Geschreven met input van AFAS Software.
In de basis gaat Human Resources over mensen. Toch is administratie in de afgelopen jaren bijna een synoniem geworden voor human resource management. Want er komen veel administratieve werkzaamheden bij kijken. Van verlof en verzuim tot aan personeelsplanning en salarisverwerking – alles moet keurig worden bijgehouden.
Hoe richt je die administratieve handelingen efficiënter in? En creëer je tegelijkertijd meer ruimte voor de mens? Door HR-processen te digitaliseren. In deze blog lees je drie redenen waarom je dat zou moeten doen.
1. Je bespaart tijd
Vaak nemen HR-processen veel tijd in beslag. Gaat een medewerker bijvoorbeeld met verlof? Het handmatig inkloppen en uitrekenen van de uren is een tijdrovende klus. Helemaal als dat voor meerdere collega’s moet gebeuren. Of wat dacht je van het verwerken van loonstroken of declaraties? Ook dat handmatige werk kost de nodige tijd. En ook al optimaliseer je zulke processen, heel toekomstbestendig is het niet. Dat is toch zonde?
Die HRM-processen kunnen geautomatiseerd worden. Van urenregistratie tot ziek (of beter) melden. Mutaties zijn daardoor sneller verwerkt. Door de administratieve druk te spreiden over je hele organisatie, houd jij als HR-afdeling meer tijd over voor belangrijke zaken.
2. Je maakt minder fouten
Hoe minder administratieve handelingen je als HRM-afdeling verricht, hoe minder fouten je maakt. Want ook al werk je super secuur, fouten maken is menselijk. Digitalisering kan die foutkans verlagen.
Want door te werken met geïntegreerde HRM-software, hoef je gegevens nog maar één keer in te voeren. Je werkt in een centrale database. Dat betekent dat er voor ieder persoon één dossier is waarin alle relevante informatie staat opgeslagen. Van sollicitatiegegevens tot de eerste werkdag. En, als het moment daar is, natuurlijk ook de uitdienstmelding.
Omdat je altijd in dat ene dossier werkt, hoef je gegevens niet dubbel in te voeren. Of te werken in losse applicaties. Vastlegging bij de bron, noemen ze dat. Het vermindert de kans op fouten en werkt wel zo efficiënt.
3. Je krijgt meer inzicht
Meten is weten, het derde voordeel van digitale HRM-processen. Vroeger was HR vooral onderbuikgevoel. Veel beslissingen werden genomen op gevoel. Dat kan misschien bij kleine organisaties, maar wanneer je snel groeit, is dat niet vol te houden. Laat data je daarom helpen bij het maken van belangrijke beslissingen.
Dat kan alleen wanneer je die HR-data ook echt vastlegt. Door het invoeren van gegevens makkelijker te maken, bijvoorbeeld met behulp van de eerdergenoemde app. Met AFAS beschik je daarnaast over uitgebreide dashboards. Je ziet met één klik hoe je ervoor staat. Dat helpt je beter onderbouwde keuzes te maken.
Ben je van plan om je HR-processen te digitaliseren? Slim! Je bespaart tijd, maakt minder fouten en krijgt meer inzicht. Het gevolg: je houdt meer tijd over voor de echt belangrijke dingen.