Het verschil tussen een succesvolle en een zinloze vergadering zit hem in de voorbereiding en de omkadering. Een goede business meeting kan ervoor zorgen dat je de vergadering enthousiast en vol energie verlaat. Een slechte kan ervoor zorgen dat je meteen van job of zelfs carrière wil veranderen. We klagen allemaal dat we te veel vergaderingen hebben. Maar als vergaderingen slagen in hun opzet, genereren ze nieuwe ideeën, inkomsten, energie of goodwill. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat dit het geval is?
Er zijn veel tips te vinden over hoe je een vergadering zelf moet organiseren. Zo is het van cruciaal belang om de tijd in de gaten te houden. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat alle deelnemers zicht betrokken voelen, zodat niet alleen de luidruchtige deelnemers aan bod komen.
Ook over wat erna komt is veel bekend. Over het belang om duidelijk te zijn over wat er precies is afgesproken op de vergadering, opvolging van bepaalde punten en deadlines. Maak dus notulen waar ook ieders to do’s in staan, en zorg dat iedereen deze kan lezen na de vergadering.
Aan wat er voorafgaat aan een vergadering wordt echter nog weinig aandacht besteed. Terwijl mijn ervaringen me hebben geleerd dat een vergadering valt of staat met de planningsfase. Even op een rijtje op welke vlakken die planningsfase versterkt kan worden:
Bepaal het doel van de vergadering
Vergaderingen zijn zodanig ingeburgerd in het bedrijfsleven dat ze vaak uit gewoonte worden gehouden. Maar al te vaak is de opzet van een vergadering vaag. Denk bijvoorbeeld aan een wekelijkse teamvergadering of een vergadering om de geboekte vooruitgang te beoordelen. Wat ga je dan precies bespreken? De beste vergaderingen zijn actiegericht, hebben een logische opbouw en duidelijke doelstellingen of beoogde resultaten.
Beperk het aantal deelnemers
In het algemeen geldt dat hoe meer mensen er aan een vergadering deelnemen, hoe groter het risico is dat ze er maar lusteloos bijzitten of dat ze niet de kans krijgen om te participeren. Stel jezelf de vraag wie echt aanwezig moeten zijn op de vergadering en wie misschien gewoon na afloop op de hoogte kan worden gebracht over wat er is besloten. Ga hierbij wel diplomatiek te werk. Geef niet-genodigden het gevoel dat ze meer tijd hebben voor andere dingen door niet te moeten deelnemen. Vermijd dat ze zich buitengesloten voelen.
De agenda is niet slechts een formaliteit
De agenda is cruciaal voor een goede planning. De agenda moet tijdig verspreid worden, zodat deelnemers tijd hebben om de agendapunten te lezen en er gevolg aan te geven. Deelnemers moeten precies weten welke voorbereidingen ze moeten treffen voor de vergadering.
Zorg voor de juiste omkadering
Ik vergelijk dit altijd met een toneelstuk of een film. Hoe goed het script en de acteurs ook zijn, ook de locatie, belichting en het geluid moeten juist zijn om het toneelstuk of de film volledig tot zijn recht te laten komen. Er zijn diverse omkaderingselementen waarmee je rekening moet houden. Want aan hoeveel vergaderingen heb je al deelgenomen die plaatsvonden in een ongeventileerde ruimte met deelnemers die de hele tijd aan het geeuwen waren? Waar je hoofdpijn kreeg of een scherm niet kon lezen door de lichtweerkaatsing op het raam? Waar de vergadering constant werd onderbroken door mensen die dan vroegen of de ruimte beschikbaar was? Deze valkuilen gaan ten koste van de productiviteit! Een professionele vergaderruimte is uitgerust met de juiste verlichting en ventilatie en beschikt over goed werkende apparatuur. Geen afleiding betekent meer productiviteit!
Hou rekening met de eerste indruk
Een eerste indruk is altijd belangrijk. Niet alleen met collega’s die je niet zo vaak ziet, maar vooral wanneer je vergadert met externe partijen: prospects, klanten, leveranciers enzovoort. Vergaderen in een klein kantoortje of in een horecagelegenheid geeft nu eenmaal niet dezelfde indruk als een ruimte met de juiste omvang, gelegen op een mooie en gemakkelijk te bereiken locatie die bovendien goede faciliteiten biedt. Als je niet over een dergelijke ruimte beschikt in jouw kantoor, dan zijn er verschillende mogelijkheden om die ruimte te huren. Het speelt geen rol dat de andere deelnemers weten dat de vergaderruimten geen deel uitmaken van jouw bedrijfspand.
Al is jouw verhaal nog zo goed, de voorbereiding op alle fronten is van essentieel belang.