Wie als beginnende freelancer regelmatig zonder contract werkt, verbrandt vaak zijn vingers. Contracten opstellen is niet leuk, maar ze bieden bescherming, voorkomen misverstanden en verduidelijken wat exact van je verwacht wordt. Niet iedereen heeft geld om een advocaat in te huren die zulke contracten opstelt. (Verder is dat niet eens nodig zolang je jezelf maar goed genoeg informeert over wat er nu net in het contract moet staan).

In samenwerking met Michel Piedfort van Freelancenetwork.be stelden we volgende tips samen:

1. Verduidelijk wat je gaat doen en wanneer. Wees liever te gedetailleerd dan niet gedetailleerd genoeg en beschrijf exact wat je belooft te zullen afleveren en wanneer je dat zal doen. 

2. Beschrijf elk financieel detail. Contractuele geschillen gaan bijna altijd over geld, dus doe alles wat je kan om elk mogelijk probleem in de kiem te smoren. Dit omvat veel meer dan enkel je salaris. Zorg bijvoorbeeld dat het contract op zijn minst de volgende vragen beantwoordt:

✔ Krijg je deel van je salaris op voorhand betaald?

✔ Word je betaald bij de levering, telkens je een mijlpaal bereikt of per uur?

✔ Moet de klant compensatie betalen als die het contract opzegt?

✔ Wordt de klant een boete opgelegd bij laattijdige betaling?

✔ Worden je kosten vergoed?

3. Beschrijf de eigendomsrechten. Fysieke producten worden natuurlijk eigendom van de klant na aankoop. Ben je echter een designer, schrijver of programmeur, dan wordt de zaak complexer. Het is mogelijk om je klant alle rechten over je werk te geven of enkel een licentie om het op bepaalde manieren te gebruiken. In het tweede geval moet je contract het volgende bevatten:

✔ Provisies over waar, hoe en hoe lang je werk gebruikt kan worden.

✔ Informatie over de exclusiviteit van de licentie.

✔ Duidelijkheid over wat je klant met je werk mag doen, hoe hij het mag verwerken, of hij je expliciete erkenning moet geven en of er royalty’s betaald worden.

✔ Informatie over hoe jij je werk verder nog mag gebruiken (bijvoorbeeld als voorbeeld in je portefeuille of in toekomstige projecten of tentoonstellingen).

✔  Voorzie een artikel dat stelt dat de eigendomsoverdracht of vrij gebruik pas overgedragen wordt na betaling.

4. Verduidelijk wat er gebeurt wanneer het project verandert. Soms verandert je opdracht terwijl je er nog mee bezig bent. Dat kan betekenen dat je verwacht wordt extra werk te doen zonder daarvoor betaald te worden, in welk geval een contract je uit de nood kan helpen.

✔ Benadruk dat veranderingen aan de opdracht extra kosten met zich meebrengen.

✔ Beschrijf het proces om een lopende opdracht te veranderen.

✔ Verklaar hoeveel revisies aan je werk je aanbiedt en eventueel ook wat je prijs is voor extra revisierondes (beschrijf eventueel ook wat je net bedoelt met een ‘revisie’).

5. Benadruk dat dit contract de hele overeenkomst is. Het contract moet de deal in zijn geheel beschrijven zodat je klant later geen zaken bovenhaalt die je vroeger misschien aan de telefoon of in een e-mail hebt gezegd. Dit heet een integratieclausule en bestaat meestal uit een korte zin die bevestigt dat het contract de hele overeenkomst over deze zaak vertegenwoordigt.

6. Specifieer het proces om veranderingen te maken aan het contract. Je kan niet vermijden dat een overeenkomst soms gewijzigd zal moeten worden. Daarom voeg je best een extra clausule toe die stelt dat dit enkel via wederzijdse schriftelijke toestemming kan gebeuren. Vergeet niet dat e-mails ook tellen als schriftelijke toestemming en je daar niet noodzakelijk een handtekening voor nodig hebt (tenzij je dat expliciet vermeldt in de clausule natuurlijk).

7. Locatie van de werken.  Bij werken op kantoor van de klant, bepaal je best uitdrukkelijk dat je werkt als freelancer en dat je bijgevolg de organisatie van het werk en de werktijden zelf bepaalt.

8. Bij tussentijdse betalingen. Voorzie een clausule die je als freelancer de mogelijkheid geeft om je diensten te staken zonder dat de verplichting van de opdrachtgever stopt.

9. Zaken die je zeker NIET moet vermelden. Clausules in verband met na te leven uurroosters of uren, doorbetaling tijdens vakantie of ziekte, verantwoording vragen of toestemming vragen aan derden of hiërarchische controle.

Volstaat deze lijst uiteraard niet om je eigen contracten op te stellen, je hebt alvast een basis voor een degelijke overeenkomst die de kans op toekomstige problemen drastisch verlaagt.

Tot slot nog volgend advies: Wanneer je een contract opstelt is het je taak om de toekomst te voorspellen. Denk aan wat er mis kan gaan of tot misverstanden kan leiden en gebruik altijd ondubbelzinnige taal.