Met branded content van WeFact

Nieuwe facturatieregels zetten kmo’s onder tijdsdruk

De Belgische bedrijfswereld staat voor een stille, maar ingrijpende administratieve verandering. Vanaf 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen voor B2B-transacties gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Een factuur als pdf per e-mail of op papier zal dan niet langer volstaan. De factuur moet rechtstreeks tussen softwaresystemen worden uitgewisseld, doorgaans via het Peppol-netwerk.

Voor grote bedrijven is die overgang vaak al langer voorbereid. Voor zelfstandigen, vrije beroepers en kmo’s ligt dat anders. Zij werken nog geregeld met losse documenten, spreadsheets of pdf’s die handmatig worden doorgestuurd naar klanten en boekhouders. Precies daar zit de grootste uitdaging: e-facturatie vraagt niet alleen een andere verzendmethode, maar ook een andere manier van werken.

Van document naar datastroom

Een klassieke factuur is voor veel ondernemers vooral een document: een pdf met bedragen, btw, betaaltermijn en klantgegevens. Een gestructureerde elektronische factuur is iets anders. Die bevat dezelfde informatie, maar in een formaat dat automatisch door software kan worden gelezen en verwerkt. Dat maakt facturatie minder afhankelijk van manuele invoer.

De overheid ziet e-facturatie dan ook als een middel om de Belgische economie verder te digitaliseren en de btw-kloof te verkleinen. Volgens de FOD Economie gaat het om bijna 1,2 miljoen btw-plichtige ondernemingen. In april 2025 waren al ongeveer 250.000 bedrijven geregistreerd op Peppol, maar veel ondernemingen moesten de stap toen nog zetten.

Waarom ondernemers verder moeten kijken dan compliance

Veel bedrijven bekijken de nieuwe verplichting vooral als iets dat “in orde” moet zijn tegen de deadline. Toch is dat maar een deel van het verhaal. Wie zijn facturatieproces nu opnieuw bekijkt, kan ook winst boeken op andere vlakken: minder fouten, sneller overzicht, betere opvolging van openstaande facturen en een vlottere samenwerking met de boekhouder.

Een modern facturatieprogramma kan daarbij helpen, niet omdat digitalisering een doel op zich is, maar omdat facturatie steeds meer onderdeel wordt van een bredere administratieve keten. Een factuur stopt niet bij verzending. Ze raakt aan betalingen, btw-aangiftes, klantbeheer, boekhoudsoftware en cashflow.

Cashflow wordt een belangrijk aandachtspunt

Voor kmo’s is facturatie rechtstreeks verbonden met liquiditeit. Een factuur die te laat wordt verstuurd, foutieve gegevens bevat of niet goed wordt opgevolgd, kan leiden tot betalingsvertraging. In een periode waarin lonen, energie, financiering en leverancierskosten onder druk staan, wordt dat steeds minder houdbaar.

De overstap naar digitale facturatie kan ondernemers dwingen om vaste processen in te bouwen. Denk aan correcte klantgegevens, duidelijke betaaltermijnen, automatische opvolging en een beter overzicht van welke facturen betaald, vervallen of betwist zijn. Wie vandaag nog ad hoc werkt, zal de komende maanden moeten standaardiseren.

Ook kleine ondernemingen vallen onder de verplichting

Belangrijk is dat de nieuwe regels niet alleen gelden voor grote bedrijven. Ook ondernemingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen vallen onder de verplichting wanneer zij B2B-facturen moeten ontvangen of verzenden, met enkele uitzonderingen. Ondernemers die vooral aan particulieren leveren, moeten bovendien nog steeds gestructureerde elektronische facturen van leveranciers kunnen ontvangen.

Dat maakt de impact breder dan veel zelfstandigen verwachten. Zelfs wie weinig facturen uitschrijft, moet nagaan of zijn systemen klaar zijn om elektronische facturen correct te verwerken.

Voorbereiden begint bij het factuurproces

De meest logische eerste stap is het bestaande facturatieproces in kaart brengen. Waar worden klantgegevens bijgehouden? Hoe worden facturen vandaag gemaakt? Wie volgt betalingen op? Hoe krijgt de boekhouder de nodige informatie? En ondersteunt de gebruikte software Peppol?

Daarna wordt het eenvoudiger om gericht aanpassingen te doen. Voor ondernemers die nog handmatig facturen maken, is dit een goed moment om te bekijken welke onderdelen van de administratie structureel kunnen worden vereenvoudigd.

Administratieve verandering met strategische impact

De verplichte e-facturatie lijkt op het eerste gezicht een technische wijziging. In werkelijkheid raakt ze aan de manier waarop Belgische bedrijven hun administratie organiseren. Voor ondernemers die wachten tot de deadline, dreigt de overgang een lastminuteproject te worden. Voor wie nu al schakelt, kan het een kans zijn om facturatie, boekhouding en cashflow beter op elkaar af te stemmen.

De pdf-factuur verdwijnt uit het B2B-verkeer, maar de grotere beweging is duidelijker: administratie wordt steeds meer een digitale, geautomatiseerde datastroom. Bedrijven die dat tijdig begrijpen, starten 2026 met meer controle dan wie enkel probeert te voldoen aan de nieuwe regels.