De zomervakantie, een periode waarin veel bedrijven op een lager pitje draaien. Maar geldt dat ook voor de supply chain? Voor sommige producten, zoals sanitair materiaal, zal het eerder rustig zijn. Andere sectoren moeten wel blijven werken en soms zelfs een extra tandje bijsteken. Dat brengt uitdagingen met zich mee met betrekking tot planning en bevoorrading. Wie zich niet heeft voorbereid, gaat gegarandeerd een warme zomer tegemoet.

De supply chain neemt geen vakantie, ook niet tijdens de zomer. In veel bedrijven betekent dit dat de boel moet blijven draaien, zelfs wanneer er overal in de keten mensen met verlof gaan. Van het plaatsen van bestellingen en het ontvangen van goederen in het magazijn, tot het betalen van de facturen. Minder handen, maar niet noodzakelijk minder werk … Flexibiliteit is een belangrijke eigenschap voor een organisatie tijdens de zomerperiode.

Eén rol is op dit gebied bijzonder cruciaal: de planner, of de persoon die instaat voor bevoorrading. Slechts weinig bedrijven hebben een back-up, waardoor de planner in aanloop naar de vakantie moet anticiperen en voldoende voorraad moet aanleggen.

Risico op overbevoorrading

Dat brengt ons bij het tweede probleem: hoe zorg je ervoor dat je altijd genoeg in stock hebt om klanten te blijven bedienen, ook als de productie tijdens de vakantie enkele weken stil ligt? De Italiaanse leveranciers gaan bijvoorbeeld in augustus met vakantie en dus moet je nu al genoeg bestellen om die periode te overbruggen en klaar te zijn voor de heropstart in september. Het is daarnaast ook niet evident om ruimte te vinden om die voorraad in magazijnen te stockeren.

Bovendien is het onmogelijk om exact te voorspellen hoeveel je van een bepaald artikel precies nodig zult hebben. Stel dat je zonnecrème verkoopt en de zomer blijkt even nat als het afgelopen voorjaar. Dan eindig je uiteraard met een serieuze overstock. Het is iets wat je zo goed mogelijk moet inschatten, wetende dat je voorspelling er vaak naast zal zitten. Het risico en hoe je ermee omgaat, hangt ook af van wat je verkoopt. Na een slechte zomer is voor die tubes zonnecrème alle hoop wellicht verloren, maar tenten of fietsmateriaal kunnen wel nog een bestemming krijgen.

Bouw voldoende resilience in

Het is dus aangewezen om een strategie voor de zomermaanden uit te werken. Een strategie die rekening houdt met de vakantie van personeel en berekent hoeveel risico je kunt nemen bij het al dan niet aanleggen van extra voorraad. Heb je te weinig, dan riskeer je serviceproblemen. Heb je te veel, dan moet je na de zomer een oplossing vinden om van die overstock af te geraken. Bouw dus voldoende resilience in door beter te plannen en realistische buffers aan te leggen. Zorg ook voor goede banden met leveranciers, zodat je indien nodig snel kunt schakelen.

Technologie kan hierbij helpen. Niet alleen bij het voorspellen van de voorraden, maar ook bij het opvangen van personeelstekort. Zo hoeft de planner in de zomerperiode geen zwak punt te zijn, op voorwaarde dat je bedrijf over overdraagbare processen en systemen beschikt. In dat geval kan een collega het werk gemakkelijk overnemen.

Just in time of Just in case

In principe zouden bedrijven hier eigenlijk niet meer over mogen struikelen. Zo is de weerbaarheid van de supply chain tijdens de coronaperiode al eens zwaar op de proef gesteld. En kort daarna volgde een nieuwe test met de oorlog in Oekraïne. Helaas hebben weinig organisaties processen ingebouwd om dergelijke crisissen op te vangen.

Toch zien we wel een verschuiving. Vroeger wilden bedrijven alles just in time klaar hebben. Door op het laatste moment te bestellen, verhoogt hun efficiëntie en blijven de kosten onder controle. Uiteraard is dit ook vandaag nog een belangrijke strategie, maar zeker in de zomer ligt de nadruk eerder op just in case – extra voorraad aanleggen voor het geval er iets gebeurt en je die stock echt nodig hebt. In een ideaal scenario vinden bedrijven een evenwicht tussen beide concepten.

De zomerperiode bewijst dus andermaal dat planning en voorspelbaarheid essentieel zijn in de supply chain. Als je nu nog niet geanticipeerd hebt, is het wellicht al te laat. Maar dan kan je best al beginnen nadenken over de volgende uitdaging: de eindejaarsperiode en Black Friday …

De auteur Olivier Corluy is Managing Director bij Optimact