Justitie zit complex in elkaar. Met verschillende soorten rechtbanken, procedures die jaren kunnen duren, tal van stakeholders en informatie die op het juiste moment met de juiste partijen moet worden gedeeld. Terwijl in elke sector organisaties volop aan het digitaliseren zijn, mag de justitiële keten uiteraard niet achterblijven. Aan de ene kant lopen rechtszaken vertraging op door een enorme achterstand en inefficiënte workload. En anderzijds verwachten burgers dat ze, net als in de commerciële wereld, voor elke service online terechtkunnen.

De pandemie bracht deze behoefte scherp in beeld toen ook rechters gedwongen werden tot thuiswerken. Een groot deel van de administratie was echter nog niet gedigitaliseerd, wat resulteerde in vertragingen en inefficiënties. Zo zagen ze zich bijvoorbeeld genoodzaakt om regelmatig naar de rechtbank te rijden of moesten ze wachten tot de juiste documenten afgeleverd werden vooraleer ze een oordeel konden vellen. Voor Justitie in België (en de rest van Europa) was Covid dan ook een eyeopener. Intussen heeft de Europese Unie middels het Nextgeneration EU plan middelen ter beschikking gesteld die juridische instanties mogen inzetten om hun processen te digitaliseren. 

Die digitalisering is hoognodig, vanwege het traditionele, niet-digitale karakter van veel justitiële processen. Tot voor kort was het gebruikelijk om documenten uit te printen, in te vullen, te fotograferen en vervolgens per email weer terug te sturen. Zelfs het doorsturen van informatie naar de rechtbank gebeurde nog niet zo lang geleden nog steeds via faxsystemen. Het gevolg? Veel papierwerk, onvolledige informatie, documenten die letterlijk in de schuif blijven liggen, of erger nog: in de vergetelheid raken. Kortom, het uitblijven van digitalisering kan grote consequenties hebben. 

Veel stakeholders, weinig harmonie

Hoewel het ministerie van Justitie eerder leerervaringen heeft opgedaan die nu in de praktijk worden gebracht, komen er heel wat uitdagingen bij kijken. Zo is het belangrijk om voldoende tijd te nemen om het bredere plaatje te definiëren, maar mogen ook de eerste resultaten niet te lang op zich laten wachten. Terwijl de ene instantie haast eindeloos in een testfase bleef hangen, ging de andere te snel over tot het ontwikkelen van oplossingen die bijgevolg niet flexibel of schaalbaar waren. Klein beginnen is daarom altijd de boodschap, om daarna stapsgewijs over te gaan naar een volgende gebruikscase.

Daarnaast zijn er ook bijzonder veel stakeholders in deze sector met wie je bij digitalisering rekening moet houden. Denk aan rechters, experts, vertalers en griffiers, die allemaal een belangrijke rol spelen in de behandeling van een zaak. Soms moeten ook andere partijen toegang krijgen tot bepaalde stukken informatie – zoals de aanklager en de beklaagde. Allebei kunnen ze een advocaat hebben, evenals getuigen en mogelijk ook een team experten die precies moeten zien wat ze nodig hebben, en niets meer. En dan heb je ook verschillende soorten rechtbanken, zoals rechtbanken van eerste aanleg, ondernemingsrechtbanken en arbeidsrechtbanken. Daarbij voegen politierechtbanken en  het vredegerecht nog meer complexiteit toe.

Bovendien is de informatie bij de verschillende instanties niet geharmoniseerd. Elk orgaan heeft eigen data, opgeslagen in verschillende formats en beheerd door andere IT-systemen. Hierdoor beschikken stakeholders binnen Justitie zelden over een compleet beeld van een zaak en kan de afhandeling jarenlang aanslepen. Op dat moment kunnen bewijsstukken en getuigen al niet meer beschikbaar zijn.

Holistisch beeld van burgers en rechtszaken

Dan is er nog de burger zelf. Het vertrouwen van die burger in het justitiële systeem is uiteraard cruciaal. Daar komt bij dat burgers hetzelfde niveau van digitale dienstverlening van de overheid verwachten als van de bedrijven waar ze winkelen of diensten afnemen. Een succesvolle zaak moet vandaag online aanwezig zijn en klanten de nodige digitale tools en services aanbieden. Burgers begrijpen dan waarschijnlijk ook niet waarom dit bij een overheidstak zoals Justitie nog steeds niet mogelijk is.

Het potentieel van de juiste technologie is evident. Net zoals retailers een 360°-beeld van hun klanten willen, heeft Justitie veel baat bij een holistisch beeld van zowel burgers als rechtszaken. Een burger kan bijvoorbeeld in het verleden bij verschillende rechtszaken betrokken zijn, wellicht in verschillende rollen. Om een goed oordeel te vellen, kan deze informatie belangrijk zijn. Hetzelfde geldt voor de relaties tussen personen in een zaak of over zaken heen. Of weten wat op een gegeven moment in de tijd de gezins- en arbeidssituatie van een persoon was.

Met behulp van technologie kan je al deze informatie granulair aanbieden en Justitie van geoptimaliseerde workflows voorzien, met segmentering voor het delen van data en met geïntegreerde analytics. Dankzij out-of-the-box functionaliteiten kan Justitie de implementatie van zo’n digitale basis versnellen, terwijl onderliggende instanties (bv. familie- of jeugdrechtbanken) kant-en-klare opties op maat van hun specifieke behoeften kunnen uitrollen.

Digitalisering Belgische Justitie

De FOD Justitie heeft intussen al enkele projecten gelanceerd. Zo is JustCase een managementoplossing voor het Hof van Cassatie, die in de toekomst gebruikers kan laten inloggen op een portaal om een zaak te bekijken, te updaten en af te sluiten. Het is bovendien erg eenvoudig om extra informatie aan het dossier te koppelen en zelfs andere zaken ermee te verbinden. Door datasets samen te brengen, wil Justitie ervoor zorgen dat rechtszaken digitaal kunnen worden opgevolgd, dat teams sneller en naadloos kunnen samenwerken, en dat informatie voor de juiste personen op het juiste moment toegankelijk is.

De digitalisering van Justitie gebeurt niet van de ene op de andere dag. Voor de implementatie van digitale oplossingen is veel expertise en onderzoek nodig. Maar met de juiste basisfunctionaliteiten kan Justitie al heel wat vooruitgang boeken. Tegelijkertijd zijn ook de samenwerking tussen stakeholders, standaardisatie van gegevens, beveiliging en privacy, training en acceptatie cruciale elementen in dit transformatieproces. 

Het resultaat van een gecombineerde aanpak? Tevreden burgers die met meer vertrouwen naar het rechtssysteem kijken. Enerzijds omdat ze hun aangiftes en documenten efficiënt online kunnen indienen, maar ook omdat ze minder vertragingen en meer transparantie ervaren. In België is de workload bijvoorbeeld zo groot dat een klein stukje efficiëntiewinst al een wereld van verschil zou betekenen.

Als Justitie erin slaagt de nodige stappen te zetten, zullen rechtbanken zaken sneller kunnen afhandelen en zal ook het aantal fouten aanzienlijk verminderen. Analytische systemen kunnen er bovendien voor zorgen dat de betrokken partijen herinneringen ontvangen, zodat er geen documenten of volledige cases blijven liggen. En tot slot zullen ook medewerkers hun productiviteit flink zien toenemen. Er is voor Justitie met andere woorden maar één vonnis mogelijk: zo veel mogelijk inzetten op digitalisering.

De auteur Catherine Berger is Senior Director Public Sector bij Salesforce in België