Van tarieven en nieuwe wetten tot geopolitieke spanningen en sancties: douanepraktijken zijn complexer dan ooit. Eén foutje kan een enorme impact hebben op de hele business van bedrijven en hun logistieke partners. Het correct invullen van formulieren, ondersteund door betrouwbare technologie, is daarom geen louter administratieve aangelegenheid meer, maar een strategische noodzaak die van risicobeheer een prioriteit maakt.

De tarievenoorlog was zonder twijfel een van de meest besproken thema’s in 2025. Terwijl tarieven niet nieuw zijn, maakte de onzekerheid van de invoerheffingen alles ongezien ingewikkeld. En dat zal dit jaar niet anders zijn. Integendeel, nieuwe wetgeving zal de complexiteit zo mogelijk nog vergroten. Zo is sinds 31 december 2025 de EU Deforestation Regulation (EUDR) van kracht. Deze maatregel bepaalt dat goederen die Europa binnenkomen, niet het resultaat mogen zijn van ontbossing of illegale praktijken. Het gaat dan om grondstoffen zoals hout, rubber, cacao en vee; maar ook om producten die ermee vervaardigd zijn, zoals banden of lederen handtassen. Voor bedrijven betekent dit dat gebrekkige of foutieve herkomstinformatie niet langer een operationele tekortkoming is, maar een compliance-risico met directe financiële gevolgen.

Een andere Europese wetgeving die het landschap dit jaar zal beïnvloeden is CBAM, het Carbon Border Adjustment Mechanism. Dit hangt een prijskaartje aan de import van onder meer staal en cement om te vermijden dat bedrijven de Europese klimaatregels proberen te omzeilen. Buiten de EU is China de controle op kritieke mineralen en technologie aan het verstrengen, terwijl ook de Verenigde Staten hun grenzen versterken en het toezicht op technologie uitbreiden. Samen zorgen deze evoluties voor een steeds gefragmenteerder en minder voorspelbaar handelslandschap.

Bedrijven nemen dit best ernstig, want sancties kunnen grote gevolgen hebben. Toch blijkt in de praktijk dat risico’s vaak pas zichtbaar worden wanneer er al vertragingen, boetes of blokkeringen optreden. Zeker logistieke partners moeten de herkomst van goederen kunnen achterhalen. Zo zien we vaak dat zendingen worden omgeleid om uiteindelijk toch op gesanctioneerde markten terecht te komen. Omgekeerd belanden ook goederen aan spotprijzen in Europa, terwijl ze niet voldoen aan de regelgeving van de EU. Hierdoor worden de controles aan de grenzen nog meer aangescherpt.

Van reactief handelen naar proactief risicobeheer

Eén ding lijkt duidelijk: aangiften bij de douane zullen in 2026 nog complexer worden. Klassieke struikelblokken zijn fouten in tariefcodes, onduidelijke certificaten met betrekking tot de herkomst van goederen, onjuiste taxaties, etc. Waar bedrijven in het verleden vaak reactief werkten door af te wachten of een aangifte al dan niet wordt goedgekeurd, is die afwachtende houding vandaag ronduit risicovol. Bedrijven moeten proactief handelen en risico’s identificeren voor ze zich ontwikkelen. Digitalisatie en AI zijn een must, zeker voor organisaties die enorme hoeveelheden klanten, documenten en aangiften moeten verwerken. Niet alleen bespaart technologie veel tijd, het neemt ook het risico op manuele fouten of gaten in de kennis van medewerkers weg.

Bedrijven zijn zich hier wel van bewust, maar er is nog een lange weg te gaan. Uit een rondvraag tijdens de vorige editie van het Customs Forum in Nederland blijkt dat 39% van de respondenten intussen pilootprojecten met AI heeft lopen, terwijl een kwart hier nog niet mee bezig is. Slechts 5% heeft de technologie volledig geadopteerd in hun werkprocessen. Er is dus zin voor innovatie, maar wel met voorzichtigheid in een landschap dat gedomineerd wordt door risico en regelgeving.

In elk geval groeit het bewustzijn dat douaneprocessen een grote organisatorische verschuiving ondergaan. Aangiften evolueren van een werklast voor de administratie van het bedrijf naar een strategische troef die steeds vaker besproken wordt op directieniveau. Beslissingen over inkoop, leveranciers en omleidingen zijn steeds meer afhankelijk van de inbreng van douane-experts. Zij beoordelen factoren zoals herkomst, waardering, classificatie, compliance, etc.

Sneller en minder foutgevoelig

Omdat er weinig talent op de arbeidsmarkt beschikbaar is, zullen organisaties douanepraktijken meer en meer uitbesteden aan externe professionals om het risico op overtredingen, vertragingen en boetes te verkleinen. Outsourcing is daarbij geen verlies van controle, maar een manier om risico’s structureel te beheersen. Het outsourcen van processen aan gespecialiseerde partners biedt bedrijven ook sneller toegang tot moderne technologieën die data gebruiken om de zichtbaarheid te vergroten en voorspellende analyses uit te voeren. Hoewel dit soort tools in veel domeinen stilaan de norm wordt, blijven douanegegevens de zwakke schakel omdat de informatie verspreid zit over expediteurs, formats en systemen.

De oplossing is de centralisatie van deze praktijken met een geconsolideerd model dat alle data op uniforme wijze vastlegt. Succesvolle (logistieke) bedrijven gebruiken verschillende systemen en technologieën. Denk aan systemen die efficiënt wijzigingen in de regelgeving of het politieke landschap detecteren, maar ook de kwaliteit van data garanderen via classificaties die up-to-date zijn. Daarnaast zijn er workflows nodig die processen sneller en minder foutgevoelig maken.

Focus op 2030

Dit moet hét jaar zijn waarin bedrijven inzicht krijgen in de rechten die ze betalen en mogelijkheden tot besparing of het vermijden van kosten identificeren. En ondanks alle complexiteit blijven ook de basisprincipes belangrijk. Nauwkeurige goederenclassificatie vormt de ruggengraat van iedere veerkrachtige toeleveringsketen.

Slimme digitalisatie is overigens niet alleen belangrijk om de impact van tarieven, sancties en oorlogen op de business te beperken, maar ook om klaar te zijn voor de Europese plannen die douaneprocedures tegen 2030 willen harmoniseren en zo goed als volledig digitaal maken. Dat zal een investering vragen op het gebied van software, betrouwbare data, classificatiesystemen én personeel dat nieuwe processen en regelgeving opvolgt. Want uiteindelijk zit de kracht van AI in het verlichten van routinezaken, terwijl de expertise van professionals even cruciaal blijft. Wie vandaag niet investeert in digitalisatie en douane-expertise, loopt het risico op vertragingen, boetes en gemiste kansen. Bedrijven die proactief handelen, gebruiken AI en centraal georganiseerde data om douaneprocessen wendbaar, snel en foutarm te maken

Kurt Crauwels, Managing Director Customs Support Group Belgium