel bedrijfsleiders, zoals jammer genoeg zo vaak, geen tijd vrijgemaakt voor opleiding of begeleiding. Velen zitten nu met een tool waarvan ze niet goed weten hoe ze die moeten gebruiken. In plaats van een hefboom voor efficiëntie wordt e-facturatie zo een extra last. Vandaag boeken duizenden ondernemers, net als onze schrijnwerker uit Hasselt, hun facturen nog altijd twee keer in.

Wetende dat een groot deel van de Belgische kmo’s e-facturatie ziet als een kostenpost of een bron van complexiteit, beseffen we hoe jammer de situatie werkelijk is. Want een goed geïntegreerde elektronische factuur laat je in real time weten of een klant ze ontvangen heeft, automatiseert betalingsherinneringen en geeft onmiddellijk zicht op je kasstroom. Concrete winst, op voorwaarde dat je goed begeleid wordt bij de invoering.

Van verplichting naar opportuniteit

Wie draagt dan de schuld? De overheid speelt hier zeker een rol. De administratie kent alle btw-plichtige bedrijven. Ze had hen rechtstreeks kunnen informeren. In plaats daarvan bleef communicatie schaars, weinig proactief en soms tegenstrijdig. Hele delen van de regelgeving bleven onduidelijk tot op het laatste moment, denk aan de zelffacturatie in de landbouw of energiesector. Het is een patroon dat we in België maar al te goed kennen: een hervorming met goede intenties, maar slecht uitgevoerd.

En toch zou het jammer zijn om Peppol te herleiden tot een administratieve verplichting, want het idee erachter is echt goed. Kmo’s die zich beperkt hebben tot het strikte minimum kunnen die last nog altijd ombuigen tot een opportuniteit. Dat vraagt wel wat uren investering, maar de voordelen zijn duidelijk. Onze schrijnwerker uit Hasselt zou eindelijk in real time kunnen zien wie zijn factuur ontvangen heeft en wie nog niet betaald heeft. En zijn tijd kunnen steken in wat hij het beste doet: zijn vak.

Benjamin Tailleur, COO bij Horus Software