De Vlaming vergadert veel en ook lang, blijkt uit een onderzoek van de UGent. Business AM vroeg uitleg bij de resultaten aan arbeidseconoom Stijn Baert. Hij gaf tips om efficiënter te kunnen vergaderen.

Beluister hier het volledige interview met Stijn Baert:

De essentie: We vergaderen in Vlaanderen vrij lang. Niet al die tijd wordt nuttig gebruikt: vooral online vergaderingen zijn onvoorbereid en draaien om louter informatieoverdracht.

• Baert: “Het is een mooie steekproef die representatief is voor Vlaamse werknemers tussen 18 en 65. Zeven op de tien werknemers is best tevreden is over vergaderen. Daar staan wel wat andere zaken tegenover: men heeft het gevoel dat die vergaderingen meer om de doelen van de collega’s draaien dan om de eigen doelen. En te weinig vergaderingen hebben een agenda.”
• “Leidinggevenden zitten nog langer in een vergadering. Dat is misschien ook logisch. Als er een vergadering van 2 uur gepland is, dan zal die 2 uur ook gebruikt worden. En in het algemeen zien we in ons onderzoek dat er vrij veel per week vergaderd wordt. Werknemers die minstens één vergadering hebben, zijn gemiddeld 5 uur en 54 minuten per week aan het vergaderen. De gemiddelde vergadering in de publieke sector duurt nog eens 22 minuten langer dan die in de private sector.”

Valkuilen van online vergaderen

• “Er wordt meer online vergaderd. De verleiding is groot om in twee klikken nog een vergadering te plannen. In plaats van na te denken over een nota of een moeilijke vraag, is het antwoord een uitnodiging voor een vergadering waar men aanschuift zonder de nota gelezen te hebben of nagedacht te hebben over het probleem”, aldus Baert. “Gemiddeld zitten er zo’n dertien mensen in een vergadering. Online vergaderen heeft er voor gezorgd dat je meer mensen kunt uitnodigen, waardoor er mensen aanwezig zijn die niet veel bij te dragen hebben aan het proces van de vergadering.”
• “Zes op de tien van de vergaderingen draaien voornamelijk om informatieoverdracht. Mensen delen informatie uit die ze misschien ook via een e-mail hadden kunnen delen. Onderzoek geeft aan dat vergaderingen vooral zouden moeten dienen om samen beslissingen te nemen, om samen creatief te zijn. Een beetje schrappen in vergaderingen die louter informatieoverdracht zijn, zou wel een goed idee zijn.”

(nd)