Een inspirerende babbel bij de koffiemachine. Een whiteboard dat bruist van ideeën na een brainstorm. Een meeting room vol post-its, hetzij op papier, hetzij op een scherm. In zijn meest ideale vorm was het precorona kantoor een geleider van collectieve energie. Expert Carl Van Brande (Steelcase) legt uit hoe die energie ook in de toekomst overeind kan blijven.
Op kantoor doen we niet langer wat thuis ook kan
“Mensen moeten een duidelijke reden hebben om terug op kantoor te komen”, opent Carl Van Brande. “Daarom is het belangrijk om op kantoor andere dingen te doen dan wanneer je thuiswerkt. Thuiswerk wordt focuswerk, terwijl je op kantoor samen inzet op oplossingsgericht werk: creatief zijn, knopen ontwarren, innovatieve ideeën uitwerken en dat alles samen bespreken. Dat bruisende, interactieve en creatieve bezig zijn, kost meer tijd en gaat beter als je ervoor fysiek samenzit met je collega’s.”
Veiligheid krijgt een boeiende kant
Landschapsbureaus en meeting rooms zagen om veiligheidsredenen hun capaciteit gehalveerd worden. Hoe kan je creatief nadenken met mensen die anderhalve, drie of meer meter verderop zitten? “Klopt”, zegt Carl Van Brande. “Creatief samenwerken vergt voortaan ruimte, waardoor de interactie afneemt. Daar zit de échte clash tussen het oude en het nieuwe kantoor. De efficiëntie van de oppervlakte verdwijnt. We moeten evolueren naar boeiende ruimtes. De ruimte beïnvloedt je gedrag. En dat gedrag bepaalt op termijn de bedrijfscultuur. De veranderde situatie zal bedrijven aanzetten om te investeren in een omgeving die boeit en die mensen de keuze laat tussen verschillende plaatsen waar ze hun werk het liefst of best kunnen uitvoeren.”
Flexibiliteit trekt het laken naar zich toe
Om die boeiende kantoorplek te creëren, zullen bedrijven anders moeten nadenken over de inrichting van de beschikbare ruimte. Flexibiliteit wordt een sleutelbegrip. “Bij de uitbraak van COVID-19 zagen we eerst oplossingen voor meteen, zoals plexischermen of het reduceren van de capaciteit van een meeting room”, zegt Carl Van Brande. “Intussen krijg je oplossingen voor de korte termijn, elementen die mensen stimuleren om weer naar kantoor te komen. Maar de uitdaging zit in de oplossingen voor de lange termijn. We moeten nadenken over hoe we kantoren flexibeler maken. Gaande van een leuke stoel of een goede sofa om even met je manager te spreken, over een leuke koffiehoek tot een grote open ruimte die je kan omtoveren tot twee hoeken met twee ruime meeting rooms. Vroeger wilden bedrijven efficiëntie: alles laten plaatsvinden op zo weinig mogelijk ruimte. Dat is verdwenen, daar zit de switch tussen oud en nieuw.”
Technologie als verbindend element
Last but not least krijgt ook technologie – niet verrassend – een cruciale rol. “Op verschillende vlakken”, legt Carl Van Brande uit. “Ten eerste zal videoconferencing-technologie bepalend blijven, bijvoorbeeld om de thuiswerkers vlot te integreren op kantoor. Maar het gaat ook verder. In de flexibele kantooromgeving zal technologie faciliteren, bijvoorbeeld door mensen te helpen om snel beschikbare ruimtes te vinden, te beheren en te reserveren in functie van de capaciteit, maar ook van het doel van de bijeenkomst.”
Op zoek naar meer inspiratie? Benieuwd hoe het kantoor er in de toekomst zal uitzien? Schrijf u in voor het webinar ‘The Future of Work’ op 1 oktober en put uit de kennis van bedrijven als Steelcase, Liantis, WhiteMilk, Bremhove Real Estate, ConxioN en Buro Modern.