The JAVA Coffee Company, een familiebedrijf dat al vier generaties lang koffie brandt en verhandelt, staat net als heel wat kmo’s voor uiteenlopende uitdagingen – van stijgende grondstofprijzen tot veranderende klantenwensen. Digitalisering helpt om daar een antwoord op te vinden, vertelt ceo Kathleen Claes.
The JAVA Coffee company is een familiale koffiebranderij gevestigd in Rotselaar, waar met ceo Kathleen Claes nu al de vierde generatie aan het roer staat. JAVA importeert groene koffiebonen, roostert en verpakt de koffie en verkoopt die aan retail, horeca en bedrijven, en via de eigen webshop rechtstreeks aan consumenten. Het verkoopt koffiemachines en baat koffiebars uit, zowel in eigen beheer als via franchising.
Pak uitdagingen aan
Een bedrijf zoals JAVA heeft te maken met heel wat uitdagingen, vertelt Kathleen Claes. “De prijzen van koffie op de wereldmarkt zijn fors gestegen. Doordat ook de dollar meer waard is, voelen wij dat dubbel zo hard, want koffie wordt in dollars verhandeld. Prijsverhogingen doorvoeren is nooit aangenaam, maar zoals onze concurrenten kunnen bevestigen, hebben we weinig andere keuzes.
“Een tweede struikelblok is ons personeelsbestand. We zijn voortdurend op zoek naar nieuwe medewerkers. Gelukkig hebben we onlangs heel wat nieuwe mensen kunnen aanwerven, dus ik ben optimistisch dat er wat ademruimte ontstaat.”
Pas je aan aan vragen
“Verder moeten we ons voortdurend aanpassen aan de vragen van onze klanten en de dynamiek van de markt. Dat gaat van koffiecorners, die momenteel enorm populair zijn, tot het verbeteren van de installaties om koffiemachines te maken. Bovendien moeten onze interne systemen gelijke tred houden met onze groei, om ervoor te zorgen dat iedereen altijd toegang heeft tot de juiste informatie.”
“Last but not least: een van onze voornaamste prioriteiten is de verduurzaming van ons productieproces. We moeten voldoen aan de Europese wetgeving tegen ontbossing, en kunnen aantonen dat onze koffie niet afkomstig is uit gebieden waar recent bomen werden gekapt om koffieplanten te verbouwen. We werken ook aan het verduurzamen van onze verpakkingen. Sinds 2016 zijn we CO2-neutraal, en we blijven investeren in milieuvriendelijke initiatieven, zoals het installeren van zonnepanelen.”
Digitalisering helpt
Een van de recepten die JAVA inzet om die uitdagingen de baas te kunnen, is een doorgedreven digitalisering. Die helpt om efficiënt te werken. Kathleen Claes geeft een voorbeeld: “Een tiental jaar geleden zijn we gestart met onze eigen webshop, eerder als experiment. Dat is een succes geworden: tegenwoordig krijgen we meer dan 200 orders per week. Dat hele proces moet zo efficiënt mogelijk verlopen, van magazijnbeheer, orderpicking, facturatie, lead generation, tot een soort loyalty-programma. Dat is eigenlijk een volledige digitale transitie geweest.”
“We hebben intern zo veel mogelijk processen geautomatiseerd. Facturen worden automatisch opgemaakt en digitaal verstuurd. Er is een systeem om inkomende facturen automatisch in te scannen en te herkennen, zodat het debiteurenbeheer vlotter verloopt. Daardoor hebben we nog steeds maar twee medewerkers op de boekhoudafdeling, terwijl we de voorbije tien jaar enorm hard gegroeid zijn.”
Kies voor een modulair systeem
JAVA koos niet voor één softwaresysteem met alle nodige functies, maar voor een modulaire aanpak met verschillende applicaties voor bijvoorbeeld voorraadbeheer, crm en boekhouding. Dat laat toe om een module apart te upgraden als ze niet meer voldoet aan de noden. De basis daarvan is de business software van Exact. Deze zorgt ervoor dat alle modules met elkaar kunnen praten, zodat alle gegevens over het bedrijf op één plaats te vinden zijn.
“Uiteraard is voorraadbeheer voor ons essentieel”, zegt Kathleen Claes. “We hebben een beperkt magazijn hier op het Wingepark, maar werken ook met een extern magazijn. Het systeem van Exact helpt ons om die twee magazijnen te beheren alsof het één groot magazijn is, en forecasts te doen. De laatste vier maanden van het jaar zijn traditioneel de koffiemaanden, dus dan moeten we de voorraad heel goed opvolgen.”
Werk in de cloud
Alle software draait in de cloud en niet op lokale servers. “Tien jaar geleden hebben we het moederbedrijf opgesplitst en heb ik The JAVA Coffee company overgenomen. We moesten daarom een nieuw IT-systeem opzetten. Voor mij was het de evidentie dat we niet in eigen servers zouden investeren maar dat alles in de cloud zou draaien. Ik heb geen IT’er in huis; als er een probleem is kan een externe IT’er vanop afstand inloggen. We hebben ook een externe accountant die toegang heeft tot ons boekhoudsysteem. Daardoor verlopen audits ook veel gemakkelijker.”
Samen met de collega’s in het managementteam volgt Kathleen Claes de nieuwe technologie op de voet, al heeft ze niet de ambitie een voorloper te zijn. “Wij zijn geen hoogtechnologisch bedrijf dat alle nieuwste aanpassingen onmiddellijk moet doen, maar we willen wel zeker mee blijven.”
Voor collega-ondernemers heeft ze nog goede raad als het om software gaat. “Als je een bedrijfsgebouw zet, dan bereken je dat op je groei, op waar je over tien jaar wil staan. Bij software werkt het zo niet; we kunnen ons niet voorstellen hoe software over tien jaar geëvolueerd zal zijn. Zoek daarom iets wat vandaag voor je werkt, en kies vooral voor een systeem dat flexibel met je kan meegroeien.”
Benieuwd wat digitalisering voor jouw onderneming kan betekenen? Klik dan hier.