Vanaf 1 januari 2026 wordt digitaal factureren verplicht voor elke ondernemer in België. Dokapi, een onderneming gespecialiseerd in tools die helpen bij de digitale verwerking van financiële documenten, heeft een AI-model ontwikkeld dat de verwerking van e-facturen vereenvoudigt. “We hebben vijf jaar gewerkt aan dat model, en we blijven het in samenwerking met onze klanten verbeteren”, laat Roel Verbeeck, CEO en oprichter van Dokapi, weten in een gesprek met onze site.
Er staat ondernemingen en zelfstandigen een grote verandering te wachten in 2026. Wie dan nog een factuur stuurt naar een andere professional mag dat niet meer op papier of via mail doen. Enkel e–factureren zijn nog toegelaten vanaf volgend jaar. “Dat is het gevolg van een Europese richtlijn”, verduidelijkt Verbeeck. “We zien wel dat ieder EU-lidstaat daar zijn eigen invulling aan geeft. In sommige landen is het bijvoorbeeld voldoende dat de factuur via mail wordt bezorgd. België gaat een stapje verder en verplicht ondernemingen om vanaf volgend jaar facturen te versturen via Peppol. Dat is een beveiligd Europees netwerk dat toelaat om onderling elektronische facturen uit te wisselen op een gestandaardiseerde wijze en volgens een bepaald protocol. Ons land is een van de voorlopers.”
De troeven van e-facturatie
Waarom wil Europa, en meer specifiek België, dat e–facturen (tussen professionals) het nieuwe normaal wordt? In de eerste plaats helpt zo’n systeem om fraude te bestrijden. Voorts neemt dankzij de digitale verwerking de kans af dat er fouten worden gemaakt. “E-facturatie is overigens al verplicht voor ondernemingen die facturen versturen naar de overheid”, weet Verbeeck.
Die verplichting gold eerst voor factuurbedragen boven de 30.000 euro, maar sinds 1 maart 2024 moeten bedrijven ook met e–facturen werken voor kleinere bedragen. Elektronisch factureren is niet automatisch verplicht voor opdrachten met een waarde lager dan 3.000 euro (zonder btw), maar kan wel opgelegd worden door de aanbesteder. De federale overheid heeft er alvast voor gekozen om e-facturatie systematisch te verplichten onder de drempel van 3.000 euro. In Vlaanderen is dat nog niet het geval.
Ook de btw-aangifte ondergaat een metamorfose
En daar stopt het niet. In het regeerakkoord staat dat er deze legislatuur werk zal gemaakt worden van “near real time reporting” voor transacties tussen btw-plichtigen en transacties waarvoor een witte kassa (GKS) gebruikt wordt. “Concreet betekent dat dat de overheid rechtstreeks inzage zal krijgen in de btw-aangiften. Dat zal de belastingdienst in staat stellen om directe controles te doen, waardoor het voor professionals niet langer nodig is om elke maand of elk kwartaal een btw-aangifte in te dienen”, verduidelijkt Verbeeck. “Ook hier neemt ons land een voortrekkersrol op zich. De Europese Unie verplicht de lidstaten pas om vanaf 2030 zo’n systeem in te voeren.”
Die regelgeving zal ook helpen om de btw-kloof te dichten. Een studie van het Internationaal Monetair Fonds (IMF) uit 2023 leert ons dat de Belgische fiscus jaarlijks maar liefst 11 miljard euro aan btw-inkomsten misloopt. Dat is een vijfde van de verschuldigde btw op producten en diensten.
Dokapi zet AI in bij verwerking van de e-facturen
Om de digitalisering van de facturen vlot te laten verlopen zijn er tools nodig. Dokapi is één van de bedrijven die dergelijke oplossingen aan de man brengt. De onderneming, die is ontstaan uit Ixor, een Mechels bedrijf gespecialiseerd in cloud- en AI-technologie, heeft een AI–tool ontwikkeld om de digitale processen vlot te laten verlopen. “We zijn gespecialiseerd in financiële documenten, zoals facturen, bestelbonnen, loonfiches en belastingaangiftes. Ondernemingen, waaronder Teamleader en Dexxter, hebben met behulp van onze tool in 2024 meer dan 60 miljoenen documenten verwerkt”, klinkt het. “Onze tools zullen we nu ook inzetten bij de verwerking van e-facturen.”
Verbeeck laat weten dat zijn bedrijf de voorbije vijf jaar heeft gewerkt aan de ontwikkeling van het AI-model. “En we blijven de tool verder verbeteren. We communiceren regelmatig met onze klanten om te weten te komen wat er beter kan, of als er problemen zijn. Op basis van die feedback geven we onze tool elke zes weken een update”, aldus Verbeeck.
Dokapi beperkt zich overigens niet tot België. “We kijken over de landsgrenzen heen en willen we onze beproefde technologie toegankelijk maken in heel Europa. Waar we met Ixor enkel op de Belgische markt actief zijn, omdat nabijheid bij klanten cruciaal is, kunnen we met Dokapi heel eenvoudig schalen naar het buitenland. We richten ons in eerste instantie op Spanje, Frankrijk, Duitsland, Nederland en Singapore omdat we onze bestaande klanten willen volgen en ondersteunen in de markten waar zij het meest actief zijn. Daarnaast kunnen grote internationale bedrijven in deze landen Dokapi inzetten als toegangspoort naar de Benelux wat betreft e-facturatie via het Peppol-netwerk of een andere standaard. We willen het best mogelijke Europese platform zijn voor het verwerken en uitwisselen van alle financiële documenten in één betrouwbare, toegankelijke en efficiënte oplossing”, besluit de CEO van Dokapi.
